No mundo dos negócios de hoje, a eficiência é fundamental e nada garante isso como um sistema de controle de processo confiável. Com a solução certa de controle de processo, é mais fácil do que nunca simplificar as operações, reduzir custos e evitar erros. Descubra como o controle de processos pode revolucionar o seu negócio.
O que é Controle de Processo?
Controle de processos, no contexto do Business Process Management (BPM, Business Process Management), refere-se à abordagem sistemática para monitorar, gerenciar e otimizar os processos de negócios para garantir que eles funcionem de forma eficaz e eficiente. Isso é essencial para que as empresas atinjam seus objetivos, mantenha a conformidade com os requisitos regulatórios e melhorem continuamente seu desempenho.
Em outras palavras, o controle de processos trata do monitoramento dos processos de negócios para garantir que eles estejam funcionando de maneira ideal, detectando problemas, implementando ações corretivas e melhorando continuamente os processos para melhorar o desempenho e atender às metas organizacionais. Como analista de negócios, compreender e aplicar os princípios de controle de processo pode ajudá-lo a contribuir para o sucesso de sua organização.
Tipos de controles de processo
Os mecanismos de gerenciamento de processos podem ser classificados em categorias, dependendo de seus objetivos e papéis nos procedimentos de uma organização. Um sistema de gerenciamento de processos de negócios (BPM) ajuda na execução e supervisão dessas medidas regulatórias. Os principais tipos de controles de processo e como um BPM Suite como o Flokzu pode ajudar são:
- Controles preventivos: Estos controles apuntan a minimizar el riesgo de errores y desviaciones al evitar que ocurran problemas. Una Suite BPM puede ayudar al automatizar y estandarizar los procesos, asegurando que las tareas se ejecuten de acuerdo con las reglas y procedimientos predefinidos. Además, puede supervisar los permisos de acceso e implementar la separación de responsabilidades para prevenir actividades no autorizadas.
- Controles de Detecção: Esses controles identificam problemas ou desvios depois que eles ocorreram. Um BPM Suite pode ajudar fornecendo monitoramento e análise em tempo real com base em indicadores-chave de desempenho (KPIs), o que ajuda a detectar problemas antecipadamente. Você também pode gerar relatórios de exceção e acionar notificações quando desvios são detectados, permitindo ações corretivas rápidas.
- Controles corretivos: Os controles corretivos corrigem os problemas assim que forem detectados. O BPM Suite ajuda a descobrir as causas subjacentes dos problemas, oferecendo acesso a informações anteriores e fornecendo informações valiosas sobre os processos. Ele também pode ajudar a gerenciar e rastrear planos de ação corretiva, garantindo resolução oportuna e evitando recorrência.
- Controles de política: a política controla o comportamento e garante a conformidade com políticas e regulamentos. Um BPM Suite pode armazenar e gerenciar políticas, procedimentos e diretrizes, tornando-os facilmente acessíveis aos funcionários. Você também pode reforçar a conformidade automatizando verificações e validações nos processos, garantindo que as tarefas sejam executadas de acordo com as regras estabelecidas.
- Controles físicos: os controles físicos protegem ativos, informações e recursos. Um BPM Suite pode ajudar a gerenciar o acesso às informações integrando-se ao sistema de controle de processo e implementando controles de acesso baseados em funções. Você também pode armazenar e gerenciar ativos digitais, garantindo sua proteção contra acesso não autorizado ou adulteração.
- Controles Administrativos: Os controles administrativos envolvem medidas organizacionais para gerenciar e monitorar processos. Um BPM Suite pode ajudar fornecendo uma plataforma centralizada para gerenciar processos, funções e responsabilidades, facilitando o monitoramento do desempenho e da responsabilidade. Você também pode gerar relatórios de desempenho e habilitar o monitoramento de gerenciamento por meio de painéis e outras visualizações.
Definitivamente, um BPM Suite pode desempenhar um papel crucial na implementação e gerenciamento dos diferentes tipos de controles de processo que você pode precisar. Ao automatizar, padronizar e monitorar processos, um BPM Suite pode garantir a operação eficaz e eficiente dos processos de negócios, minimizando os riscos e mantendo a conformidade regulatória.
Quem usa o controle de processo e para quê?
Os principais usuários dos controles de processo são geralmente gerentes, supervisores e proprietários de processos dentro de uma organização. Esses indivíduos desempenham um papel crucial na supervisão e garantia da operação tranquila e produtiva de vários procedimentos de negócios. Seu objetivo é alcançar a excelência operacional, manter a conformidade regulatória e melhorar continuamente o desempenho. Os controles de processo são usados por esses usuários para várias finalidades:
- Consistência: os controles de processo ajudam a manter um desempenho consistente em toda a organização, padronizando processos, reduzindo a variabilidade e minimizando erros.
- Gestão de riscos: A implementação de controles de processo ajuda a identificar, mitigar e gerenciar os riscos associados aos processos de negócios, garantindo que os objetivos da organização sejam alcançados sem expô-la a riscos desnecessários.
- Conformidade: os controles de processo ajudam as organizações a aderir a políticas internas, padrões do setor e requisitos regulatórios, o que é fundamental para manter uma reputação forte, evitar multas e garantir a conformidade legal.
- Monitoramento de desempenho: os controles permitem que os gerentes e proprietários de processos rastreiem os principais indicadores de desempenho (KPIs) e outras métricas relevantes, fornecendo informações sobre o desempenho do processo e destacando as áreas de melhoria.
- Melhoria Contínua: os controles de processo facilitam a identificação de ineficiências, gargalos e outros problemas nos processos de negócios. Esses dados permitem a melhoria contínua da estratégia e dos procedimentos de ajuste de longo prazo.
- Responsabilidade: a implementação de controles de processo ajuda a estabelecer funções e responsabilidades claras, garantindo que os funcionários entendam suas tarefas e sejam responsáveis por seu desempenho.
Indústrias que usam controle de processo
Os controles de processo são usados em vários setores, desempenhando um papel crucial na garantia da operação eficaz e eficiente dos processos de negócios, gerenciamento de riscos e manutenção da conformidade.
Empresas de manutafura
Historicamente, as empresas de manufatura contam mais com controles de processo devido à natureza de suas operações, requisitos regulatórios ou nível de complexidade de seus processos. Por exemplo:
- As indústrias Farmacêutica e de Ciências Biológicas são altamente regulamentadas e exigem adesão estrita aos padrões de qualidade e boas práticas de fabricação. Os controles de processo são essenciais para garantir a qualidade do produto, a segurança do paciente e a conformidade regulatória.
- A indústria de Petróleo e Gás lida com procedimentos complexos, substâncias perigosas e ameaças ecológicas consideráveis. O controle do processo é vital para gerenciar esses riscos, otimizar a produção e garantir a operação segura das instalações.
- A fabricação de produtos químicos envolve o manuseio de materiais perigosos e requer controles de processo rígidos para garantir a segurança, a qualidade do produto e a conformidade ambiental.
- Alimentos e Bebidas são regidos por rigorosos regulamentos de saúde e segurança e requisitos de alta qualidade. O setor mantém a excelência dos produtos, a consistência e o cumprimento das diretrizes de segurança alimentar por meio de uma gestão eficaz dos processos.
- Aeroespacial e Defesa: Essas indústrias envolvem processos altamente complexos e exigem rígidos padrões de qualidade e segurança. Os controles de processo ajudam a garantir a confiabilidade, segurança e conformidade regulatória do produto.
Empresas de serviços
Os controles de processo são tão importantes nas empresas de serviços quanto nas organizações de manufatura. As empresas de serviços também devem garantir a operação eficaz e eficiente de seus processos de negócios, gerenciar riscos e manter a conformidade com os regulamentos. Alguns exemplos de controles de processo em empresas de serviços incluem:
- Serviços bancários e financeiros: neste setor, os controles de processo são cruciais para gerenciar riscos como crédito, operacional e fraude. Eles garantem a documentação fiscal precisa, preservam a segurança das informações e cumprem os mandatos legais, incluindo regras anti-lavagem de dinheiro (AML) e protocolos de identificação do cliente (KYC).
- Serviços de assistência médica: em instalações de saúde, o gerenciamento de procedimentos protege o bem-estar dos pacientes, protege os dados confidenciais de saúde e cumpre vários requisitos e padrões regulatórios, incluindo a Lei de Portabilidade e Responsabilidade de Seguro de Saúde (HIPAA) e o Regulamento Geral de Proteção de Dados ( RGPD).
- Serviços de Tecnologia da Informação: No âmbito das soluções de TI, os regulamentos processuais servem como um meio de monitorar a execução do projeto, determinar a qualidade superior do desenvolvimento de software, manter a proteção de dados e aderir aos pontos de referência relevantes do setor, incluindo ISO/IEC 27001 sobre gerenciamento de segurança da informação .
- Serviços profissionais: em setores como serviços de consultoria, jurídicos e contábeis, os controles de processo ajudam a gerenciar os compromissos com os clientes, garantir a qualidade dos resultados, manter a privacidade dos dados e aderir aos padrões profissionais e éticos.
- Serviços de Recursos Humanos: nos serviços de recursos humanos, os controles de processo ajudam a gerenciar recrutamento, integração, gerenciamento de desempenho, processamento de folha de pagamento e conformidade com leis e regulamentos trabalhistas.
- Serviços de educação: Os controles de processo nas instituições de ensino garantem a qualidade dos programas educacionais, mantêm os padrões de credenciamento e atendem aos requisitos regulamentares.
A importância do controle de processos
Compreender a importância do controle de processo é vital na indústria moderna. É uma estratégia dinâmica que pode reduzir drasticamente os custos e eliminar erros. No entanto, para aproveitar ao máximo essas vantagens, é essencial que você mergulhe no coração da engenharia de controle de processo.
Abraçar o controle de processo é o primeiro passo para operações mais enxutas e sem erros. Não se trata apenas de economizar custos; trata-se de melhorar a qualidade geral de seus processos e tornar sua empresa mais competitiva, resiliente e adaptável no cenário de mercado em constante evolução. Lembre-se, no mundo do controle de processo, a importância nunca pode ser subestimada. É o ingrediente secreto para o sucesso do negócio.
Benefícios do Controle de Processo
A implementação de bons controles de processo pode trazer inúmeros benefícios para uma organização:
Também podemos encontrar benefícios na conformidade regulamentar, pois bons controles de processo ajudam as organizações a cumprir os padrões do setor, requisitos regulamentares e políticas internas. Isso é fundamental para manter uma reputação forte, evitar multas e garantir a conformidade legal.
Além disso, os controles de processo fornecem informações sobre o desempenho dos processos de negócios, permitindo a tomada de decisões orientada por dados. Isso permite que os executivos de nível C tomem decisões estratégicas informadas que impulsionam o crescimento e o sucesso da organização.
Por fim, ter bons controles de processo aumenta a responsabilidade, ajuda a estabelecer funções e responsabilidades claras, garantindo que os funcionários entendam suas tarefas e sejam responsabilizados por seu desempenho.
Riscos de controle de processo inadequado
No mundo da indústria e da tecnologia, entender e implementar o controle de processo é imperativo. Porém, não se trata apenas de saber definir o controle de processo, mas também de entender os riscos de não se ter um controle de processo adequado.
O controle inadequado do processo pode levar a vários problemas, incluindo ineficiências operacionais, paradas inesperadas, aumento de custos e aumento do risco de erros. Um processo de controle ruim pode permitir que pequenos problemas passem despercebidos, eventualmente se tornando problemas mais significativos.
Vamos ilustrar isso com um exemplo. Considere uma linha de produção onde o processo de controle deve ser monitorado ou ajustado de perto. Pequenas variações podem passar despercebidas, afetando gradativamente a qualidade do resultado. Em pouco tempo, isso pode resultar em recalls de produtos, imagem de marca manchada e clientes perdidos, o que aumenta os custos gerais.
A importância do controle do processo é realmente indispensável. É uma proteção contra possíveis contratempos, um driver de economia de custos e um impulsionador da eficiência operacional. Adotar um processo de controle eficiente é o segredo para manter suas operações funcionando sem problemas, reduzindo custos e eliminando erros. Não se trata apenas do “como”, mas também de entender o “porquê”. Portanto, se você deseja evitar os riscos acima, vale a pena embarcar no caminho do controle superior do processo.
Exemplos de Controle de Processo
Considere um processo de aquisição em que uma organização precisa automatizar aprovações para requisições de compra. Neste cenário, vários tipos de controles de processo podem ser implementados usando o Flokzu Suite BPM, garantindo o cumprimento das políticas internas e minimizando o risco de compras não autorizadas.
- Controles preventivos: Flokzu pode ajudar a definir e impor limites de aprovação com base no valor da solicitação ou na função do funcionário dentro da organização. Ao definir esses limites, o Process Engine garante que apenas pessoal autorizado possa aprovar requisições de compra dentro de sua autoridade designada. Isso minimiza o risco de aprovações não autorizadas e possíveis perdas financeiras.
- Controles de Detecção: O BPM Suite pode monitorar o processo de aprovação em tempo real, gerando relatórios e notificações quando ocorrem desvios ou exceções, como uma aprovação atrasada ou uma aprovação que excede os limites designados. Isso permite que os supervisores reconheçam e resolvam rapidamente quaisquer preocupações, garantindo que o procedimento permaneça em conformidade e eficaz.
- Controles corretivos: Se forem detectados desvios ou problemas, Flokzu pode ajudar a iniciar ações corretivas, como redirecionar a solicitação para o aprovador apropriado ou implementar etapas de revisão adicionais. Isso garante que quaisquer problemas sejam resolvidos rapidamente e evite que eles aconteçam novamente.
- Controles de Políticas: Um BPM Suite pode armazenar e gerenciar diretrizes, procedimentos e políticas relacionadas à aprovação de processos, tornando-os facilmente acessíveis aos funcionários. Isso garante que os colaboradores estejam cientes das regras e expectativas, promovendo o cumprimento e minimizando o risco de erros ou desvios.
Um BPM Suite low-code/no-code é particularmente relevante neste contexto, pois permite que usuários não técnicos, como analistas de negócios e donos de processos, projetam, implementam e gerenciam o processo de aprovação sem a necessidade de conhecimentos de programação. Isso permite que eles se apropriem do processo, façam alterações conforme necessário e garantam que os controles sejam efetivamente implementados e monitorados.
Controle de Processo com Flokzu
O Flokzu BPM Suite foi projetado para ajudar as organizações a implementar e gerenciar vários tipos de controle de processo em seus processos de negócios. Alguns dos principais controles de processo fornecidos pelo Flokzu Suite BPM incluem:
- Automatização de Fluxo de Trabalho (Workflow): Flokzu permite definir e automatizar fluxos de trabalho para diferentes processos, garantindo que as tarefas sejam executadas de forma padronizada e consistente. Isso funciona como uma medida de proteção, reduzindo a probabilidade de imprecisões e discrepâncias.
- Controle de acesso baseado em função Flokzu permite que você gerencie direitos de acesso e permissões com base em funções de usuário. Isso ajuda a estabelecer a segregação de funções, garantindo que apenas pessoas autorizadas possam realizar tarefas específicas.
- Monitoramento e análise em tempo real: Flokzu fornece recursos de monitoramento e análise em tempo real, permitindo que você rastreie os principais indicadores de desempenho (KPIs) e identifique gargalos ou desvios em seus processos. Isso serve como cobertura para a investigação, permitindo que você implemente ações corretivas quando necessário.
- Notificações e alertas: Flokzu pode gerar notificações e alertas quando eventos ou condições específicas são atendidas, como desvios de regras predefinidas ou tarefas pendentes que excedem uma determinada duração. Isso ajuda você a se manter informado sobre quaisquer problemas que exijam atenção.
- Gestão de Documentos: Flokzu permite armazenar, gerenciar e compartilhar documentos relacionados aos seus processos, garantindo que as informações relevantes sejam acessíveis e armazenadas com segurança.
- Processamento de versão e trilhas de auditoria: Flokzu oferece suporte a versões de processo e mantém trilhas de auditoria, fornecendo dados históricos e informações sobre alterações feitas em seus processos. Isso pode ajudar na análise da causa raiz e nos esforços de melhoria contínua.
- Conformidade: Flokzu pode ajudar a impor políticas internas, padrões da indústria e requisitos regulatórios automatizando verificações e validações de seus processos.
Deve-se observar que, embora o Flokzu forneça vários recursos de controle de processo, é essencial entender os requisitos específicos de sua organização e adaptar a implementação desses controles de acordo. Em alguns casos, instrumentos complementares ou sistemas interligados podem ser essenciais para atingir o grau ideal de regulação do processo.
Recursos sem código (no-code) para implementar bons controles
Os recursos sem código do Flokzu são precisamente relevantes para a implementação de bons controles de processo. Eles permitem que usuários não técnicos, como analistas de negócios, gerentes ou proprietários de processos, projetem, implementem e gerenciem processos de negócios e controles de processos sem a necessidade de experiência em programação. Isso pode levar a uma implementação mais rápida dos controles de processo e a uma colaboração mais eficaz entre as equipes de negócios e de TI.
No-code permite que as organizações implementem controles de processo mais rapidamente, eliminando a necessidade de codificação personalizada. Isso pode permitir que as organizações atinjam a conformidade, reduzam os riscos e melhorem a eficiência operacional em um período de tempo mais curto.
O complemento, flexibilidade e adaptabilidade também são cruciais. Os recursos no-code do Flokzu tornam mais fácil para os usuários modificar e adaptar processos e controles de processo à medida que os requisitos de negócios mudam ou novos regulamentos são introduzidos. Isso garante que a organização permaneça ágil e responsiva às necessidades em constante mudança.
Por fim, a implementação de controles de processo usando uma plataforma sem código pode reduzir os custos associados ao desenvolvimento e manutenção personalizados, pois usuários não técnicos podem gerenciar e atualizar processos sem a necessidade de recursos de TI especializados.
A importância de implementar seus próprios controles
Definir seus próprios controles de processo é um aspecto essencial para diferenciar sua organização da concorrência. Ao adaptar os controles do processo Flokzu às necessidades e objetivos específicos do seu negócio, você pode melhorar a eficiência, a eficácia e o desempenho geral de suas operações, destacando-se no mercado.
Uma das principais vantagens de adaptar seus protocolos de gerenciamento de processos personalizados é lidar com os diferentes riscos e obstáculos que seu estabelecimento enfrenta. Ao identificar e mitigar esses riscos, você pode minimizar possíveis interrupções e perdas, garantindo que seus negócios permaneçam resilientes em um ambiente competitivo.
Além disso, ao projetar controles de processo alinhados com as metas e estratégias de sua organização, você pode agilizar suas operações, reduzir o desperdício e otimizar a utilização de recursos. Isso pode levar a uma melhor produtividade e economia de custos, o que afeta diretamente seus resultados e aumenta sua vantagem competitiva.
Os controles de processo personalizados também ajudam a manter a conformidade com os regulamentos e padrões do setor que podem ser específicos da sua organização. Ao atender a esses requisitos, você pode evitar multas e penalidades dispendiosas, proteger sua reputação e conquistar a confiança de clientes e partes interessadas.
Mais um benefício de estabelecer controles de processo personalizados é que ele cultiva um ambiente de melhoria contínua em toda a sua instituição. Quando você avalia e refina regularmente seus processos e controles, algo que pode ser feito rapidamente usando os recursos sem código do Flokzu, você pode identificar novas oportunidades de inovação e crescimento, garantindo que sua empresa permaneça à frente e se adapte às mudanças nas condições do mercado.
Integração do Flokzu com outras ferramentas
Você pode integrar o Flokzu com outras ferramentas de controle específicas para melhorar os controles de processo e a eficácia geral. A integração do Flokzu com ferramentas externas pode ajudá-lo a expandir seus recursos, automatizar o compartilhamento de dados e simplificar vários aspectos de seus processos.
Flokzu oferece opções de integração por meio de Interfaces de programação de aplicativos (APIs) e webhooks, que podem ser usados para conectar-se a outras ferramentas de controle, aplicativos de software ou serviços de controle de processo.
Conclusão
O processo de controle desempenha um papel vital na administração dos processos empresariais, garantindo o desempenho contínuo e produtivo das atividades de uma empresa. A implementação de vários tipos de controles de processo, como controles preventivos, de detecção e corretivos, ajuda a gerenciar riscos, manter a conformidade e impulsionar a melhoria contínua.
O uso de um conjunto de BPM como o Flokzu pode simplificar a implementação de controles de processo, permitindo que usuários não técnicos projetem, gerenciem e monitorem processos com facilidade. Seus recursos sem código permitem que as organizações assumam seus processos e controles, levando a uma implementação mais rápida, custos mais baixos e melhor adaptabilidade. A integração do Flokzu com outras ferramentas e sistemas de controle aumenta ainda mais a eficácia de seus controles de processo, fornecendo uma abordagem mais abrangente e personalizada para gerenciar seus processos de negócios.
Personalizar os controles de processo para atender às necessidades e metas específicas de sua organização é essencial para se diferenciar dos concorrentes, garantir a resiliência e promover o crescimento e o sucesso a longo prazo.
Perguntas frequentes
Quais são exemplos de controle de processo?
O controle de processos é essencial em diversas indústrias, garantindo consistência, qualidade e eficiência nas operações. Por exemplo, os sistemas automatizados de controle de processo monitoram e ajustam as configurações do maquinário na fabricação para garantir a consistência do produto. Na indústria química, o controle de processo otimiza as reações químicas para os resultados desejados. Mesmo em nossas vidas diárias, empregamos o controle de processos inconscientemente. Por exemplo, decidir quanto alimento consumir com base em experiências passadas é uma forma de controle de processo preditivo. Portanto, os mecanismos de processo e controle são parte integrante dos contextos industriais e cotidianos.
O que se entende por controle de processo?
O controle de processo refere-se à capacidade de observar, manipular e orientar um processo para obter um resultado desejado, principalmente em diversas indústrias, para otimizar o desempenho e manter a qualidade do produto. Esta definição de controle de processo implica que é um sistema de monitoramento e intervenção para garantir que o processo seja mantido dentro de parâmetros pré-determinados. O uso do controle de processo melhora a eficiência, minimiza o erro humano, permite análises detalhadas e ajuda nas mudanças constantes na produção.
Quais são os tipos de controles em processo?
Os controles em processo são essenciais para garantir uma operação suave e manter os padrões de qualidade. Existem vários tipos de controles de processo, incluindo controles preventivos, de detecção, corretivos, físicos e administrativos. Os controles preventivos visam evitar possíveis problemas ou interrupções, enquanto os controles de detecção identificam e expõem os problemas existentes. Controles corretivas são implementadas para corrigir problemas identificados e restaurar a eficiência do processo. Os controles físicos envolvem barreiras concretas que limitam o acesso e protegem os ativos, enquanto as regras administrativas incluem políticas, diretrizes e procedimentos a serem seguidos dentro de uma organização para manter a funcionalidade consistente.
Quais são os 4 conceitos básicos de controle de processos?
Os quatro conceitos básicos de controle de processo giram em torno da gestão e otimização dos processos industriais para garantir eficiência, qualidade e segurança. Esses incluem:
- Medição: Colete dados precisos e contínuos sobre as variáveis do processo, como temperatura, pressão e vazão para monitorar as operações em tempo real.
- Algoritmo de controle: implementa regras ou lógica para analisar os dados coletados e decidir os ajustes necessários para manter as condições de processo desejadas.
- Acionamento: Executa alterações no processo através de dispositivos de controle, como válvulas ou bombas, dependendo da saída do algoritmo de controle.
- Loop de feedback: Monitore e ajuste continuamente o processo com base no desempenho dos ajustes anteriores, mantendo condições de processo estáveis e ideais.
Esses quatro conceitos básicos de controle de processo formam a base para soluções de controle de automação, que envolvem o uso de tecnologia avançada para orquestrar, gerenciar e otimizar processos industriais.
