Gestión por procesos en lenguaje simple

Home » BPM en la nube » Gestión por procesos en lenguaje simple

Resumen

La gestión por procesos es una forma de organizar el trabajo dentro de una empresa para que todo funcione de manera eficiente y coordinada. En lugar de centrarse solo en tareas individuales o departamentos, este enfoque se enfoca en los procesos que llevan a la creación de productos o servicios.

¿A qué llamamos un proceso en lenguaje simple?

Un proceso es un conjunto de actividades interconectadas que transforman insumos (materiales, información o recursos) en un resultado final que tiene valor para el cliente. Un ejemplo simple es un restaurante: el proceso de «preparación de un platillo» comienza con los ingredientes y termina con el plato servido al cliente.

Principales Beneficios de la Gestión por Procesos

  1. Mayor eficiencia: Al analizar los procesos, se pueden identificar y eliminar actividades innecesarias o redundantes.
  2. Mejor calidad: Se establecen estándares para garantizar que los productos o servicios sean consistentes.
  3. Reducción de costos: Al optimizar recursos y tiempos, la empresa ahorra dinero.
  4. Mayor satisfacción del cliente: Los procesos bien organizados permiten ofrecer un mejor servicio.
  5. Facilidad para la mejora continua: Se pueden medir y ajustar los procesos constantemente para mejorarlos.

Etapas de la Gestión por Procesos

Para implementar con éxito la gestión por procesos, es necesario seguir algunos pasos:

1. Identificación de Procesos

Se deben reconocer los procesos clave de la empresa. Estos pueden ser operativos (producción, ventas), de apoyo (recursos humanos, compras) o estratégicos (planificación empresarial).

2. Documentación y Análisis

Se describe cada proceso con sus entradas, actividades, responsables y salidas. Así se identifican posibles fallos o mejoras.

3. Optimización y Estandarización

Se establecen buenas prácticas y se eliminan actividades innecesarias o ineficientes.

4. Automatización (si es posible)

Cuando es viable, se pueden usar herramientas tecnológicas para agilizar los procesos, como software de gestión empresarial.

5. Monitoreo y Mejora Continua

Los procesos deben medirse con indicadores clave para evaluar su desempeño y mejorarlos con el tiempo.

Ejemplo Práctico: Proceso de Atención al Cliente

Un negocio de venta en línea podría tener el siguiente proceso:

  1. El cliente hace un pedido en la web.
  2. El sistema verifica el pago.
  3. Se prepara el paquete en el almacén.
  4. Se envía el producto con un servicio de mensajería.
  5. Se realiza seguimiento y se ofrece atención postventa.

Al analizar este proceso, la empresa podría notar que el paso 3 tarda demasiado y buscar formas de mejorarlo.

La gestión por procesos es una estrategia fundamental para mejorar la organización, la calidad y la eficiencia de una empresa. Implementarla permite trabajar de manera más ordenada, reducir costos y aumentar la satisfacción de los clientes. Con un enfoque de mejora continua, cualquier negocio puede optimizar sus procesos y crecer de manera sostenible.

Hitos para establecer una gestión por procesos

Algunos elementos relevantes para aplicar la gestión por procesos en una mediana o pequeña empresa son:

  • Convicción: el CEO y equipo directivo no sólo deben apoyar, sino también estar convencidos de que esta transformación es imprescindible y transmitirlo así al resto de la organización. Los empleados no deben sentirlo como una imposición, sino como una mejora, factor clave para alcanzar las metas de la organización y por ende garantizar su sustentabilidad manteniendo las fuentes laborales.
  • Identificar los procesos relevantes. No todo proceso es relevante, no toda actividad es un proceso y no todo proceso vale la pena ser automatizado. Se debe equilibrar el beneficio obtenido con los esfuerzos necesarios (costos, horas). Para cada proceso, documentar qué objetivo de negocio atiende, qué relación tiene con otros procesos y qué roles de la organización participan en él.
  • Establecer indicadores de rendimiento (KPIs) que permitan saber si un proceso se está ejecutando como se desea o hay desviaciones a atender. Puede haber indicadores de largo plazo (1 año hacia atrás, 6 meses, etc.) o de tiempo real (última hora, último día). Cada indicador debe tener valores meta y rangos aceptables predefinidos, fuera de los cuales se alerta.
  • Automatizar los procesos con una herramienta de gestión de procesos de negocios (como Flokzu), que permita que todas las personas que participan del mismo utilicen una única solución, que centralice todos los datos y documentos relevantes de ese proceso. Y que además la herramienta controle los KPIs definidos, como por ejemplo los tiempos máximos en cada etapa. Este paso es el más notorio, pues reemplazará las herramientas individuales (casilla personal de correo, archivos en la PC de cada persona), por un software único para toda la organización que permita compartir conocimiento, documentos y colaborar en las diferentes etapas de cada proceso.
  • A partir del análisis histórico y en tiempo real de cómo se están ejecutando los procesos, introducir mejoras a los mismos, en ciclos de mejora continua.

 Conclusión

La gestión por procesos es un concepto simple pero muy importante para aumentar la eficiencia y eficacia de las organizaciones y es perfectamente aplicable a una mediana y pequeña empresa. No requiere cambios radicales, ni grandes inversiones. Requiere compromiso de la dirección y una metodología gradual para su incorporación. Automatizar esos procesos permite reemplazar herramientas individuales (mails, archivos en PCs), por un software único para toda la organización, que permite compartir conocimiento, documentos y colaborar en las diferentes etapas de cada proceso. Los indicadores de rendimiento (KPIs) son el eslabón que permite medir objetivamente cómo están funcionando los procesos, para poder mejorarlos.

2 1

También puedes agendar aquí una sesión de trabajo para que modelemos, junto a ti, un proceso real de tu organización.

Free Demo 👇

Sobre el autor

Picture of Juan Moreno

Juan Moreno

He sido emprendendedor, fundador e inversor en compañías tecnológicas desde 2001, con una visión B2B y de tecnologías innovadoras. ¿De qué hablo? Me enfoco en tecnología informática aplicada, como instrumento de eficacia y eficiencia en organizaciones reales. En particular, me especializo en digitalización y gestión de procesos de negocios, involucrando las aristas de automatización de procesos, inteligencia artificial y herramientas no-code. Siempre aplico un enfoque pragmático, priorizando la aplicación efectiva de las tecnologías en empresas reales. Mi trayectoria: soy Ingeniero en Informática, tengo un PhD en Ingeniería de Software y un MBA. Soy profesor universitario desde 2002, actualmente dicto cursos de grado, postgrado y conferencias. Como emprendedor, fundé 5 empresas de tecnología y soy inversor ángel en otras. Ganador del Premio Nacional de Innovación, con decenas de publicaciones académicas, y dos libros. Mi rol en Flokzu: actualmente me desempeño como Chief Strategy Officer, donde velo por la estrategia de mediano y largo plazo del producto y de la compañía. Es parte de mi rol evaluar tendencias tecnológicas y su incorporación para que Flokzu sea cada vez más útil para nuestros clientes. También lo es conocer la realidad y necesidades de los clientes para asegurar un encaje perfecto con lo que Flokzu ofrece. Finalmente, también es parte de mi trabajo la evangelización de la disciplina de Gestión de Procesos de Negocios y las tecnologías no-code en todo el mundo, mediante publicaciones, conferencias, talleres o cursos completos.

Artículos relacionados

¡Estás en el primer paso para crear tu cuenta!

Empresa Estudiante