Introducción
En el complejo paisaje de la gestión de procesos empresariales, una cosa es clara: no existe una talla única para todos. Los procesos reales varían en naturaleza y complejidad, y requieren herramientas específicas para maximizar la eficiencia. Para algunos, una solución ágil y visual como Kanban puede ser la respuesta, facilitando la colaboración y la visualización del flujo de trabajo. Para otros, especialmente en entornos empresariales donde la complejidad y la escalabilidad son imperativas, un enfoque más riguroso como el BPM (Business Process Management) es esencial.
En este artículo, exploraremos a fondo dos enfoques destacados: Flokzu, una potente Suite de BPM, y una serie de herramientas Kanban junto con otras alternativas. Flokzu se ha erigido como un líder en la gestión de procesos complejos, ofreciendo una solución integral que aborda los desafíos empresariales más intrincados. Sin embargo, es útil reconocer que para procesos más simples, con participantes limitados, herramientas Kanban como Monday y Trello, así como soluciones como Asana y Airtable, pueden proporcionar una eficaz respuesta a corto plazo.
A lo largo de estas páginas, desglosaremos los escenarios ideales para cada enfoque y proporcionaremos un análisis detallado de sus capacidades y limitaciones. Desde la simplicidad de Kanban hasta la robustez de BPM, cada herramienta tiene su lugar en el arsenal de gestión de procesos. En este artículo intentamos brindarte la claridad y orientación necesarias para tomar decisiones informadas sobre qué solución se alinea mejor con las necesidades de tu organización.
Flokzu en Acción
Flokzu, una Suite de gestión de procesos de negocios (BPMS, por sus siglas en inglés) con un enfoque excepcionalmente poderoso, se distingue por su capacidad para abordar una amplia gama de procesos, desde los más intrincados hasta los más simples y lineales.
Procesos Simples, Soluciones Potentes
A menudo, se subestima el valor de la automatización en procesos que parecen sencillos y lineales. Sin embargo, en estos escenarios Flokzu también brilla con intensidad. Imagina un proceso en el que cada tarea se ejecuta de forma secuencial, una después de la otra, siguiendo un flujo lógico y claro. A primera vista, este tipo de proceso puede parecer directo y fácil de controlar manualmente. Sin embargo, aquí es donde Flokzu demuestra su valía.
Tomemos, por ejemplo, el proceso de solicitud de licencias de ausencia. A primera vista, puede parecer una operación sencilla. El empleado presenta la solicitud, el supervisor la aprueba y luego se actualiza el registro de asistencia. Sin embargo, en la práctica, incluso los procesos más lineales como este pueden volverse confusos y propensos a errores cuando se gestionan manualmente.
Una ventaja inigualable de una herramienta de procesos es dar visibilidad al proceso, sus reglas, caminos posibles, de una forma clara e intuitiva para todo quien precise conocerlo.
Al implementar este proceso en Flokzu, cada paso se vuelve claro, medible y controlable. Las notificaciones automáticas aseguran que nadie olvide su responsabilidad, y los plazos se mantienen en línea. Además, el historial detallado de cada tarea proporciona una trazabilidad completa, lo que significa que en cualquier momento se puede revisar quién hizo qué y cuándo.
Pero la mayor ventaja se revela a medida que este proceso evoluciona. Con Flokzu, la optimización no es solo una posibilidad, es una promesa cumplida. Pequeñas mejoras pueden ser implementadas con facilidad y sin interrupciones, asegurando que incluso los procesos más simples sigan siendo eficientes y efectivos con el tiempo.
La importancia de los procesos formales, aun siendo simples
Incluso en aparentes simplicidades, como la solicitud de licencias de ausencia, la formalización y modelado de procesos juegan un papel crucial en la gestión organizativa. Veamos por qué:
Claridad y Consistencia
Formalizar un proceso simple significa establecer un estándar claro y uniforme. Todos los involucrados comprenden los pasos, las responsabilidades y los plazos. Esto asegura que cada solicitud de licencia se maneje de manera coherente, sin importar quién esté a cargo.
Escalabilidad sin Fricciones
A medida que la organización crece, es probable que el número de solicitudes también aumente. Un proceso formalizado se escala fácilmente. No importa si tienes 10 o 1000 empleados, cada uno sigue el mismo flujo de trabajo, garantizando un manejo eficiente y sin contratiempos.
Cumplimiento Normativo y Legal
En entornos empresariales, el cumplimiento de regulaciones y políticas es esencial. Un proceso formalizado asegura que cada etapa cumple con los requisitos legales y normativos pertinentes. Esto proporciona una capa de protección tanto para la empresa como para los empleados.
Adaptación a Cambios Futuros
A medida que evolucionan las necesidades empresariales, es inevitable que los procesos también lo hagan. Al tener un modelo formal, los cambios se introducen de manera estructurada y controlada. Se puede evaluar el impacto, comunicar las actualizaciones y asegurarse de que todos estén al tanto de las modificaciones.
Onboarding Simplificado
Cuando se integran nuevos miembros al equipo, tener un proceso formalizado facilita enormemente su incorporación. No hay confusiones sobre lo que se espera de ellos o de los demás. El proceso está delineado claramente y listo para ser seguido.
Análisis y Mejora Continua
Un proceso formalizado proporciona una base sólida para la recolección de datos y la medición del rendimiento. Esto permite identificar áreas de mejora y optimización. Con datos concretos en mano, las decisiones se basan en hechos, no en suposiciones.
En el universo de gestión de procesos, las herramientas basadas en Kanban ofrecen una perspectiva visual y ágil para la organización de tareas y flujos de trabajo. A continuación, exploraremos cómo se vería el proceso de solicitud de vacaciones utilizando este enfoque, para luego adentrarnos en dos alternativas populares: Monday.com y Trello.
Alternativas Basadas en Kanban
Proceso de Vacaciones en Kanban
En un tablero Kanban, el proceso de solicitud de vacaciones se representaría de la siguiente manera:
La implementación de este tablero dependerá de la herramienta elegida, pero siempre será basada en mover tarjetas “cards” desde una etapa a la otra, sin reglas de negocios o controles, como se ve en la siguiente ilustración.
El movimiento de las tarjetas es manual y sin considerar ni respetar reglas de negocios. En otras palabras, dependerá de la persona mover la tarjeta a la columna correcta, y no de una regla formal de la organización.
De la misma manera, es obvio ver que en un proceso que tenga muchas etapas, el control y seguimiento de tareas en un esquema Kanban se hace extremadamente complejo y proponso a errores.
Si bien algunas herramientas soportan automatismos, del tipo “Mover la tarjeta a la columna X si sucede la condición Y”, esta configuración es engorrosa y poco visible, dado que no se ve en un diagrama de proceso, sin que se configura dentro de la herramienta. No es programar, pero es similar desde el punto de vista de que las reglas de negocios son muy difíciles de identificar y mantener en el futuro cuando deban cambiar.
Analizemos con más profundidad tres de las más difundidas: Trello, Monday.com y Asana.
Monday.com
Monday.com es una plataforma de trabajo en equipo y gestión de proyectos que organiza tareas y facilita la colaboración empresarial.
Beneficios:
- Interfaz Visual e Intuitiva: Monday.com ofrece una experiencia de usuario visualmente atractiva, facilitando la comprensión y el seguimiento de los procesos.
- Personalización Avanzada: Permite una alta grado de personalización, adaptándose a los requisitos específicos de la organización.
- Colaboración Efectiva: Fomenta la colaboración y la comunicación entre los miembros del equipo.
Limitaciones:
- Inviable para Procesos Complejos: A medida que los procesos se vuelven más complejos, Monday.com puede no ser tan adecuado como una solución BPM. Es imposible modelar flujos condicionales, paralelos o exclusivos, con alertas, interrupciones, etc.
- No es fácil incluir reglas de negocios para el movimientos de las tarjetas (cards) entre las etapas. A modo de ejemplo, si tenemos una regla en nuestra organización que dice “todas las licencias de más de 30 días deben ser aprobadas por el Gerente”, no podremos hacerla formal y estar tranquilos que siempre se aplicará. Dependerá de cada persona evaluando la licencia solicitada, si la envía al Gerente o no.
- Manejo de versiones de los procesos. A medida que nuestra empresa crece, los procesos deberán evolucionar, por lo que será preciso definir nuevas versiones de los procesos, probarlas y finalmente hacerlas disponibles. Adicionalmente, este procedimiento y su traza de auditoría serán importantes para un auditor.
Trello
Trello es una plataforma de gestión de proyectos visual que organiza tareas en tarjetas para equipos, facilitando la colaboración.
Beneficios:
- Simplicidad de Uso: Es muy fácil de configurar y usar, lo que lo hace ideal para equipos que buscan una solución rápida y sencilla.
- Flexibilidad: Trello permite adaptarse a diferentes tipos de procesos.
- Integraciones Abundantes: Tiene una amplia gama de integraciones con otras herramientas populares.
Limitaciones:
- Informalidad: No es posible definir un diagrama del proceso para asegurarse que siempre funcione de la misma forma (por ejemplo con un diagrama BPMN)
- Escalabilidad Limitada: A medida que la organización crece y hay muchas instancias de proceso en curso, las tarjetas de Trello se vuelven incómodas e usables.
- Falta de visibilidad: a medida que los los procesos se vuelven más complejos, Trello no ofrece una forma gráfica de verlos, analizarlos y discutirlos para su mejora.
Asana
Asana es una plataforma especializada en gestión de proyectos, diseñada para ayudar a las organizaciones a planificar, organizar y realizar un seguimiento de los proyectos y sus tareas.
Beneficios:
- Colaboración Transparente: Asana facilita la colaboración en equipo al proporcionar un espacio centralizado para la comunicación y la gestión de tareas.
- Seguimiento Efectivo: Ofrece una amplia variedad de herramientas para realizar un seguimiento detallado del progreso y el estado de los proyectos.
- Integraciones Versátiles: Se integra fácilmente con una amplia gama de herramientas de productividad y software empresarial.
Limitaciones:
- Gestión de Procesos Menos Estructurada: Aunque Asana es excelente para la gestión de tareas, puede ser menos adecuada para flujos de trabajo altamente estructurados y formalizados.
- No es adecuado para procesos de otras áreas (como RRHH por ejemplo), por lo que su alcance queda acotado a la ejecución de proyectos, y esto obliga a incorporar otra herramienta diferente.
- Imposibilidad de diagrama gráficamente los procesos, en orden de documentarlos, discutirlos con el equipo, presentarlos a un auditor externo, etc.
Resumiendo Kanban vs BPM
En comparación con Flokzu, tanto Monday.com como Trello y Asana sobresalen en su simplicidad de uso. Sin embargo, cuando se trata de procesos de la vida real, que tienen complejidad, flujos condicionales, alertas, versionado, etc, se quedan cortos.
Un corolario importante, es que una vez que se está usando una herramienta como Trello, Monday.com o Asana, y los usuarios se han acostumbrado, es muy difícil de cambiar. Esto conlleva a un problema de mediano plazo de dificil resolución, cuando es obvio que se precisa una herramienta más potente, pero la gestión del cambio necesaria es cara e insume mucho tiempo.
Si pensamos que nuestra organización va a crecer, y que vamos a incorporar personas y nuevos procesos, es recomendable utilizar desde el día 1, una solución de gestión de procesos que sea robusta, potente y que acompañe en el largo plazo el crecimiento.
Herramientas para construir aplicaciones
En este viaje a través de las herramientas de gestión de procesos, no podemos dejar de lado a dos jugadores importantes: Airtable y Bubble. Aunque no están directamente relacionados con la gestión de procesos, merecen una mención especial por su capacidad para construir aplicaciones personalizadas.
Airtable
Airtable es una plataforma que permite crear bases de datos personalizadas y flexibles. Si bien brinda una gran versatilidad para gestionar datos, la construcción de aplicaciones completas en Airtable a menudo requiere un alto grado de conocimientos técnicos. Además, el tiempo necesario para desarrollar una aplicación en Airtable puede ser considerable.
Bubble
Bubble se presenta como una herramienta de desarrollo de aplicaciones sin necesidad de codificación. Sin embargo, su curva de aprendizaje es empinada, y se necesita un nivel sustancial de conocimientos técnicos para crear aplicaciones complejas. La construcción de una aplicación en Bubble también puede ser un proceso lento y desafiante.
Especialización en gestión de procesos
Aquí es donde Flokzu se diferencia significativamente. Diseñado específicamente para la gestión de procesos, Flokzu es accesible incluso para un analista de negocios sin experiencia técnica. Permite modelar y automatizar y medir procesos de manera eficiente y rápida, sin la necesidad de profundizar en la programación o realizar configuraciones técnicas complejas como las requeridas en Airtable y Bubble.
Además, es fundamental destacar que la construcción manual de aplicaciones, ya sea en Airtable, Bubble u otras plataformas, suele ser un proceso lento y laborioso. Requiere una inversión significativa de tiempo y recursos. Además, el mantenimiento de estas aplicaciones personalizadas puede ser costoso y complejo a medida que evolucionan las necesidades empresariales.
Por último, es importante subrayar que ninguna aplicación construida manualmente podrá igualar la calidad, la potencia y la confiabilidad de un BPM como Flokzu en la automatización de procesos empresariales. Los BPM están diseñados específicamente para esta tarea y ofrecen una solución robusta y probada para la gestión de procesos eficaz.
Lectura complementarias: El desarrollo de Software vs utilizar una Suite BPM
Conclusiones
A lo largo de esta exploración de diversas herramientas de gestión de tareas, procesos y construcción de aplicaciones, queda claro que la selección de la plataforma adecuada depende en gran medida de las necesidades y capacidades específicas de una organización.
Flokzu emerge como una solución altamente efectiva y accesible para la automatización de procesos empresariales. Su enfoque centrado en el usuario, combinado con una interfaz intuitiva, permite a los analistas de negocios modelar y gestionar procesos de manera eficiente, sin requerir conocimientos técnicos profundos.
En contraste, herramientas como Airtable y Bubble ofrecen flexibilidad y personalización, pero a un costo elevado de complejidad y tiempo de desarrollo. Requieren un nivel significativo de habilidades técnicas y pueden implicar desafíos considerables en términos de mantenimiento y escalabilidad a largo plazo.
Por otro lado, plataformas como Monday.com, Trello y Asana son valiosas para la gestión de proyectos y la colaboración en equipo. Sin embargo, están diseñadas para un propósito distinto y no proporcionan la misma potencia y flexibilidad que un BPM como Flokzu cuando se trata de la automatización de procesos de la vida real, y la gestión rigurosa de flujos de trabajo.
En última instancia, la elección entre estas herramientas debe ser cuidadosamente considerada en función de los objetivos, presupuestos y requerimientos específicos de cada organización. Flokzu destaca como la alternativa que equilibra la potencia de un BPM con la accesibilidad para usuarios de negocios, ofreciendo una solución integral y eficaz para la gestión de procesos empresariales.
