Automação do Gerenciamento de Projetos

O que é gerenciamento de projetos?

É um processo que visa organizar, planejar e implementar um projeto para produzir resultados específicos. A coordenação de recursos, tarefas e cronogramas é necessária para garantir que as entregas sejam entregues no prazo e dentro do orçamento. O gerenciamento de projetos é vital para organizações de todos os tamanhos para gerenciar e garantir o sucesso de um projeto.

No mundo acelerado de hoje, a automação do gerenciamento de projetos está se tornando cada vez mais importante. Ajuda as empresas a otimizar seus procedimentos e aumentar a eficiência. Flokzu é uma das plataformas que oferece automação de gerenciamento de projetos. Ajudamos as empresas a automatizar seus fluxos de trabalho e gerenciar projetos com mais eficiência.

Habilidades de gerenciamento de projetos

Para gerenciar um projeto de forma eficaz, é preciso possuir várias habilidades. Existem várias habilidades que são essenciais para um grande gerente de projetos (Project Manager), entre elas:

1. Liderança, para liderar e motivar uma equipe para trabalhar em conjunto para alcançar os objetivos do projeto.
2. O sucesso do projeto depende de uma comunicação eficaz, e um gerente de projeto deve ser capaz de interagir com os membros da equipe, partes interessadas e financiadores.
3. Um gerente de projeto deve ser extremamente organizado e capaz de gerenciar muitos projetos, prazos e recursos.
4. Planejamento e programação, desenvolvendo cronogramas e estabelecendo prazos realistas.
5. Gestão de riscos, identificar e fazer planos de contingência para evitar perdas.
6. Gestão orçamentária, previsão, monitoramento e controle dos recursos financeiros de um projeto ou empresa. Ele garante que os fundos sejam alocados de forma eficiente e eficaz, ajudando a alcançar objetivos dentro de restrições financeiras definidas.
7. Resolução de problemas, incluindo a capacidade de reconhecer e lidar com problemas de forma rápida e eficiente para manter o projeto dentro do cronograma.
8. Flexibilidade os projetos podem mudar rapidamente, portanto, você precisa ser flexível e adaptável para poder mudar facilmente de direção, se necessário.
9. Conhecimento técnico: dependendo do projeto, um gerente de projeto pode precisar ter um bom entendimento dos aspectos técnicos do projeto para gerenciá-lo com eficácia.

Os fundamentos do gerenciamento de projetos envolvem os seguintes conceitos-chave:

1. Escopo do projeto: define os objetivos, entregas e tarefas que devem ser concluídas para atender aos objetivos do projeto. O escopo visa manter o projeto no ritmo e dentro do orçamento.
2. Planejamento do projeto: envolve a definição de metas do projeto, definição de tarefas, definição de prazos, alocação de recursos e elaboração de um roteiro detalhado. Este plano estratégico orienta a equipe para a conclusão bem-sucedida do projeto.
3. Execução do projeto: envolve a implementação dos planos do projeto, coordenação dos recursos e trabalho direto nas entregas. É uma fase crítica onde os resultados esperados do projeto começam a se materializar.
4. Gerenciamento de riscos: inclui a identificação, avaliação e controle das incertezas que podem afetar os objetivos de um projeto. Inclui o desenvolvimento de estratégias para minimizar possíveis impactos negativos, garantindo assim um andamento mais suave do projeto e aumentando a probabilidade de conclusão bem-sucedida.
5. Comunicação eficaz: é a troca de informações clara, concisa e precisa de forma compreensível e acionável. Para garantir que todos estejam na mesma página, os gerentes de projeto precisam se comunicar de forma eficaz e frequente com as partes interessadas, membros da equipe e fornecedores.
6. Controle de qualidade: Envolve monitorar e avaliar o trabalho que é executado para garantir que ele atenda aos requisitos e padrões do projeto.
7. Encerramento do Projeto: Inclui a conclusão de todas as tarefas do projeto, documentando as lições aprendidas, liberando recursos e fornecendo as entregas finais às partes interessadas. É uma forma formal de significar a conclusão bem-sucedida do projeto.

Ao aderir a esses princípios, você pode garantir que os projetos sejam concluídos com sucesso, levando em consideração todos os acordos.

As 5 etapas do processo de gerenciamento de projetos

Podemos identificar cinco etapas básicas, que, em maior ou menor grau, aparecem em todas as metodologias e literatura sobre gerenciamento de projetos:

Passo 1: Introdução

Inicialmente, o processo de gerenciamento do projeto é determinado, definindo objetivos e determinando a viabilidade. Durante esta fase, as partes interessadas do projeto são identificadas, a equipe se reúne e o plano do projeto é criado.

Passo 2: Planejamento

Nesta fase é elaborado um plano de projeto completo, que contém um resumo dos trabalhos a realizar, cronogramas, orçamentos, recursos, gestão de riscos e planos de comunicação. O plano do projeto fornece um roteiro para todo o projeto e é usado para orientar a execução do projeto.

Passo 3: Execução

Esta é a fase em que o trabalho real do projeto é feito, onde a equipe do projeto trabalha para concluir as tarefas identificadas no plano do projeto. Durante esta fase, o progresso é monitorado e quaisquer problemas que surjam são tratados para manter o projeto nos trilhos.

Passo 4: Monitoramento e controle

Nesta fase, o progresso é medido em relação ao plano do projeto e quaisquer mudanças necessárias são identificadas e gerenciadas. Isso inclui monitorar o cronograma, o orçamento e a qualidade do projeto para garantir que o projeto atenda aos seus objetivos.

Passo 5: Encerramento

O projeto é concluído durante esta fase de gerenciamento do projeto e as entregas finais são entregues às partes interessadas. A equipe do projeto avalia o progresso e qualquer aprendizado é documentado para futuras iniciativas. Esta fase também inclui o fechamento das contas do projeto, a dissolução da equipe do projeto e a celebração do sucesso do projeto.

Naturalmente, o papel do gerente de projetos é fundamental para a visão geral do gerenciamento de projetos. É responsável por supervisionar a execução de todas as etapas, bem como aplicar as medidas corretivas necessárias e garantir o alinhamento de todas as partes envolvidas (principalmente a alta direção), com os objetivos do projeto.

6 estruturas (frameworks) que podem ajudar a orientar o gerenciamento de projetos

Existem vários frameworks e melhores práticas, então aqui estão as principais dicas de gerenciamento de projetos.:

1. Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos (PMBOK, Project Management Body of Knowledge): é uma terminologia padrão de diretrizes para gerenciamento de projetos. Publicado pelo Instituto de Gerenciamento de Projetos (PMI, Project Management Institute), é um guia abrangente que descreve as melhores práticas, processos e metodologias para o gerenciamento eficaz de projetos. É mundialmente reconhecida e amplamente utilizada por profissionais de diversos setores.
2. Ágil: uma abordagem que promove flexibilidade, cooperação e melhoria contínua. É particularmente útil no desenvolvimento de software, onde os requisitos mudam frequentemente e o processo de desenvolvimento deve ser adaptável.
3. PRINCE2 (Projetos em Ambientes Controlados): Uma abordagem popular no Reino Unido e na Europa. Ele fornece uma abordagem estruturada para gerenciamento de projetos e é baseado nos princípios de planejamento baseado em produtos, gerenciamento de riscos e controle de mudanças.
4. Scrum: uma estrutura para organizar e terminar projetos complicados. Baseia-se nos ideais “Agile” de cooperação, adaptabilidade e desenvolvimento contínuo. Tem sido particularmente bem sucedido no desenvolvimento de software (site oficial da Scrum)
5. Método do caminho crítico (CPM, Critical Path Method): uma maneira antiga, mas ainda construtiva, de identificar o caminho crítico de um projeto usando um diagrama de rede. É importante seguir a sequência das tarefas sem quebrar prazos para que o projeto seja concluído no prazo. (Esta é uma ótima fonte sobre CPM)
6. Gerenciamento de valor agregado (EVM, Earned Value Management): uma técnica que integra medições de escopo, cronograma e desempenho de custos. Fornece uma maneira de medir o desempenho do projeto e prever os resultados do projeto (saiba mais sobre EVM aqui)

Claro, existem mais estruturas e conjuntos de melhores práticas. Em última análise, cada organização e cada gerente de projeto terá que avaliar quais se adequam melhor às necessidades do projeto.

Como não há duas organizações, nem dois projetos, nem dois diretores iguais, adaptar a metodologia e as práticas a cada situação particular é fundamental para o sucesso do projeto.

Dicas importantes para um gerenciamento de projetos bem-sucedido

Se tivéssemos que escolher e resumir 5 dicas específicas e breves para maximizar a probabilidade de sucesso em um projeto, seriam:

1. Defina claramente as metas e os objetivos do seu projeto. Certifique-se de que todos os participantes do projeto estejam cientes de suas responsabilidades e entendam os resultados esperados e as métricas de sucesso do projeto.
2. Crie um plano de projeto completo que descreva as tarefas, datas, recursos e orçamento do projeto. Para se manter organizado e medir o progresso, use um aplicativo de gerenciamento de projetos.
3. A comunicação eficaz, uma habilidade vital para o sucesso dos negócios, depende de clareza e adequação. Mantenha as partes interessadas informadas sobre o andamento do projeto, mudanças no escopo ou no cronograma e quaisquer problemas que surjam. Isso implica usar uma linguagem simples e compreensível e selecionar a plataforma de comunicação mais adequada para transmitir informações.
4. Identifica possíveis dificuldades do projeto e cria um plano de gerenciamento de riscos para mitigá-las. Revise regularmente o plano e ajuste-o conforme necessário para ficar por dentro dos possíveis problemas.
5. Verifique se o projeto atende aos padrões de qualidade esperados pelos interessados. Certifique-se de que haja controle de qualidade suficiente para garantir que os resultados finais atendam ou superem as expectativas.

Por que usar FLOKZU + BD SOLUTIONS PRO para gerenciamento de projetos?

Um projeto pode ser visto como um processo e pode ser gerenciado usando o Business Process Management (BPM). Um BPM Suite é um conjunto de ferramentas de software que podem ser usadas para projetar, modelar, executar, monitorar e otimizar processos de negócios, incluindo processos de gerenciamento de projetos.

O BPM Suite pode fornecer vários benefícios ao gerenciar um projeto. Por exemplo, pode ajudar:

• Visualize o processo do projeto: Usando um BPM Suite, você pode criar diagramas de processo que fornecem uma visão clara e intuitiva das etapas de gerenciamento de um projeto e ajudam as partes interessadas a entender como o projeto será executado.
• O BPM Suite pode monitorar a execução do projeto usando indicadores-chave de desempenho (KPIs)históricos e em tempo real para identificar gargalos e ineficiências que estão impedindo o progresso e permitir que os gerentes de projeto tomem ações corretivas.
• Um BPM Suite automatiza tarefas rotineiras, reduzindo a carga de trabalho dos membros da equipe do projeto, permitindo que eles se concentrem em atividades mais críticas.
• A colaboração é aprimorada ao oferecer uma plataforma única para os membros da equipe do projeto compartilharem informações, interagirem e colaborarem.
• Reduza erros e evite atrasos, pois um processo automatizado pode incluir formulários inteligentes com validadores e regras de negócios que evitam comportamentos indesejados.

Processos mais usados:

Existem vários recursos típicos de um BPM Suite que são muito úteis quando um projeto é automatizado. Aqui estão alguns aos quais você deve prestar atenção especial:

• Data de conclusão da tarefa. Em um processo de negócio automatizado em um BPM Suite, é possível definir uma data de conclusão para cada tarefa. Essa data de conclusão pode ser relativa à data em que a tarefa foi criada (por exemplo, 3 dias após a atribuição da tarefa a um usuário); ou pode ser absoluto (por exemplo, 15 de janeiro, independentemente de quando a tarefa foi atribuída).
• Também é possível definir que a data de conclusão da tarefa é calculada a partir do início do processo (e não da atribuição de uma determinada tarefa). Isso é muito útil para projetos que possuem prazo definido e imutável, de modo que, se houver atrasos em algumas tarefas, eles devem ser recuperados nas seguintes. Exemplo real: Dado um processo de promoção de marketing, o prazo é 15 de dezembro para ter a mercadoria antes do Natal. E então todas as tarefas vencerão com base nessa data (independentemente de quando cada tarefa é atribuída).
• Escalação de tarefas: Caso uma tarefa não seja concluída no prazo, o BPM Suite pode reatribuir automaticamente essa tarefa a outra pessoa (escalar, por exemplo), para evitar atrasos no projeto.
• A capacidade de adicionar comentários de várias pessoas a uma tarefa facilita a coleta de todas as informações relevantes em um só lugar. Mesmo que não sejam dados formais, são informações úteis. Além disso, é útil ter essas informações de forma histórica, por exemplo, para saber por que uma determinada decisão foi tomada. 
• Usando uma notação padrão como BPMN para a modelagem do processo que os projetos devem seguir, permite a formalização desse conhecimento, além de permitir que ele seja compartilhado, comentado e aprimorado. Observe que em alguns projetos isso pode ser muito inflexível e deve ser avaliado caso a caso. 
• Por outro lado, ter um processo formal e definido para os projetos garante que todos sejam executados dessa forma, sem desviar do rumo esperado. Novamente, isso pode funcionar muito bem para alguns projetos, mas ser inadequado para outros que exigem mais flexibilidade. 
• Do ponto de vista da auditoria, o BPM Suite acompanhará toda a instância de proceso. Quem iniciou o projeto, quem concluiu cada tarefa, quais decisões foram tomadas, quanto tempo demorou, etc. Esta informação será muito benéfica para um auditor!

Detratores do Gerenciamento de Projetos

Embora o gerenciamento de projetos tenha muitos defensores, também existem alguns detratores que argumentam que pode ser muito burocrático e demorado, com foco excessivo em processos e documentação. Alguns acreditam que o gerenciamento de projetos pode sufocar a criatividade e a inovação e que o foco no cumprimento de prazos e restrições orçamentárias pode comprometer a qualidade. No entanto, muitas dessas críticas podem ser abordadas com a implementação de metodologias de gerenciamento de projetos ágeis e flexíveis e fomentando uma cultura de melhoria e aprendizado contínuos.

Em nossa experiência na Flokzu com empresas de todo o mundo, tanto em projetos de implantação de software quanto na transformação digital das organizações, ter uma metodologia de gestão de projetos tem gerado resultados imbatíveis. Embora seja verdade que implique uma sobrecarga de trabalho e uma função específica com os custos associados (o gestor do projeto), os benefícios são evidentes e a probabilidade de sucesso do projeto aumenta significativamente, como veremos a seguir.

Índices de sucesso do projeto

Quantos projetos terminam no prazo, quantos atrasam e quantos são cancelados? É difícil dar uma resposta precisa a essa pergunta, pois as taxas de sucesso do projeto podem variar muito, dependendo do setor, do tipo de projeto e de outros fatores. No entanto, a pesquisa do Instituto de Gerenciamento de Projetos (PMI) sugere que as taxas de sucesso do projeto melhoraram nos últimos anos. De acordo com o relatório Pulse of the Profession de 2020, 69% dos projetos foram concluídos no prazo e dentro do orçamento em 2019, acima dos 51% em 2018. O relatório também constatou que 11% dos projetos foram cancelados em 2019, enquanto 20% excederam seu orçamento original e 23% perderam o prazo original.

Vale a pena notar que esses números são baseados em uma pesquisa com profissionais de gerenciamento de projetos e podem não representar toda a gama de resultados do projeto. O sucesso de um projeto pode depender de muitos fatores, incluindo a abordagem de gerenciamento de projetos utilizada, a tecnologia disponível para gerenciar o projeto, o nível de envolvimento das partes interessadas, a disponibilidade de recursos humanos e a capacidade de gerenciar riscos e se adaptar às circunstâncias em constante mudança. .

O futuro da automação do gerenciamento de projetos

A disciplina de gerenciamento de projetos tem um futuro promissor. A necessidade de gerenciamento de projetos eficaz está aumentando à medida que os negócios continuam a se tornar mais complexos e globais. As empresas dependem cada vez mais de projetos para impulsionar a inovação, alcançar objetivos estratégicos e se manter competitivas no mercado. 

A disciplina de gerenciamento de projetos também se expandiu para incluir novas abordagens, ferramentas e tecnologias que podem ajudar as empresas a gerenciar projetos com mais eficiência e eficácia.

Além disso, a pandemia do COVID-19 acelerou a necessidade de transformação digital, trabalho remoto e novas formas de colaboração. O gerenciamento de projetos tornou-se mais crítico do que nunca para ajudar as organizações a enfrentar esses desafios e se adaptar a um ambiente de negócios em rápida mudança.

Além disso, a demanda por profissionais de gerenciamento de projetos continua a crescer, com um número crescente de empresas buscando gerentes de projeto certificados. O Project Management Institute (PMI) estima que haverá mais de 22 milhões de cargos de gerenciamento de projetos criados até 2027, com um valor projetado de US$ 6,6 trilhões em atividade econômica.

A próxima geração de software de gerenciamento de projetos

A próxima geração de software de gerenciamento de projetos provavelmente se concentrará nas seguintes áreas principais:

1. Suporte ao gerenciamento de processos: Conforme mencionado acima, existem vários recursos típicos de um BPM Suite que são extremamente úteis para o gerenciamento de projetos. As ferramentas de gerenciamento de projetos e processos compartilharão cada vez mais recursos para que as organizações possam escolher um ou outro dependendo do ajuste às suas necessidades específicas. O software de gerenciamento de projetos também permitirá que as equipes personalizem seus fluxos de trabalho e procedimentos para atender aos seus requisitos específicos.
2. Colaboração e comunicação: o futuro software de gerenciamento de projetos provavelmente incluirá recursos mais avançados de colaboração e comunicação, como mensagens em tempo real e videoconferência.
3. Inteligência artificial e automação: IA e automação desempenharão um papel maior no software de gerenciamento de projetos, ajudando a automatizar tarefas de rotina (por exemplo, usando RPA), fornecendo informações sobre o desempenho do projeto e identificando possíveis problemas e riscos.
4. Integração com outras ferramentas e plataformas: O software de gerenciamento de projetos precisará se integrar a uma ampla gama de outras ferramentas e plataformas, como CRM, ERP, sistemas financeiros e estruturas de gerenciamento de projetos, para fornecer uma experiência integrada e contínua.
5. Acesso móvel e remoto: à medida que o trabalho remoto se torna mais prevalente, o software de gerenciamento de projetos precisará fornecer recursos robustos de acesso móvel e remoto, permitindo que os membros da equipe acessem e colaborem em projetos de qualquer lugar, qualquer dispositivo e, além disso, de forma assíncrona.

Perguntas frequentes

O que é gerenciamento de projetos?

O gerenciamento de projetos é o processo estruturado para iniciar, planejar, executar, controlar e encerrar um projeto. Siga um guia de gerenciamento de projetos para garantir que as atividades sejam concluídas no prazo, dentro do orçamento e para a satisfação das partes interessadas. A gestão de projetos de TI implica também o alinhamento dos elementos técnicos com os objetivos do negócio, a gestão do desenvolvimento de software e a implementação de serviços de TI. É uma disciplina estratégica que impulsiona a eficiência, agrega valor e incentiva a conclusão bem-sucedida do projeto.

Como gerenciar um projeto?

Para gerenciar um projeto de forma eficaz, siga uma abordagem estruturada que inclua a definição de objetivos claros, a criação de um plano de projeto detalhado, a montagem de uma equipe qualificada e o uso das ferramentas de gerenciamento de projetos de TI apropriadas. É crucial estabelecer e manter canais de comunicação abertos, monitorar o progresso e adaptar o plano. O gerenciamento de tarefas do projeto envolve atribuir responsabilidades, definir prazos, acompanhar o progresso e resolver quaisquer problemas que surjam para garantir que o projeto permaneça dentro do cronograma e atinja seus objetivos.

Como iniciar um projeto?

Iniciar um novo projeto envolve seguir as diretrizes de gerenciamento de projetos. Inicialmente, define metas e objetivos de gerenciamento de projetos. Em seguida, identifique as partes interessadas e forme uma equipe de projeto. Desenvolva um plano de projeto abrangente detalhando tarefas, cronogramas e alocação de recursos. Depois de aprovado, inicie o projeto, monitore o progresso, ajuste conforme necessário e garanta a comunicação regular. Por fim, quando o projeto estiver concluído, avalie seu sucesso.

Como ser um gerente de projetos eficaz?

A melhor maneira de gerenciar projetos como um gerente de projeto eficaz é por meio de comunicação clara, planejamento estratégico e adaptabilidade. Crie um plano de projeto detalhado, defina expectativas realistas e delegue tarefas com eficiência. Monitore regularmente o progresso do projeto e esteja aberto a quaisquer ajustes necessários. Construa relacionamentos fortes com sua equipe e partes interessadas, incentivando a colaboração e o feedback. Por fim, continue sempre aprendendo e aprimorando suas habilidades de gerenciamento de projetos.

Por que usar um software de gerenciamento de projetos?

Um pacote de gerenciamento de processos de negócios (BPM,Business Process Management) simplifica o gerenciamento de projetos automatizando tarefas de rotina, melhorando a transparência e permitindo o monitoramento em tempo real. Ajuda a reduzir erros manuais, otimiza a alocação de recursos e aumenta a eficiência. Um BPM Suite promove uma melhor comunicação e cooperação ao oferecer uma plataforma consolidada. Além disso, oferece uma análise de dados inestimável para ajudar na tomada de decisões e no planejamento de projetos futuros.