Cuando tienes un producto con decenas de miles de organizaciones suscritas, puedes llegar a recibir decenas, o quizás centenas, de pedidos de nuevas funcionalidades… cada mes! La matriz de decisión y un proceso formal para priorizar funcionalidades, son claves para decidir sabiamente qué funcionalidades incluir en el producto.
El dilema del equilibrio
Lograr el equilibrio es difícil. Por un lado, siempre hay pedidos de clientes importantes, que son leales al producto y que, si lo piden, es porque en verdad lo necesitan. Por otro lado, debemos asegurarnos de que el producto continúe siendo simple de utilizar, dando prioridad a aquellas funcionalidades que tengan un gran impacto, que sean intuitivas, y constituyan un diferencial para la herramienta.
En este artículo, trataremos de tratar estos desafíos, proveyendo un mecanismo muy simple, pero que aún así es efectivo e inmediatamente útil.
El formulario de la solicitud de funcionalidades
Con el fin de gestionar las solicitudes para nuevas funcionalidades de una forma profesional, y siempre tener presentes las necesidades de nuestros clientes, hemos creado un proceso formal. Y lo automatizamos en Flokzu, por supuesto.
El primer elemento para automatizar el proceso, es construir el formulario del proceso. En este formulario, configuraremos todos los campos que sean necesarios para identificar la funcionalidad, quién la ha solicitado, y quién ha sido notificado al respecto. También, configuraremos una matriz de decisión. La siguiente imagen muestra parte del formulario del proceso.
Sección de la Matriz de Decisión.
Este es la sección más interesante de este formulario. Introducimos valores en campos para distintas dimensiones, y el formulario calculará la relevancia de esta funcionalidad. Considerará el valor que la funcionalidad agrega al negocio, y la complejidad de desarrollarla.
El “Subtotal de Valor Comercial” es una métrica que muestra cuánto valor una funcionalidad agrega a la empresa. Es calculado como el promedio de los siguientes campos:
- Beneficio del cliente
- Tamaño de la oportunidad
- Posicionamiento competitivo
- Alineación estratégica
- Satisfacción del cliente
Cada campo debe ser completado con un número natural del 1 al 5. Es fácil completar el formulario, y cada resultado es fácil de interpretar también.
Bien, esto es genial. Pero… por otro lado, necesitas tomar en consideración la complejidad. Puedes medir el Subtotal de Complejidad como el promedio de:
- La complejidad del desarrollo de software
- La complejidad de la puesta en producción
Entonces, el Total Matriz de Decisión = Subtotal de Valor Comercial – Subtotal de Complejidad
Hay que tener en cuenta que utilizamos un promedio aritmético, pero podríamos utilizar también un peso promedio. Sólo se tiene que asignar un peso a cada campo, y considerarlo cuando se calcula el Subtotal de Valor Comercial y el Subtotal de Complejidad.
Documentación de la Matriz de Decisión
Por supuesto, quizás estés pensando que los valores que pones en los campos son subjetivos. Mmmm… si. Lo son, pero puedes utilizar la siguiente guía para hacerlos mucho más objetivos:
El proceso de solicitud de funcionalidad
A parte de la matriz de decisión, necesitarás un proceso, para rastrear cada solicitud. Utilizando este proceso, puedes estar confiado de que ninguna solicitud de funcionalidad será perdida. Y casi tan importante, el cliente siempre recibirá una respuesta, incluso si es rechazada.
De hecho, en el caso de rechazo, el motor de BPMN enviará un email al cliente (campo de notificación por email en el formulario del proceso). Esto se hace utilizando una tarea de envío de mensaje en el diagrama de BPMN. Por supuesto, si la funcionalidad es aceptada y entra en producción, el cliente también será notificado.
Una vez que despliegues este proceso (formulario + workflow), tendrás una herramienta efectiva para recibir, analizar, priorizar y responder a las solicitudes de funcionalidades de tus clientes, de forma oportuna y profesional.
Agenda aquí para conocer como Flokzu puede ayudarte en cuestión de horas.
