Introdução
No cenário complexo do gerenciamento de processos de negócios, uma coisa é clara: um tamanho único não serve para todos. Os processos reais variam em natureza e complexidade e requerem ferramentas específicas para maximizar a eficiência. Para alguns, uma solução ágil e visual como o Kanban pode ser a resposta, facilitando a colaboração e a visualização do fluxo de trabalho. Para outros, especialmente em ambientes de negócios onde a complexidade e a escalabilidade são imperativas, uma abordagem mais rigorosa como o BPM (Business Process Management) é essencial.
Neste artigo, exploraremos minuciosamente duas abordagens proeminentes: Flokzu, um poderoso conjunto de BPM, e uma série de ferramentas Kanban junto com outras alternativas. Flokzu emergiu como líder em gerenciamento de processos complexos, oferecendo uma solução abrangente que aborda os desafios de negócios mais complexos. No entanto, é útil reconhecer que para processos mais simples, com participantes limitados, ferramentas Kanban como Monday e Trello, bem como soluções como Asana e Airtable, podem fornecer uma resposta eficaz a curto prazo.
Ao longo destas páginas, detalharemos os cenários ideais para cada abordagem e forneceremos uma análise detalhada de suas capacidades e limitações. Da simplicidade do Kanban à robustez do BPM, cada ferramenta tem o seu lugar no arsenal de gestão de processos. Neste artigo, tentamos fornecer a clareza e a orientação necessárias para tomar decisões informadas sobre qual solução melhor se alinha às necessidades da sua organização.
Flokzu em Ação
Flokzu, um Business Process Management Suite (BPMS) excepcionalmente poderoso, distingue-se pela sua capacidade de abordar uma ampla gama de processos, desde os mais complexos até os mais simples e lineares.
Processos simples, soluções poderosas
O valor da automação em processos que parecem simples e lineares é frequentemente subestimado. No entanto, nesses cenários Flokzu também brilha. Imagine um processo em que cada tarefa é executada sequencialmente, uma após a outra, seguindo um fluxo lógico e claro. À primeira vista, este tipo de processo pode parecer simples e fácil de controlar manualmente. No entanto, é aqui que Flokzu prova o seu valor.
Tomemos, por exemplo, o processo de solicitação de licenças. À primeira vista, pode parecer uma operação simples. O funcionário envia a solicitação, o supervisor aprova e então o registro de presença é atualizado. No entanto, na prática, mesmo os processos mais lineares como este podem tornar-se confusos e propensos a erros quando geridos manualmente.
Uma vantagem inigualável de uma ferramenta de processo é dar visibilidade ao processo, suas regras, caminhos possíveis, de forma clara e intuitiva para todos que precisam conhecê-lo.
Ao implementar este processo no Flokzu, cada etapa torna-se clara, mensurável e controlável. As notificações automáticas garantem que ninguém se esqueça da sua responsabilidade e os prazos sejam cumpridos. Além disso, o histórico detalhado de cada tarefa fornece rastreabilidade completa, o que significa que você pode revisar quem fez o quê e quando, a qualquer momento..
Mas a maior vantagem revela-se à medida que este processo evolui. Com Flokzu, a otimização não é apenas uma possibilidade, é uma promessa cumprida. Pequenas melhorias podem ser implementadas facilmente e sem interrupção, garantindo que mesmo os processos mais simples permaneçam eficientes e eficazes ao longo do tempo.
A importância dos processos formais, mesmo que simples
Mesmo em aparentes simplicidades, como a solicitação de afastamentos, a formalização e modelagem de processos desempenham papel crucial na gestão organizacional. Vejamos por quê:
Clareza e Consistência
Formalizar um processo simples significa estabelecer um padrão claro e uniforme. Todos os envolvidos entendem as etapas, responsabilidades e prazos. Isso garante que cada solicitação de licença seja tratada de forma consistente, independentemente de quem estiver no comando.
Escalabilidade sem atrito
À medida que a organização cresce, o número de solicitações provavelmente também aumentará. Um processo formalizado é facilmente escalável. Não importa se você tem 10 ou 1000 funcionários, cada um segue o mesmo fluxo de trabalho, garantindo uma gestão eficiente e tranquila.
Conformidade Regulatória e Legal
Em ambientes de negócios, a conformidade com regulamentos e políticas é essencial. Um processo formalizado garante que cada etapa atenda aos requisitos legais e regulamentares relevantes. Isso fornece uma camada de proteção para a empresa e para os funcionários.
Adaptação às mudanças futuras
À medida que as necessidades dos negócios evoluem, é inevitável que os processos também evoluam. Por ter um modelo formal, as mudanças são introduzidas de forma estruturada e controlada. Você pode avaliar o impacto, comunicar atualizações e garantir que todos estejam cientes das mudanças.
Integração Simplificada
Quando novos membros ingressam na equipe, ter um processo formalizado facilita muito a integração. Não há confusão sobre o que se espera deles ou de outros. O processo está claramente delineado e pronto para ser seguido.
Análise e Melhoria Contínua
Um processo formalizado fornece uma base sólida para coleta de dados e medição de desempenho. Isso permite identificar áreas de melhoria e otimização. Com dados concretos em mãos, as decisões são baseadas em fatos e não em suposições.
No universo da gestão de processos, as ferramentas baseadas em Kanban oferecem uma perspectiva visual e ágil para a organização de tarefas e fluxos de trabalho. A seguir, exploraremos como seria o processo de solicitação de férias usando essa abordagem e, em seguida, nos aprofundaremos em duas alternativas populares: Monday.com e Trello.
Alternativas baseadas em Kanban
Processo de férias em Kanban
Em um quadro Kanban, o processo de solicitação de férias seria representado da seguinte forma:
A implementação deste dashboard dependerá da ferramenta escolhida, mas será sempre baseada na movimentação dos cartões de uma etapa para outra, sem regras ou controles de negócio, como pode ser visto na ilustração a seguir.
A movimentação dos cartões é manual e sem considerar ou respeitar regras de negócio. Ou seja, caberá à pessoa movimentar o cartão para a coluna correta, e não uma regra formal da organização.
Da mesma forma, é óbvio perceber que em um processo que possui muitas etapas, o controle e monitoramento das tarefas em um esquema Kanban torna-se extremamente complexo e sujeito a erros.
Embora algumas ferramentas suportem automação, como “Mova o cartão para a coluna X se a condição Y acontecer”, esta configuração é complicada e pouco visível, pois não é vista em um diagrama de processo, sem ser configurada dentro da ferramenta. Não é programação, mas é semelhante do ponto de vista de que as regras de negócio são muito difíceis de identificar e manter no futuro quando precisam de ser alteradas.
Vamos analisar com mais profundidade três dos mais difundidos: Trello, Monday.com e Asana.
Monday.com
Monday.com é uma plataforma de trabalho em equipe e gerenciamento de projetos que organiza tarefas e facilita a colaboração empresarial.
Benefícios:
- Interface visual e intuitiva: Monday.com oferece uma experiência de usuário visualmente atraente, facilitando a compreensão e o acompanhamento dos processos.
- Personalização Avançada: Permite um elevado grau de personalização, adaptando-se aos requisitos específicos da organização.
- Colaboração eficaz: Incentiva a colaboração e a comunicação entre os membros da equipe.
Limitações:
- Inviável para processos complexos: à medida que os processos se tornam mais complexos, Monday.com pode não ser tão adequado como uma solução de BPM. É impossível modelar fluxos condicionais, paralelos ou exclusivos, com alertas, interrupções, etc.
- Não é fácil incluir regras de negócio para a movimentação de cartões entre etapas. Por exemplo, se tivermos uma regra na nossa organização que diz “todas as licenças superiores a 30 dias devem ser aprovadas pelo Gestor”, não podemos formalizá-la e temos a certeza de que será sempre aplicada. Dependerá de cada pessoa avaliar a licença solicitada, enviar ou não ao Gestor.
- Gerenciamento de versões de processos. À medida que a nossa empresa cresce, os processos terão de evoluir, pelo que novas versões de processos terão de ser definidas, testadas e, por fim, disponibilizadas. Além disso, este procedimento e sua trilha de auditoria serão importantes para um auditor.
Trello
Trello é uma plataforma visual de gerenciamento de projetos que organiza tarefas em cartões para equipes, facilitando a colaboração.
Benefícios:
- Simplicidade de Uso: É muito fácil de configurar e usar, sendo ideal para equipes que buscam uma solução rápida e simples.
- Flexibilidade: Trello permite adaptar-se a diferentes tipos de processos.
- Integrações Abundantes: Possui uma ampla gama de integrações com outras ferramentas populares.
Limitações:
- Informalidade: Não é possível definir um diagrama de processo para garantir que ele funcione sempre da mesma forma (por exemplo com um diagrama BPMN)
- Escalabilidade Limitada: À medida que a organização cresce e há muitas instâncias de processos em andamento, os cartões Trello tornam-se complicados e inutilizáveis.
Falta de visibilidade: À medida que os processos se tornam mais complexos, o Trello não oferece uma forma gráfica de visualizá-los, analisá-los e discuti-los para melhorias.
Asana
Asana é uma plataforma especializada de gerenciamento de projetos, projetada para ajudar as organizações a planejar, organizar e acompanhar projetos e suas tarefas.
Benefícios:
- Colaboração transparente: a Asana facilita a colaboração em equipe, fornecendo um espaço centralizado para comunicação e gerenciamento de tarefas.
- Acompanhamento Eficaz: Oferece uma ampla variedade de ferramentas para acompanhar de perto o progresso e o status dos projetos.
- Integrações versáteis: integra-se facilmente com uma ampla variedade de ferramentas de produtividade e software empresarial.
Limitações:
- Gerenciamento de processos menos estruturados: embora o Asana seja ótimo para gerenciamento de tarefas, pode ser menos adequado para fluxos de trabalho altamente estruturados e formalizados.
- Não é adequado para processos de outras áreas (como RH por exemplo), pelo que o seu âmbito se limita à execução de projetos, o que requer a incorporação de outra ferramenta diferente.
- Impossibilidade de diagramar graficamente os processos, para documentá-los, discuti-los com a equipe, apresentá-los a um auditor externo, etc.
Resumindo Kanban vs BPM
Comparado ao Flokzu, tanto Monday.com quanto Trello e Asana se destacam pela simplicidade de uso. Porém, quando se trata de processos da vida real, que possuem complexidade, fluxos condicionais, alertas, versionamento, etc., eles ficam aquém.
Um corolário importante é que uma vez que uma ferramenta como Trello, Monday.com ou Asana esteja em uso e os usuários se acostumem com ela, é muito difícil mudar. Isto leva a um problema de médio prazo difícil de resolver, quando é óbvio que é necessária uma ferramenta mais poderosa, mas a necessária gestão da mudança é cara e demorada.
Se pensamos que a nossa organização vai crescer, e que vamos incorporar pessoas e novos processos, é aconselhável utilizar, desde o primeiro dia, uma solução de gestão de processos que seja robusta, poderosa e que acompanhe o crescimento a longo prazo .
Ferramentas para construir aplicativos
Nessa jornada pelas ferramentas de gestão de processos, não podemos deixar de lado dois importantes players: Airtable e Bubble. Embora não estejam diretamente relacionados ao gerenciamento de processos, merecem destaque especial pela capacidade de construir aplicações customizadas.
Airtable
Airtable é uma plataforma que permite criar bancos de dados personalizados e flexíveis. Embora ofereça grande versatilidade para gerenciamento de dados, a construção de aplicativos inteiros em Airtable geralmente requer um alto grau de conhecimento técnico. Além disso, o tempo necessário para desenvolver um aplicativo no Airtable pode ser considerável.
Bubble
O Bubble se apresenta como uma ferramenta de desenvolvimento de aplicativos sem a necessidade de codificação. No entanto, a sua curva de aprendizagem é acentuada e é necessário um nível substancial de conhecimento técnico para criar aplicações complexas. Construir um aplicativo no Bubble também pode ser um processo lento e desafiador.
Especialização em Gestão de Processos
É aqui que Flokzu se diferencia significativamente. Projetado especificamente para gerenciamento de processos, o Flokzu é acessível até mesmo para analistas de negócios sem experiência técnica. Permite modelar, automatizar e medir processos de forma eficiente e rápida, sem a necessidade de se aprofundar na programação ou realizar configurações técnicas complexas como as exigidas em Airtable e Bubble.
Além disso, é fundamental destacar que a construção manual de aplicações, seja em Airtable, Bubble ou outras plataformas, costuma ser um processo lento e trabalhoso. Requer um investimento significativo de tempo e recursos. Além disso, manter esses aplicativos personalizados pode ser caro e complexo à medida que as necessidades dos negócios evoluem.
Por fim, é importante enfatizar que nenhuma aplicação construída manualmente será capaz de igualar a qualidade, o poder e a confiabilidade de um BPM como o Flokzu na automatização de processos de negócios. Os BPMs são projetados especificamente para esta tarefa e oferecem uma solução robusta e comprovada para um gerenciamento eficaz de processos.
Leitura adicional: Desenvolvimento de software versus uso de um pacote BPM
Conclusões
Ao longo desta exploração de diversas ferramentas de criação de aplicativos, processos e gerenciamento de tarefas, fica claro que a seleção da plataforma certa depende em grande parte das necessidades e capacidades específicas de uma organização.
Flokzu surge como uma solução altamente eficaz e acessível para automação de processos de negócios. Sua abordagem centrada no usuário, combinada com uma interface intuitiva, permite que os analistas de negócios modelam e gerenciem processos de forma eficiente, sem a necessidade de profundo conhecimento técnico.
Em contrapartida, ferramentas como Airtable e Bubble oferecem flexibilidade e customização, mas com alto custo em complexidade e tempo de desenvolvimento. Exigem um nível significativo de competências técnicas e podem envolver desafios consideráveis em termos de manutenção e escalabilidade a longo prazo.
Por outro lado, plataformas como Monday.com, Trello e Asana são valiosas para gerenciamento de projetos e colaboração em equipe. No entanto, eles são projetados para uma finalidade diferente e não fornecem o mesmo poder e flexibilidade que um BPM como o Flokzu quando se trata de automação de processos da vida real e gerenciamento rigoroso de fluxo de trabalho.
Em última análise, a escolha entre estas ferramentas deve ser cuidadosamente considerada com base nos objetivos, orçamentos e requisitos específicos de cada organização. Flokzu se destaca como a alternativa que equilibra o poder de um BPM com acessibilidade para usuários empresariais, oferecendo uma solução abrangente e eficaz para gestão de processos de negócios.
