Guia de Compras e Contratações: Domine a arte de adquirir bens e serviços em 7 passos

Bem-vindo ao nosso guia completo de compras e contratação, onde você aprenderá sobre os processos e como eles desempenham um papel crucial no sucesso da organização. Vamos mergulhar na definição de aquisições e contratos (procurement), suas implicações e a importância de sua gestão. Comecemos!

O que é Aquisição?

É o processo pelo qual as empresas obtêm produtos e serviços de fontes externas para atender às suas necessidades operacionais. Envolve o levantamento de necessidades, a seleção de fornecedores, a celebração de contratos e a apresentação de propostas diretas. A definição de aquisição abrange uma ampla gama de atividades que são essenciais para o bom funcionamento de qualquer organização.

O gerenciamento eficaz é necessário para reduzir custos, manter os padrões de qualidade e cultivar fortes relacionamentos com fornecedores. À medida que as organizações crescem e evoluem, um processo de aquisição simplificado torna-se cada vez mais importante para garantir a eficiência operacional.

Como funciona a aquisição?

O processo de compras tem papel determinante na estratégia de uma empresa, pois a capacidade de adquirir materiais ou serviços específicos afeta diretamente a rentabilidade operacional. Os orçamentos de aquisição geralmente alocam uma quantia específica para os gerentes comprarem bens ou serviços necessários. A aquisição, juntamente com seus processos associados, pode consumir uma parte significativa dos recursos de uma organização para gerenciar resultados.

Os processos de compras geralmente seguem os padrões estabelecidos pela empresa, geralmente centralizados e administrados pelo departamento de Contas a Pagar (AP, Accounts Payable) dentro da divisão de contabilidade. O processo de Gestão de Aquisições e Contratações (Management Procurement) é geralmente dividido em várias etapas, cada uma com um conjunto exclusivo de tarefas e objetivos. Começa com a criação de um pedido e termina com a obtenção e confirmação do pagamento.

Em um contexto mais amplo, a aquisição pode abranger o planejamento de compras, definição de padrões e especificações, pesquisa e seleção de fornecedores, financiamento, negociação de preços e controle de estoque. Consequentemente, grandes organizações podem exigir o suporte colaborativo de vários departamentos para garantir resultados bem-sucedidos.

Na Flokzu, reconhecemos a importância de um processo de aquisição simplificado e eficaz. Nossas soluções destinam-se a ajudar as organizações a gerenciar com mais eficiência suas atividades de compras, economizando tempo e dinheiro e garantindo ótimos resultados.

Tipos de Aquisições

Existem vários processos de aquisição dentro de uma organização, cada um com uma finalidade diferente. Compreender as diferenças entre essas formas pode ajudar as empresas a tomar decisões mais informadas e otimizar o gerenciamento da cadeia de suprimentos. Compras diretas, indiretas, de commodities e de serviços são as quatro categorias básicas de compras.

Aquisições diretas

Este tipo abrange a compra de itens e serviços intimamente relacionados aos principais produtos ou serviços de uma empresa. Normalmente, isso se concentra em peças de aquisição, como matérias-primas, componentes ou máquinas, usadas na fabricação ou no processo de produção. Princípios de aquisição, como transparência, responsabilidade, competitividade, eficiência e ética, devem ser aplicados às compras diretas para garantir uma estratégia eficaz:

1. Transparência: A transparência nas compras diretas envolve o compartilhamento de informações relevantes com todas as partes envolvidas, incluindo fornecedores, equipes internas e autoridades reguladoras. Garante que as decisões de aquisição sejam bem informadas e comunicadas, criando confiança entre todas as partes. As características da transparência incluem processos de licitação abertos, divulgação pública de políticas e critérios de aquisição e comunicação oportuna das decisões de aquisição.
2. Responsabilidade: Nas compras, todas as partes envolvidas no processo são responsáveis ​​por suas ações e decisões. Os recursos de responsabilidade incluem funções e responsabilidades claras, processos de tomada de decisão documentados e sistemas robustos de monitoramento e avaliação para avaliar o desempenho das equipes de compras e fornecedores.
3. Competitividade: A competitividade na aquisição direta visa criar condições equitativas para todos os fornecedores, incentivando-os a oferecer o melhor valor possível para os bens ou serviços solicitados. As características de competitividade incluem um processo de licitação aberto e justo, avaliação objetiva de propostas e avaliação contínua do desempenho do fornecedor para garantir que os fornecedores escolhidos continuem a agregar valor.
4. Eficiência: A aquisição direta refere-se ao uso otimizado de recursos para obter resultados previsíveis. Trata-se de minimizar custos e prazos de entrega, mantendo a qualidade e mitigando os riscos. Os recursos de eficiência incluem processos de aquisição simplificados, o uso de tecnologia para automatizar tarefas repetitivas e iniciativas de melhoria contínua para identificar e lidar com ineficiências.
5. Ética:A ética de aquisição refere-se à manutenção de altos padrões de integridade, honestidade e justiça durante todo o processo de aquisição. Esse conceito garante que as decisões de aquisição sejam tomadas no melhor interesse da empresa e de seus acionistas, sem preconceito ou corrupção. As características da aquisição ética incluem a adesão a um código de conduta, políticas rígidas de conflito de interesses e iniciativas contínuas de treinamento e conscientização para promover o comportamento ético entre os profissionais de aquisição.

O departamento de compras é responsável por gerenciar as atividades de compras diretas, garantindo que a organização adquira os recursos necessários com o melhor valor, mantendo fortes relacionamentos com fornecedores e aderindo aos princípios de compras.

Aquisições indiretas

A aquisição de bens ou serviços que não estão diretamente relacionados à produção, mas são necessários para suas operações diárias, é conhecida como aquisição indireta. Esses bens e serviços dão suporte à operação geral da organização e podem incluir material de escritório, serviços de manutenção, equipamentos de TI, software, utilitários, serviços profissionais e benefícios para funcionários.

As principais características da aquisição indireta incluem:

1. Caráter descentralizado: Diferentemente da aquisição direta, a aquisição indireta geralmente é gerenciada por vários departamentos dentro da empresa, sendo cada departamento responsável pela compra de bens e serviços relevantes para suas funções. Essa natureza descentralizada pode tornar a aquisição indireta mais complexa e difícil de gerenciar, exigindo coordenação e colaboração entre os departamentos.
2. Gestão de custos: Um dos principais objetivos das aquisições indiretas é controlar e reduzir os custos operacionais. Muitas vezes, as organizações procuram consolidar fornecedores e negociar melhores contratos para obter economias de escala e economizar custos. A implementação de software e ferramentas de aquisição pode ajudar a controlar gastos, analisar padrões e identificar oportunidades de redução de custos.
3. Gerenciamento de relacionamento com fornecedores: como as compras indiretas envolvem uma ampla gama de bens e serviços, as organizações geralmente trabalham com vários fornecedores. O gerenciamento eficaz do relacionamento com fornecedores garante qualidade consistente, entrega pontual e termos de contrato favoráveis. Inclui avaliações regulares de desempenho, comunicação transparente e solução colaborativa de problemas.
4. Gestão de riscos: A aquisição indireta acarreta riscos inerentes, como interrupções na cadeia de suprimentos, custos excessivos e não conformidade com os regulamentos. As empresas exigem sistemas eficazes de gerenciamento de riscos para detectar, analisar e minimizar. Pode envolver avaliações de risco do fornecedor, planejamento de contingência e monitoramento contínuo do desempenho do fornecedor e das condições de mercado.
5. Sustentabilidade e responsabilidade social corporativa (CSR, Sustainability and corporate social responsibility): As organizações estão cada vez mais priorizando a sustentabilidade e a RSC em suas atividades de compras indiretas. Inclui a incorporação de critérios ambientais, sociais e de governança (ESG, environmental, social, and governance) nas avaliações de fornecedores e a promoção de práticas éticas de abastecimento em toda a cadeia de suprimentos.

Ao focar nesses aspectos críticos, as organizações podem simplificar seus processos de compras indiretas, obter economia de custos e garantir o bom andamento de suas operações. Um sistema centralizado de gerenciamento de compras pode impulsionar as atividades de compras indiretas e aumentar a eficiência.

Aquisição de bens

A aquisição de bens envolve a aquisição de itens tangíveis necessários para as operações de uma empresa. Isso inclui itens de aquisição, como matérias-primas, produtos acabados, equipamentos ou material de escritório. O departamento de compras supervisiona a compra de produtos seguindo as diretrizes de compras, garantindo que a empresa obtenha recursos essenciais de excelente valor e qualidade.

As principais características da aquisição de imóveis incluem:

1. Gerenciamento de estoque: o gerenciamento eficiente de estoque é crucial para a aquisição de mercadorias. As organizações devem manter um equilíbrio entre um nível suficiente de mercadorias para evitar interrupções na produção e minimizar o excesso de estoque para reduzir os custos de transporte.
2. Seleção de fornecedores: Escolher os fornecedores certos para adquirir mercadorias garante qualidade consistente, preços competitivos e entrega confiável. As empresas devem realizar avaliações completas de fornecedores, considerando estabilidade financeira, capacidade de produção, sistemas de gestão de qualidade e desempenho histórico. Construir relacionamentos de longo prazo com fornecedores confiáveis ​​pode ajudar as empresas a obter tratamento preferencial, como melhores condições de pagamento e prioridade durante a escassez de suprimentos.
3. Controle de qualidade: O controle de qualidade é um aspecto integrante da aquisição de bens, uma vez que a qualidade dos bens adquiridos afeta diretamente os produtos ou serviços finais. A implementação de processos robustos de controle de qualidade, como inspeções, auditorias e certificações, ajuda a garantir que os produtos adquiridos atendam aos padrões e requisitos de qualidade da organização. Colaborar com fornecedores para resolver problemas de qualidade e melhorar continuamente seus processos é vital para manter compras de alta qualidade.
4. Otimização de custos: A otimização de custos é um objetivo crítico na aquisição de bens. As organizações devem sempre procurar maneiras de economizar custos sem sacrificar a qualidade. Isso pode ser alcançado por meio de sourcing estratégico, consolidação de fornecedores, descontos por volume e negociação efetiva de contratos. Monitorar regularmente as condições do mercado e o desempenho do fornecedor pode ajudar a identificar oportunidades de redução de custos.
5. Logística e transporte: Logística eficiente e gerenciamento de transporte são vitais na aquisição de mercadorias. As organizações devem coordenar com fornecedores de mercadorias e logística para garantir a entrega pontual de mercadorias e minimizar os custos de transporte. Avaliar diferentes opções de transporte, otimizar rotas de remessa e consolidar remessas pode ajudar a reduzir os custos de transporte e os prazos de entrega.

As empresas podem agilizar seus processos de aquisição, reduzir custos e garantir a qualidade consistente de seus produtos e serviços. A implementação de um software de gerenciamento de aquisições pode aprofundar a eficiência da aquisição de ativos, automatizando tarefas, fornecendo visibilidade em tempo real das atividades de aquisição e facilitando a tomada de decisões baseada em dados.

Compra de Serviços

A compra de serviços refere-se à aquisição de produtos intangíveis, como serviços de consultoria, manutenção ou marketing. O departamento de compras também deve aplicar os princípios na aquisição de serviços, garantindo que a organização adquira os serviços necessários com o melhor valor e qualidade.

As principais características da aquisição de serviços incluem:

1. Definição de escopo e necessidades: É fundamental descrever com clareza as coberturas e condições dos serviços desejados para garantir que o prestador de serviços entenda totalmente as necessidades da organização. Inclui a definição das tarefas específicas a serem executadas, os resultados esperados, as entregas, os prazos e as métricas de desempenho. Um escopo bem definido ajuda a evitar mal-entendidos e garante que os serviços adquiridos atendam às expectativas da organização.
2. Seleção do Provedor de Serviços: Identificar e selecionar o provedor de serviços certo é essencial para a aquisição bem-sucedida de serviços. As organizações devem avaliar minuciosamente os fornecedores em potencial, levando em consideração fatores como experiência, especialidade, reputação e desempenho histórico. Solicitar propostas ou cotações, verificar referências e conduzir entrevistas pode ajudar as organizações a tomar decisões informadas sobre os prestadores de serviços.
3. Negociação de contratos: Negociar um contrato mutuamente benéfico é vital para a compra de serviços. O contrato deve abranger todos os aspectos essenciais do serviço, incluindo escopo, preço, condições de pagamento, métricas de desempenho, confidencialidade e resolução de disputas. A negociação de termos e condições favoráveis ​​ajuda a proteger os interesses da organização e garante uma colaboração bem-sucedida com o provedor de serviços.
4. Monitoramento e avaliação de desempenho: Monitorar e avaliar regularmente o desempenho do provedor de serviços é essencial para garantir que os serviços adquiridos atendam às expectativas da organização. As empresas devem desenvolver indicadores-chave de desempenho e monitorar regularmente o sucesso do fornecedor em relação a esses KPIs. Fornecer feedback e resolver problemas de desempenho prontamente pode ajudar a manter um relacionamento bem-sucedido com seu provedor de serviços.
5. Construir relacionamentos estratégicos: Desenvolver relacionamentos estratégicos de longo prazo com provedores de serviços pode levar a inúmeros benefícios para as organizações, incluindo preços preferenciais, melhor qualidade de serviço e melhor capacidade de resposta. Comunicação regular, colaboração e esforços para construir confiança podem fortalecer esses relacionamentos e criar uma parceria mutuamente benéfica.

Ao adquirir serviços, o departamento de compras determina as necessidades, desenvolve uma declaração de trabalho (SOW), solicita propostas de fornecedores de serviços em potencial e avalia propostas com base em critérios predeterminados. Esse processo garante que as empresas adquiram os serviços necessários para sustentar suas operações, ao mesmo tempo em que aderem aos princípios de aquisição e mantêm fortes relacionamentos com fornecedores.

Exemplos de Aquisições

A aquisição é um aspecto crucial das operações de uma organização, permitindo-lhe adquirir os bens e serviços necessários para sustentar suas atividades comerciais. Aqui estão alguns exemplos de aquisição, ilustrando várias categorias de aquisição e fornecendo informações sobre o processo de aquisição.

Exemplo 1: Aquisição de Matérias-Primas (Aquisição Direta)

Uma empresa de fabricação de móveis requer matérias-primas como madeira, metal e estofamento para criar seus produtos. O departamento de compras realiza pesquisas de mercado para encontrar potenciais fornecedores de matérias-primas antes de emitir uma Solicitação de Proposta (RFP, Request for Proposal) para os fornecedores pré-selecionados. Após avaliar as propostas, o departamento seleciona os fornecedores mais adequados em termos de custo, qualidade de serviço e urgência de entrega. Este exemplo de aquisição se enquadra na categoria de aquisição direta, que afeta diretamente o processo de produção.

Exemplo 2: Aquisição de material de escritório (aquisições indiretas)

Uma agência de marketing precisa de materiais de escritório, como papel, canetas e computadores para dar suporte às suas operações diárias. O departamento de compras identifica as necessidades da agência, pesquisa fornecedores e solicita cotações de fornecedores em potencial. Recebidas as seções, o departamento compara as ofertas e seleciona os melhores fornecedores com base em custo, qualidade e prazo de entrega. Este exemplo de aquisição se enquadra na categoria de compras indiretas, pois não contribui diretamente para o core business da empresa.

Exemplo 3: Aquisição de serviços de TI (Aquisição de serviços)

Uma empresa de varejo requer serviços de TI para manter e atualizar sua plataforma de comércio eletrônico. O departamento de compras começa identificando os serviços específicos necessários, como desenvolvimento de sites, manutenção e segurança. Eles então criam uma declaração de trabalho (SOW) detalhando esses requisitos e solicitam propostas de possíveis provedores de serviços de TI. Depois de avaliar as propostas, o departamento seleciona o fornecedor mais adequado com base em fatores como experiência, custo e cronogramas do projeto. Este exemplo de aquisição enquadra-se na categoria de aquisição de serviços, pois envolve a aquisição de serviços intangíveis para dar suporte às operações da organização.

Em cada exemplo de processo de aquisição, o departamento de aquisição desempenha um papel crítico em garantir que a organização adquira os bens e serviços necessários com o melhor valor, ao mesmo tempo em que adere aos princípios de aquisição e mantém fortes relacionamentos com fornecedores.

Os 7 passos para um processo de compras bem-sucedido

Aprofundamos o processo de compras em 7 etapas, elaborando cada etapa para fornecer uma compreensão mais clara de como as empresas podem otimizar a gestão de suas operações de compras.

Identificar as necessidades

Durante esta fase inicial, as organizações devem avaliar cuidadosamente suas necessidades de bens ou serviços. Para isso, é necessário:

• Analisar os níveis de estoque atuais e determinar os pontos de reabastecimento.
• Preveja a demanda futura com base em dados históricos, tendências ou planos de crescimento de negócios.
• Colabore com as partes internas envolvidas (por exemplo, departamentos, equipes de projeto) para coletar informações sobre requisitos específicos, como especificações técnicas ou prazos de entrega.

Ao identificar com precisão suas necessidades, as empresas podem garantir a compra dos bens ou serviços certos no momento certo, evitando sub ou overbooking.

Pesquisa de mercado e seleção de fornecedores

Uma pesquisa de mercado aprofundada é fundamental para encontrar fornecedores confiáveis ​​que atendam às necessidades da organização. Esta etapa envolve:

• Realize pesquisas on-line, participe de feiras ou busque recomendações para identificar fornecedores em potencial.
• Compare fornecedores com base em fatores como preço, qualidade, recursos de entrega e reputação.
• Avalie a estabilidade financeira dos fornecedores, práticas éticas e políticas ambientais para garantir colaborações de longo prazo.

Uma vez selecionados os fornecedores em potencial, as empresas podem passar para a próxima etapa do processo de aquisição.

Solicitação de Proposta (RFP, Request for Proposal)

A RFP é um documento essencial que descreve as necessidades da organização e convida os fornecedores a apresentar propostas. Os principais elementos de uma RFP incluem:

• Uma descrição detalhada dos bens ou serviços necessários, incluindo especificações, quantidades e prazos de entrega desejados.
• Os critérios de avaliação incluem preço, qualidade, prazo de entrega e experiência do fornecedor.
• Informações sobre o processo de licitação, incluindo prazos de envio, documentação necessária e o formato das propostas de licitação.

Ao fornecer informações claras e completas na RFP, as empresas podem garantir que receberão ofertas precisas e comparáveis ​​dos fornecedores.

Avaliação de ofertas e seleção de fornecedores

Esta etapa envolve a avaliação minuciosa das ofertas recebidas com base nos critérios de avaliação pré-determinados. Para garantir um processo de avaliação justo e transparente, as empresas devem:

• Estabeleça uma equipe interdisciplinar para analisar e pontuar as ofertas.
• Use uma matriz de pontuação ou um sistema de avaliação ponderada para comparar as ofertas objetivamente.
• Realize uma análise detalhada das propostas do fornecedor, incluindo suas capacidades técnicas, estabilidade financeira e referências.

Após o processo de avaliação, o fornecedor mais adequado é selecionado para futuras negociações.

Negociação do contrato

Um contrato bem negociado é a chave para um processo de aquisição bem-sucedido. Durante a negociação do contrato, as empresas devem:

• Explique claramente suas necessidades e expectativas ao fornecedor.
• Negociar preços, condições de entrega, condições de pagamento e métricas de desempenho para garantir o melhor valor para a organização.
• Discuta planos de contingência para minimizar riscos, como provedores alternativos ou cláusulas de força maior.

Assim que ambas as partes concordarem, o contrato pode ser assinado e o processo de aquisição avança.

Emissão de Ordem de Compra

Com o contrato em vigor, a Aquisição pode emitir pedidos para os bens ou serviços necessários. Esta etapa envolve:

• Crie uma Ordem de Compra (PO,Purchase Order) detalhando as mercadorias ou serviços, quantidades, preços acordados e prazos de entrega.
• Verificação e aprovação do pedido pelas partes relevantes.
• Envie o pedido de compra ao fornecedor e acompanhe o andamento do pedido por meio de sistemas de comunicação e rastreamento.

A emissão de pedidos inicia o processo de aquisição, levando-o à etapa final de monitoramento de desempenho.

Monitoramento e avaliação de desempenho

O monitoramento regular do desempenho garante que os fornecedores cumpram os termos acordados e ajuda a manter fortes relacionamentos com os fornecedores. As atividades de monitoramento de desempenho incluem:

• Realizar auditorias ou inspeções periódicas para verificar a qualidade dos bens ou serviços recebidos.
• Monitore os prazos de entrega para garantir que os produtos ou serviços cheguem conforme programado.
• Avalie o desempenho do fornecedor em relação aos principais indicadores de desempenho (KPIs), como taxas de entrega no prazo, precisão do pedido e conformidade com os padrões de qualidade.
• Forneça feedback oportuno aos fornecedores sobre seu desempenho, destacando áreas de melhoria e reconhecendo o desempenho excepcional.

Ao monitorar e avaliar constantemente o desempenho do fornecedor, as empresas podem manter um relacionamento saudável com eles, abordar proativamente possíveis problemas e garantir que recebam o melhor valor por seu investimento.

Qual é a diferença entre compras, aquisições e cadeia de suprimentos?

Compreender as diferenças entre compras, sourcing e gerenciamento da cadeia de suprimentos é importante para empresas que buscam simplificar suas operações. Embora frequentemente associados, cada um deles desempenha funções únicas na estrutura estratégica da empresa. Esta seção se aprofundará nas diferenças entre esses conceitos e ilustrará como eles se interconectam no contexto de compras básicas e na definição mais ampla do departamento de compras.

A compra é a atividade especializada de venda de bens e serviços. É um processo transacional, geralmente limitado à troca de produtos por dinheiro. A aquisição é um componente vital da aquisição, mas cobre apenas parte do escopo das operações de aquisição. Em essência, a compra é um subconjunto da aquisição, concentrando-se no ato específico de adquirir bens ou serviços.

Aquisição é um processo mais completo que envolve a gestão estratégica da obtenção de bens e serviços de forma rentável e tempestiva. Inclui várias etapas, como planejamento, fornecimento, negociação e gerenciamento de contratos. A aquisição vai além do simples ato de comprar, pois busca alinhar as decisões de compra de uma organização com seus objetivos mais amplos. A definição do departamento de compras geralmente engloba atividades que garantem a aquisição eficiente de bens e serviços, mantendo altos padrões de qualidade e minimizando riscos.

Um plano de processo de compras bem estruturado é crucial para uma gestão de compras eficaz. Envolve identificar necessidades, estabelecer prioridades, analisar fornecedores potenciais e desenvolver uma abordagem estratégica para adquirir os bens e serviços necessários. O plano também inclui o seguinte:

• Crie um orçamento.
• Estabelecer critérios de avaliação para fornecedores.
• Monitore o desempenho para garantir melhoria contínua e economia de custos.

O Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos, por outro lado, abrange toda a sequência de atividades envolvidas na produção e distribuição de bens ou serviços. O gerenciamento da cadeia de suprimentos concentra-se em simplificar e coordenar o fluxo de materiais, informações e finanças através de diferentes estágios de produção e distribuição. O objetivo é maximizar a eficiência e minimizar os custos em todo o processo, desde a aquisição da matéria-prima até a entrega do produto acabado ao cliente final.

Esses termos são conceitos distintos, mas interligados. A compra é uma vertente específica, centrada na aquisição de produtos ou soluções. A aquisição envolve a estratégia de obtenção de bens e serviços para apoiar os objetivos de uma organização, enquanto o gerenciamento da cadeia de suprimentos se preocupa com o escopo mais amplo de gerenciar a produção e distribuição de bens ou serviços.

O que é a aquisição de uma empresa?

A aquisição é uma função estratégica que envolve identificar, adquirir e gerenciar os bens e serviços necessários para as operações de uma organização. É mais do que apenas fazer compras; É um processo de várias etapas que envolve uma série de atividades planejadas para otimizar a eficiência e a lucratividade.

A aquisição de bens e serviços é essencial para qualquer organização atingir seus objetivos e manter uma vantagem competitiva. Isso inclui a aquisição de matérias-primas para produção, material de escritório ou contratação de serviços de fornecedores externos.

No contexto da aquisição, os documentos de aquisição desempenham um papel crítico na manutenção da transparência e conformidade com os requisitos legais e regulamentares. Exemplos desses documentos incluem:

1. Request for Information (RFI, Request for Information): Um RFI é um documento de pré-qualificação usado para obter mais informações sobre potenciais fornecedores e suas capacidades.
2. Solicitação de Proposta (RFP, Request for Proposal) Uma RFP é um documento mais detalhado que especifica as necessidades de bens ou serviços e convida os fornecedores a enviar uma proposta sobre como atender a esses requisitos.
3. Ordem de Compra: Uma ordem de compra é um documento juridicamente vinculativo emitido por um comprador a um fornecedor, descrevendo os bens ou serviços específicos a serem fornecidos, o preço e os termos do contrato.
4. Contrato: Um contrato é um acordo que detalha os termos de compra e é juridicamente vinculativo entre o comprador e o fornecedor.
5. Fatura: Uma fatura é um documento enviado pelo fornecedor ao cliente solicitando o pagamento pelos produtos ou serviços entregues.

Qual a importância das aquisições nos negócios?

A compra é fundamental para o sucesso geral de um negócio. Isso afeta diretamente a lucratividade da organização, afetando o custo de produtos e serviços. Processos de aquisição eficientes podem gerar economias significativas e afetar os resultados. A importância das aquisições nos negócios pode ser identificada nos seguintes aspectos:

1. Gestão de Custos: Os profissionais de compras são muito importantes na gestão dos custos associados à compra de bens e serviços. Os departamentos de compras podem reduzir significativamente os custos negociando melhores preços, otimizando as quantidades dos pedidos e reduzindo os prazos de entrega.
2. Garantia de qualidade: a compra de bens e serviços de alta qualidade é essencial para a eficácia geral de um negócio. Os departamentos de compras são responsáveis ​​por garantir que os fornecedores atendam aos padrões de qualidade exigidos, o que pode afetar diretamente a satisfação do cliente e a reputação da marca.
3. Gerenciamento de riscos: os departamentos de compras controlam os riscos da cadeia de suprimentos, como desempenho do fornecedor, problemas de entrega e variações de preços. Os especialistas podem reduzir possíveis interrupções e garantir uma cadeia de suprimentos confiável, escolhendo cuidadosamente os fornecedores e estabelecendo planos de contingência.
4. Conformidade: Os especialistas em compras devem realizar as atividades de acordo com todos os aspectos e requisitos legais, bem como com as políticas e procedimentos internos. Isso envolve a manutenção de documentação e registros adequados, aderindo às diretrizes de aquisição e realizando a devida diligência do fornecedor.
5. Abastecimento estratégico: Os departamentos de compras podem agregar valor a uma organização ao adquirir estrategicamente bens e serviços que se alinham com as metas e objetivos da empresa. Isso envolve a análise do mercado, identificação de economia de custos ou oportunidades de melhoria de processos e construção de relacionamentos de longo prazo com fornecedores.

A aquisição é uma função vital que contribui para o sucesso de uma organização por meio de gerenciamento de custos, garantia de qualidade, mitigação de riscos, conformidade e iniciativas estratégicas de fornecimento. Os profissionais de compras podem ajudar suas organizações a obter uma vantagem competitiva e impulsionar o crescimento concentrando-se nesses aspectos.

Como a Flokzu pode ajudar a gerenciar as compras?

Flokzu fornece um poderoso sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho que pode melhorar significativamente os processos de aquisição para empresas de todos os tamanhos. As empresas podem moldar as etapas do processo de aquisição, aproveitando recursos fortes e obtendo uma vantagem competitiva. Veja como Flokzu pode ajudar a gerenciar compras:

1. Fluxos de trabalho otimizados: O Flokzu permite que as equipes de compras criem fluxos de trabalho personalizados para várias etapas do processo, como criação de requisições, seleção de fornecedores, negociação de contratos e aprovações de ordens de compra. Isso não apenas garante consistência e aderência às políticas organizacionais, mas também reduz o tempo gasto em tarefas manuais.
2. Gestão Centralizada de Documentos: O sistema integrado de gerenciamento de documentos da Flokzu permite que as equipes de aquisição armazenem, acessem e compartilhem documentos importantes, como solicitações de propostas (RFPs), contratos e faturas, em um local centralizado. Isso ajuda a melhorar a comunicação e diminui a chance de extravio ou perda de documentos.
3. Melhor visibilidade e controle: O Flokzu oferece visibilidade em tempo real do status dos processos de aquisição, fornecendo aos tomadores de decisão informações críticas sobre suas operações. Isso permite que eles identifiquem gargalos, monitorem o desempenho do fornecedor e tomem decisões informadas para melhorar o processo de aquisição.
4. Notificações e lembretes automatizados: Podemos enviar automaticamente notificações e lembretes às partes relevantes envolvidas em cada etapa do processo de aquisição. Isso garante uma ação oportuna, evita atrasos e mantém todos informados sobre o andamento das atividades de aquisição.
5. Conformidade e trilha de auditoria: Nosso sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho permite que as organizações monitorem e mantenham facilmente um histórico detalhado de todas as ações de compras, o que é essencial para garantir o cumprimento dos regulamentos e políticas internas do processo de compras públicas. Além disso, a funcionalidade de trilha de auditoria ajuda as equipes de compras a identificar riscos potenciais e implementar ações corretivas.

O futuro das aquisições

O futuro da aquisição está evoluindo rapidamente, com avanços em tecnologia e mudanças nas necessidades de negócios, impulsionando novas tendências e inovações. Aqui estão alguns desenvolvimentos importantes que moldarão o futuro das aquisições:

1. Digitalização e automação: os departamentos de compras estão adotando cada vez mais ferramentas e plataformas digitais para agilizar e automatizar tarefas repetitivas, como criar ordens de compra e gerenciar faturas. Essa mudança permite que os profissionais se concentrem na tomada de decisões estratégicas e na construção de relacionamentos com fornecedores.
2. Inteligência artificial e aprendizado de máquina  (machine learning): as soluções baseadas em IA estão se tornando mais prevalentes em compras. Eles permitem análises avançadas e suporte à decisão em tempo real, melhorando o gerenciamento de riscos, economia de custos e desempenho do fornecedor.
3. Insights orientados por dados: a análise de dados será muito usada no futuro das compras para gerar insights e informar a tomada de decisões. As equipes de compras precisarão aproveitar as ferramentas de análise avançada para identificar padrões, tendências e oportunidades para otimizar seus processos e estratégias.
4. Sustentabilidade e Fornecimento Ético: Com o aumento da conscientização sobre questões ambientais, sociais e de governança (ESG), as organizações estão cada vez mais priorizando práticas de compras sustentáveis ​​e éticas. Isso envolve trabalhar com fornecedores que aderem a práticas trabalhistas éticas, minimizam seu impacto ambiental e apoiam as comunidades locais.
5. Colaboração e inovação do fornecedor: o futuro da aquisição verá uma ênfase maior na construção de relacionamentos estratégicos de longo prazo com os principais fornecedores. Essa abordagem incentiva a colaboração e a inovação, beneficiando ambas as partes.
6. Globalização e gerenciamento de riscos: À medida que as cadeias de suprimentos se tornam mais globais e interconectadas, as equipes de compras devem estar equipadas para gerenciar os riscos associados a eventos geopolíticos, desastres naturais e outras interrupções. Isso requer estratégias proativas de identificação, avaliação e mitigação de riscos.
7. Estratégias de aquisição sob medida: o futuro da aquisição será caracterizado por uma abordagem mais diferenciada para diferentes tipos de compras. As organizações precisarão desenvolver estratégias de aquisição personalizadas que se alinhem com seus objetivos de negócios específicos, dinâmica do setor e perfis de risco.

O sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho da Flokzu pode ajudar as organizações a simplificar seus processos de aquisição, garantindo a conformidade e permitindo que fiquem à frente do cenário de aquisição em constante mudança. Ao adotar novas tecnologias e incorporar tendências futuras, as equipes de compras podem gerar mais valor para suas organizações e contribuir para o sucesso a longo prazo.

Perguntas frequentes 

O que é Aquisição (Procurement)?

Aquisição é o processo de localização, obtenção e gerenciamento de produtos, serviços ou trabalho de fornecedores externos para atender às demandas de um negócio. Envolve identificar necessidades, selecionar fornecedores, negociar contratos, gerenciar pedidos e supervisionar a entrega e o pagamento. A aquisição desempenha um papel crítico em garantir que as organizações obtenham os recursos necessários de maneira econômica e oportuna, mantendo a qualidade e aderindo aos padrões regulamentares. Ao gerenciar estrategicamente as aquisições, as organizações podem otimizar sua cadeia de suprimentos, reduzir custos, mitigar riscos e criar vantagem competitiva.

O que é aquisição em uma empresa?

Nos negócios, aquisição refere-se ao processo estratégico de fornecimento e aquisição de bens, serviços ou trabalho de fornecedores externos para apoiar as operações de uma organização. Isso inclui identificar necessidades, avaliar fornecedores em potencial, negociar contratos, fazer pedidos e gerenciar a entrega e o pagamento. A aquisição é essencial para que as empresas adquiram os recursos necessários para realizar suas atividades, mantendo a qualidade, rentabilidade e conformidade regulatória. O gerenciamento eficaz de aquisições ajuda as empresas a otimizar suas cadeias de suprimentos, minimizar riscos, reduzir custos e, por fim, melhorar sua competitividade no mercado.

O que é gestão de compras?

A gestão de aquisições é o processo sistemático de monitorar e controlar as atividades de obtenção de bens, serviços ou trabalho de fornecedores externos para atender às necessidades de uma organização. Envolve várias atividades, incluindo identificação de necessidades, realização de pesquisas de mercado, seleção de fornecedores, negociação de contratos, colocação de pedidos, rastreamento de entregas e gerenciamento de pagamentos. A gestão de compras visa garantir que a organização obtenha os recursos certos no tempo, qualidade e preço corretos, respeitando as restrições orçamentárias e a conformidade regulatória.

O gerenciamento eficaz de compras é essencial para que as empresas otimizem sua cadeia de suprimentos e minimizem riscos e custos. As organizações podem melhorar as relações com fornecedores, aumentar a transparência e garantir práticas de fornecimento éticas e sustentáveis ​​implementando um processo de gerenciamento de compras bem estruturado. Isso contribui para a competitividade geral e o sucesso da empresa.

Para atingir esses objetivos, os gerentes de compras geralmente usam ferramentas e técnicas, como plataformas de e-procurement, estruturas de avaliação de fornecedores e software de gerenciamento de contratos. Essas ferramentas ajudam a otimizar o processo de aquisição, melhorar a colaboração e fornecer informações valiosas sobre o desempenho do fornecedor e as tendências do mercado, levando a uma tomada de decisão mais informada e a melhores resultados de aquisição.

Quais são os 7 passos da aquisição?

As 7 etapas da aquisição são uma série de ações que as organizações seguem para adquirir bens, serviços ou trabalho de fornecedores externos. Essas etapas são: determinar as necessidades e objetivos específicos da aquisição; pesquisar potenciais fornecedores, produtos e tendências de mercado para tomar decisões informadas; avaliar e escolher o provedor mais adequado com base em custo, qualidade e confiabilidade; desenvolver termos e condições contratuais com o fornecedor selecionado; criar e enviar pedidos ao fornecedor detalhando os itens ou serviços necessários; monitorar o desempenho dos fornecedores, prazos de entrega e cumprimento dos prazos acordados; avalie o processo geral de aquisição e o desempenho do fornecedor e faça as melhorias necessárias para futuras aquisições.