Workflow en la nube

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¿Qué es un workflow en la nube?

Un workflow (flujo de procesos) es una secuencia organizada y repetible de eventos que llevan a cabo procesos para lograr un objetivo empresarial específico. Estas tareas pueden delegarse en una persona o en un software para integrarlo con otro sistema. Al convertir los procesos manuales en workflows digitales se eliminan los formularios en papel y la introducción manual de datos. Por lo que herramientas de trabajo en la nube como Flokzu automatizan de forma fiable las operaciones repetidas. Además, como todo se hace en la nube, no es necesario establecer una configuración complicada. Basta con darse de alta en los servicios de Flokzu, iniciar sesión, personalizar el workflow y utilizar el sistema. Por lo tanto, pasarse a un software de flujo de procesos (workflow) en la nube aporta ventajas, aunque pueda parecer un gran paso.

Si te preguntas «¿cómo automatizo un workflow en la nube?», la respuesta es sencilla. Para automatizarlo, primero hay que representar visualmente el flujo del proceso dibujando un diagrama que ilustre todas las tareas implicadas en el proceso y sus relaciones. En Flokzu, hacemos uso del estándar global conocido como BPMN. El modelo de flujo de procesos BPMN hace que todo sea funcional. Por ejemplo, puedes asignar automáticamente tareas a los usuarios, enviar correos electrónicos, controlar los plazos de las tareas e interactuar con otros sistemas internos de la empresa o con servicios basados en la nube. Dado que cada organización tiene cientos de workflows, la suite de flujos de procesos en la nube permitirá la automatización y centralización de todos ellos. Además, una vez que los procesos estén funcionando, será posible supervisar su rendimiento, incluidos los retrasos, los errores y las actividades atrasadas.

Beneficios de utilizar un software de automatización de workflows La automatización del flujo de trabajo ofrece diversas ventajas. Entre ellas se incluyen:

Autonomía

Las aplicaciones de workflow en la nube pueden adaptarse a todo tipo de necesidades empresariales en términos de flexibilidad. Las empresas pueden elegir cualquier sistema que les funcione y pueden adaptarlo a sus necesidades.

Empoderar a los usuarios de negocios

Accesible para todos

El uso por parte de las empresas de un sistema de gestión de workflows es cada vez más normal. El uso de esta tecnología reduce el número de personas externas a las que normalmente tendría que recurrir para obtener ayuda o información, al tiempo que fácilmente la pone a disposición de equipos enteros. La automatización digital del flujo de procesos (workflow) aclara los procesos que debe seguir cada miembro del equipo, fomentando la responsabilidad por el trabajo y la responsabilidad en cada área. Colaborar en un workflow en la nube en el que todo el mundo es consciente de cómo sus contribuciones afectan al panorama general, integra sus departamentos.

Ahorro de tiempo y dinero

La automatización del flujo de procesos (workflow) estandariza sus procesos, lo que permite realizar las tareas más rápidamente y utilizar menos recursos. La eficacia de los equipos puede aumentar con la ayuda del software de workflow empresarial adecuado, lo que se traduce en un ahorro económico. La capacidad de combinar numerosos programas para un proceso eficiente es otra forma en que la automatización reduce los gastos. La mayoría de los software de workflows de negocio ofrecen código reutilizable (una herramienta de workflow en línea) que los usuarios pueden utilizar para diseñar un proceso perfectamente adaptado a las necesidades de su empresa. En segundo lugar, las operaciones se llevan a cabo con mayor rapidez, lo que repercute positivamente en los costes gracias al aumento de velocidad que proporcionan las plataformas de automatización de flujos de trabajo.

Atraer al mejor equipo de trabajo

A la mayoría de los trabajadores les molesta tener demasiadas tareas repetitivas. A su vez, debido a la tensión de estas actividades tan tediosas, los empleados también pierden interés por su trabajo. Sin embargo, al automatizar estas tareas, se les libera del trabajo monótono y disponen de más tiempo para concentrarse en las responsabilidades esenciales. La satisfacción de los trabajadores aumenta cuando se automatizan los procesos corporativos que no necesitan llevar a cabo manualmente. El compromiso de los empleados aumenta si se les asignan tareas más gratificantes.

Escalabilidad

Las herramientas de gestión de procesos de workflow en línea facilitan muchísimo el crecimiento de una organización. La mayoría de las empresas luchan por seguir el ritmo del aumento de la demanda de algunos bienes y servicios, ya sea por no contratar suficiente personal o por no invertir en equipos adecuados. La automatización de los workflows puede ayudar a gestionar más eficazmente los trabajos y los flujos de trabajo en lugar de ampliar las costosas oficinas o adquirir nuevos equipos para completar el trabajo. Por ejemplo, cuando necesite ampliar las operaciones de su empresa, las soluciones de automatización de workflows pueden ayudarle a alcanzar sus objetivos con una mejor gestión del tiempo y un mayor énfasis en los procesos fundamentales de la empresa. El software de flujo de procesos empresarial está hecho especialmente para que las empresas amplíen rápidamente sus operaciones. En lugar de contratar más empleados o comprar nuevos equipos, muchas veces la solución más inteligente sería invertir en este tipo de software en la nube.

¿Qué problema resuelve un workflow en nube?

A menudo, las personas de una organización necesitan compartir información para realizar sus respectivas tareas. El flujo continuo de tareas puede impedir el crecimiento de una organización si se vuelve demasiado desordenado. Además, esto puede terminar afectando la atención al cliente. Naturalmente, las posibilidades del caos aumentan cuando las personas se arriesgan a perder tiempo buscando información, enviando correos electrónicos, WhatsApps o llamando por teléfono para recibir la información que necesitan para realizar su tarea. Los correos electrónicos, las hojas de cálculo y WhatsApp son sólo algunos ejemplos de procedimientos manuales que suelen degradar el rendimiento y la competitividad de una organización, lo que reduce sus posibilidades de éxito.

Sin embargo, un sistema de gestión de workflows como Flokzu resuelve estos problemas por completo. Los usuarios disponen de un único lugar (su bandeja de entrada) donde reciben todas las tareas que deben realizar, todos los datos pertinentes y todos los archivos adjuntos (ya sean PDF, documentos de Word, hojas de cálculo de Excel o comentarios de otros miembros del equipo que hayan trabajado previamente). De este modo, estarán en mejores condiciones de terminar la tarea con rapidez y precisión una vez que hayan recibido toda la información necesaria.

Compartir información, documentos y plazos es esencial para mejorar la eficacia del proceso y, por tanto, de la organización. La colaboración entre trabajadores asíncronos y distantes es otra cuestión resuelta.

Los workflows en la nube reducen la molestia de ir de un lado a otro para obtener los datos esenciales, ya sea al otro lado del pasillo o de la nación, permitiendo una cooperación más fluida y un trabajo más eficaz. Las partes interesadas pueden colaborar con otros participantes en la cadena de procesos sin tener que cambiar entre interfaces o programas de mensajería. Las herramientas de workflow en línea aseguran que la información adecuada le llega a la persona adecuada en el momento oportuno, independientemente de su ubicación física, gracias a la lista de comprobación digital, el flujo de procesos automatizado y la documentación centralizada.

Software de automatización de Workflows

Vamos a ver algunos casos de uso cotidiano o áreas en las que podemos automatizar workflows con Flokzu en la nube.

Workflows relacionados con Recursos Humanos

Podemos descubrir varios workflows que pueden automatizarse y mejorarse en Recursos Humanos. Los departamentos de RRHH suelen carecer de herramientas informáticas y software para sus procesos internos. A menudo utilizan correos electrónicos, documentos de Word y otros dispositivos similares, pero necesitan una aplicación especializada para gestionar sus procesos.

Por ejemplo, en el proceso de contratación, podemos empezar con una solicitud en un formulario público en el sitio web de la organización, seguida de todos los flujos para hacer la entrevista, solicitar información, hacer una propuesta y firmar el contrato hasta que la persona está efectivamente contratada. Una vez que se contrata a una persona, se activan otros procesos para que la persona se convierta en un empleado formal.

Hay varias instancias en las que se debe ingresar la información de la persona recién contratada, desde configurar la nómina hasta el correo electrónico. En lugar de hacerlo manualmente, cada empleado rellenará un único formulario que enviará automáticamente sus datos a todos los destinos requeridos. También puede crear un proceso básico de incorporación para ayudar a los nuevos contratados a completar sus primeras actividades, como leer documentos, completar otros formularios y desarrollar sus habilidades. Esto les ayudará a conectar con la gente y leer los materiales necesarios (por nombrar algunos). Del mismo modo, podemos automatizar los procesos de offboarding para, por ejemplo, devolver material de oficina y firmar papeles. Las cuentas y el acceso del empleado también podrían desactivarse rápidamente cuando este proceso se encuentra automatizado. Puede automatizar sus workflows para agilizar el proceso administrativo, vinculado a las solicitudes de vacaciones. Así garantizas que todos estén al tanto de cuándo los empleados se toman tiempo libre. Por ejemplo, el empleado rellena un formulario público, que se enviará automáticamente a la dirección de su superior para su aprobación. Si lo aprueban, la información se enviará automáticamente al sistema de RR.HH. para actualizarlo todo, desde la nómina hasta el calendario empresarial.

Pedido de Presupuesto para área

Las aprobaciones presupuestarias son fundamentales para la planificación financiera. Permiten a las organizaciones gestionar sus finanzas y hacer planes a largo plazo. Este proceso aprovecha varias funciones del sistema de gestión de workflows, como disponer de una ventana formal para solicitar un presupuesto y garantizar que todo se recibe a tiempo.

Inspección de cuentas o garantías

Por ejemplo, puede utilizar una lista (checklist) para comprobar si los precios de comercialización son correctos y, si son incorrectos, iniciar un proceso para solucionar el problema lo antes posible.

La inspección de cuentas de clientes o de garantías es otro ejemplo de uso frecuente. Por ejemplo, puede activar este proceso una vez al año para examinar a los clientes clave. Si algo es incorrecto, iniciará una serie de actividades para reducir los riesgos y solucionar el problema.

Atención a puntos de venta y distribuidores

Para este proceso, necesita el mejor software de automatización de workflows para recopilar, gestionar y procesar de forma sencilla y rápida las miles de solicitudes que recibirá de ellos. La automatización de este proceso aumentará significativamente la productividad de la sede, al tiempo que ofrecerá a los distribuidores y puntos de venta un servicio mucho mejor. Aplicar a un crédito o préstamo

El proceso de solicitar un crédito o un préstamo puede ser largo e ineficaz para los bancos. Las comprobaciones de antecedentes, créditos o fraude forman parte de un proceso de varios pasos en el que se analizan datos a través de muchas plataformas.

Los documentos para las solicitudes de préstamos y tasaciones se envían a menudo como archivos PDF agrupados en correos electrónicos. Las tareas manuales más críticas son la extracción de datos de las solicitudes, la validación con varios documentos de identidad y la evaluación de la solvencia. La extracción inteligente de datos y la automatización de varios procesos manuales pueden lograrse utilizando workflows en la nube, con capacidades de inteligencia artificial (IA). Las herramientas de workflow en línea gestionan cada solicitud de forma coherente, rápida y precisa.

Además, mediante el uso de un workflow en la nube, puede mandar automáticamente actualizaciones y notificaciones solicitando más información.

Casos de estudio de automatización de workflows

Por flujo de trabajo administrativo entendemos información compuesta de actividades, muchas de las cuales son realizadas por personas que evalúan datos y documentos y toman decisiones. No existe ningún proceso corporativo que funcione completamente solo; la mayoría de los workflows deben intercambiar información y datos con otros sistemas. En Flokzu, ofrecemos una API robusta para interactuar con dichos sistemas utilizando servicios web estándar. Para que la información se comparta entre ellos, también nos conectamos a muchas otras aplicaciones en línea de Twitter, como Instagram. Esto significa iniciar un nuevo proceso en Flokzu desde un hotspot o trailer de Instagram o ir en sentido contrario y enviar información desde Flokzu a un equipo de ventas en Twitter o hotspot.

Precios

Debemos tener en cuenta dos factores principales cuando hablamos de precios en la industria del workflow:

Precio del software: el coste de compra o alquiler del software de workflow empresarial.

Costes de los servicios profesionales asociados al funcionamiento del sistema de gestión de workflows.

Los sistemas de workflow empresarial tradicionales y antiguos eran costosos en términos de las licencias y los servicios profesionales necesarios para hacerlos funcionar. La mayoría de los sistemas de workflow empresarial son robustos y difíciles de usar. Por lo tanto, para hacer funcionar este tipo de herramientas se necesita un servicio profesional con profundos conocimientos. Como resultado, este tipo de soluciones de workflow tiene unos costes totales de propiedad más elevados que una solución de software no-code (sin código), ya que requiere licencias adicionales y tiempo de configuración. En cambio, con un software en la nube sin código, el precio es mucho más accesible. Los usuarios empresariales pueden crear sus propios procesos de negocio en solo unos minutos. Simplemente tienen que iniciar sesión y empezar a modelar.

Puede ver el precio de Flokzu en nuestro sitio web, todos los planes son sencillo de entender. Solo cobramos por lo que puedes comprender, no hay sorpresas. Si tienes alguna pregunta sobre nuestros precios, ponte en contacto con nosotros.

Descubre qué más puedes hacer con Flokzu:

La mejor manera de aprender sobre un workflow en la nube es utilizándolo. Proporcionamos varios materiales para ayudarte a aprender rápidamente y empezar a modelar tu primer proceso. Tenemos un curso Udemy gratuito, una base de conocimientos completa y tutoriales. También ofrecemos una biblioteca con magníficas plantillas de workflows que puede implementar en la nube en cuestión de minutos. Así, en lugar de empezar desde cero, puedes utilizar un proceso establecido que ha ayudado a miles de clientes. Utilícelo como punto de partida y modifíquelo para adaptarlo a sus necesidades.

Si te gustaría recibir más ayuda, nuestros expertos en procesos están aquí para reunirse contigo y ayudarte a poner en marcha su primer proceso.

Preguntas frecuentes

¿Qué es un workflow en la nube?

Los workflows (flujos de procesos) en la nube transforman los procesos manuales en flujos de trabajo digitales, ubicados en la nube, que eliminan gran parte del trabajo manual, a la vez que automatizan de forma fiable las tareas repetitivas.

¿Qué se entiende por workflow?

Un workflow muestra cómo las personas realizan sus procesos de principio a fin. Por lo tanto, las fases y estados de un proceso conforman un workflow (flujo de procesos).

¿Cómo se activa un workflow en la nube?

Todo lo que tienes que hacer es: registrarte en Flokzu, iniciar sesión, personalizar tu workflow y lanzar tu proceso.

¿Cómo se crea un workflow?

El primer paso es describir gráficamente el workflow mediante la creación de un diagrama que
muestre cada tarea involucrada en el proceso y cómo se relacionan entre sí.

Establece los límites.
Determine los elementos.
Crea la secuencia de eventos.
Examina los traspasos.
Racionalice el proceso.

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Sobre el autor

Micaela Suarez

Chief Executive Officer de Flokzu. Economista y MBA, con más de 15 años de experiencia en tecnología y outsourcing, liderando equipos globales en ventas, marketing, operaciones y customer success para empresas que van desde startups hasta corporaciones multinacionales. Apasionada por diseñar y ejecutar estrategias que permitan a las organizaciones escalar, crecer y generar valor sostenible.