Transparência nos processos da indústria da construção.

A construção como uma área de atividade apresenta desafios em várias dimensões. Neste artigo vamos nos concentrar nos processos e fluxos de trabalho administrativos e de apoio (não de construção propriamente dita), procurando maximizar a transparência nos processos da indústria da construção.

Introdução

A construção é complexa por diferentes razões, desde o risco inerente a suas atividades, as intensas exigências de capital, os aspectos regulatórios, a sensibilidade às flutuações do mercado, a concorrência muito alta que reduz as margens, etc. Neste contexto, é muito importante ter a mais alta eficiência e transparência nos processos da indústria da construção para garantir o cumprimento de todos os regulamentos e ao mesmo tempo ser o mais competitivo possível.

Historicamente, os processos de cotação e construção têm sido otimizados em detrimento de outros processos administrativos e de apoio. Há otimizações viáveis, que requerem pouco investimento, que trarão maior eficiência, reduzirão reclamações e problemas e aumentarão as margens operacionais.

Este artigo está dividido em cinco áreas temáticas, onde identificamos esses processos administrativos, e veremos como, digitalizando-os, é possível obter benefícios tangíveis que, ao final do dia, afetarão positivamente o resultado final.

Segurança Ocupacional – HSHE

Na área de Saúde, Segurança, Saúde, Higiene e Meio Ambiente (HSHE ou HSE), há várias tarefas que podem ser tornadas mais eficientes através da digitalização e automação.

Transparência nos processos da indústria da construção é a chave para melhorar a eficiência e as margens.

Vejamos alguns exemplos concretos.

  • Prevenção. Materiais e treinamento
    • Processo de entrega de materiais de prevenção aos funcionários (capacetes, luvas, botas, arnês, etc.). Este processo torna possível registrar a entrega e a conformidade do destinatário. Além disso, permite a definição de alertas para substituir materiais após um certo tempo ou após sua vida útil. E também permite a definição de alertas para verificar periodicamente se a pessoa ainda tem os materiais e se eles estão em boas condições. Tudo isso constitui um registro histórico relevante.
    • Processo de planejamento e execução de treinamento (por exemplo, em “Atividades em Altura”), com o registro das pessoas presentes, sua conformidade e, eventualmente, a avaliação do aprendizado.Reprime o não cumprimento das medidas de proteção, gerando um registro que permite a melhoria incremental do cumprimento das medidas.
  • Identificação e gestão de riscos à saúde e segurança.
    • Processo de revisão das operações e identificação de riscos. Uma aplicação concreta deste processo está no local, onde um operador com um tablet ou telefone celular anda por aí e entrevista pessoas, identificando riscos e registrando-os imediatamente. Estes riscos identificados seguem então um fluxo de avaliação e aprovação, que pode levar a ações corretivas imediatas ou planos de melhoria a médio prazo.
    • A ação corretiva imediata é um processo que pode ser iniciado a qualquer momento e permite uma resposta rápida a um risco ou incidente. Geralmente consiste de várias etapas, incluindo a implementação da ação corretiva, a verificação de sua eficácia e a avaliação da necessidade de um plano de melhoria subseqüente.
    • Os planos de melhoria são um processo que é executado com um horizonte de médio ou longo prazo, buscando introduzir melhorias estruturais ou mudanças significativas nas operações. Geralmente inclui uma etapa de planejamento, uma etapa de implementação e depois uma verificação de que as medidas foram efetivamente implementadas.
  • Fornecer consultoria e acompanhamento competentes.
    • Embora o conselho de especialistas em segurança esteja disponível, muitas vezes não é facilmente acessível às pessoas espalhadas por vários locais e localidades. Um processo extremamente útil é o processo de “Consulta HSE”, que permite que qualquer pessoa faça consultas, as mande documentar, seja designada a um especialista em segurança, que responderá a elas. Além disso, este processo permite definir alertas automáticos para dar seguimento a esse conselho. Por exemplo, se um operador perguntou sobre materiais para trabalhar em altura, é importante que alguns dias após responder suas perguntas, a questão seja acompanhada e verificada para ver se os materiais e o treinamento para trabalhar em altura estão disponíveis.
  • Monitorar, relatar e revisar o desempenho.
    • Como em qualquer sistema de melhoria contínua, os resultados obtidos devem ser revistos para tirar conclusões e continuar a melhorar. Todos os processos explicados acima, apresentam indicadores e informações úteis para análise e tomada de decisão. Isto, que parece óbvio quando os processos são digitalizados, é muito difícil de conseguir com processos manuais, ou quando o acompanhamento dos problemas é feito através de planilhas Excel ou e-mails.

A digitalização e formalização destes processos gerará um grande avanço na transparência da empresa na gestão da Saúde e Segurança Ocupacional. As empresas com processos automatizados de SMS podem prevenir melhor, gerenciar incidentes, acompanhar as melhorias planejadas e ter trilhas de auditoria de todas as atividades realizadas

Não entraremos nos benefícios de uma política adequada de saúde e segurança ocupacional, pois os enormes benefícios que ela proporciona em todas as dimensões, humana, estratégica e econômica, já foram amplamente demonstrados.

Recursos Humanos – RH

Também na área de recursos humanos, há enormes benefícios potenciais na digitalização de seus processos essenciais. Mas, em particular, a transparência dos processos na indústria da construção é fundamental, pois tantas pessoas são empregadas, tornando sua gestão uma parte muito importante do negócio.

Os processos de suporte, muitas vezes negligenciados, podem ser significativamente melhorados, levando ao aumento das margens operacionais.

Neste artigo específico de RH você encontrará informações detalhadas, exemplos e diagramas de processos utilizados por centenas de organizações clientes da Flokzu em diferentes continentes. Abaixo resumimos alguns dos processos que foram mais adotados e mais bem sucedidos pelas empresas do setor da construção civil:

  • A candidatura, através da qual é utilizado um formulário público onde o interessado preenche seus dados pessoais, anexa um CV se aplicável, e depois segue todo o processo de avaliação/entrevista até que seja tomada a decisão de contratá-lo.
  • Onboarding, um processo chave pelo qual a pessoa é apresentada ao trabalho, treinada em medidas de segurança e proteção, dados os materiais necessários, sendo feito um registro de todas essas atividades.
  • Avisos / reprimendas, pois nem tudo corre como esperado, e nem todos se comportam como esperado. Este processo é fundamental para sinalizar e registrar antecedentes, assim como para desencadear ações corretivas oportunas. Ter este processo automatizado permite não só ter um registro histórico, mas também escalar as questões que o exigem, acionar alertas para acompanhar e gerar indicadores (KPIs) do processo para tomar medidas de longo prazo.
  • Ausências imprevistas, para ter um registro rápido e de fácil utilização das ausências, permitindo sua correta gestão. Mas também, para gerar um histórico para cada funcionário, para prestar contas das ausências não planejadas e as razões para elas.
  • Pedidos de adiantamento, para os quais é possível reduzir os custos de gerenciamento associados, por um processo diretamente acessível ao interessado (sem ter que ir ao RH e usar o valioso tempo de escritório), para descobrir a resolução por e-mail (novamente reduzindo os tempos de gerenciamento).

A digitalização destes processos proporciona total transparência destes processos, incluindo trilhas de auditoria. Mas também reduz significativamente a carga sobre a equipe de RH, permitindo-lhes servir mais pessoas com a mesma equipe, reduzindo assim os custos indiretos de cada trabalho, e assim melhorando a margem operacional.

Administração

Particularmente na área da administração, é muito importante garantir a transparência nos processos da indústria da construção. A título de exemplo, alguns processos que podem ser melhorados através da digitalização:

  • Avaliação e registro de fornecedores, através de um processo formal que garante que todas as etapas e controles necessários sejam cumpridos. Um processo automatizado tornará mais fácil garantir que a documentação necessária seja fornecida. Além disso, podem ser emitidos alertas periódicos (por exemplo, anualmente) para avaliação do fornecedor, com a obrigação de entrar com esta avaliação no sistema.
  • Pedidos de cotação, o que garante que todos os fornecedores recebam o mesmo pedido de cotação e carreguem suas ofertas em um único sistema rastreável, acessível a todos os interessados, evitando a troca de e-mails pessoais ou WhatsApp.
  • Registro de empresas terceirizadas, onde toda a documentação relacionada pode ser avaliada e armazenada, por exemplo, o cumprimento das normas de contratação e segurança, etc. Além das trilhas de auditoria que Flokzu salvará automaticamente, é possível configurar alertas para lançar revisões periódicas, solicitar que a documentação seja atualizada, etc.

Projetos de investimento

Para projetos de investimento, é extremamente importante ter processos bem definidos que proporcionem total transparência em sua gestão. Exemplos concretos destes são

  • Screening do investidor (KYC – Know Your Customer), um processo pelo qual é feita a triagem necessária dos investidores potenciais, é armazenada a documentação relacionada, etc. Além disso, podem ser criados alertas para revisar e atualizar as informações de tempos em tempos.
  • Avaliação do projeto, através da qual as diferentes oportunidades de investimento são analisadas e um fluxo de análise e aprovação é seguido, durante o qual todas as informações são anexadas em Flokzu, que está disponível em um único lugar para todos os envolvidos.
  • Comunicação ao investidor, onde atualizações e comunicações são elaboradas, revisadas e enviadas aos investidores, com informações relevantes, tais como progresso do trabalho, desvios, requisitos de financiamento, etc.

Serviço Pós-venda

A parte mais importante de um bom serviço pós-venda é fornecer soluções para problemas, e um acompanhamento adequado à satisfação do cliente. Para isso, é fundamental ter um processo formal, onde as solicitações de serviço pós-venda sejam recebidas, e que esse processo não termine até que o cliente tenha realmente recebido uma resposta adequada. As etapas típicas de um processo de serviço pós-venda em Flokzu poderiam ser:

  • Recepção de solicitações ou reclamações, utilizando um formulário público, que já obtém todas as informações e fotos relevantes de uma só vez (evitando custosos para frente e para trás para obter informações).
  • Análise de cada reclamação, com um acordo de nível de serviço (SLA) apropriado, a fim de responder ao cliente em tempo hábil.
  • Alertas, de modo que se não forem cumpridas as SLAs, o incidente é encaminhado ao coordenador de serviço e podem ser tomadas medidas corretivas.
  • Notificações automáticas ao cliente à medida que a resolução do problema avança, reduzindo significativamente suas ligações ou visitas ao escritório e, portanto, permitindo que a equipe de pós-venda seja reduzida.
  • Acompanhamento após a solução do problema, assegurando que o mesmo foi satisfatório e que o cliente está satisfeito.

Conclusões

A transparência nos processos da indústria da construção é fundamental para reduzir os riscos e também para melhorar as margens. Neste artigo nos concentramos nos processos administrativos e de apoio, que historicamente não têm sido o foco dos esforços para melhorá-los e torná-los mais eficientes. Mostramos que em pelo menos 5 áreas de qualquer empresa de construção, Segurança Ocupacional, Recursos Humanos, Administração, Projetos de Investimento e Serviço Pós-Venda, Flokzu facilitaria melhorias significativas na transparência e margem operacional. Ambos, graças à digitalização dos processos administrativos e de apoio aos negócios. Usando a tecnologia sem código de Flokzu, é possível realizar esta digitalização em um tempo muito curto e, portanto, a custos baixos. Além disso, esta tarefa pode ser realizada pelos próprios profissionais da construtora, sem a necessidade de consultoria externa, um aspecto fundamental para garantir a evolução futura e a manutenção dos processos.