À medida que avançamos para o século 21, o mundo dos negócios continua a evoluir a um ritmo surpreendente. Adaptar-se a essa mudança contínua não é apenas adotar a tecnologia mais recente, mas também repensar fundamentalmente como fazemos negócios. A Reengenharia de Processos de Negócios (BPR) é uma prática essencial para empresas que buscam se manter competitivas e ágeis em 2023 e além.
O que é Reengenharia de Processos de Negócios?
A reengenharia de processos de negócios (BPR) é o procedimento de repensar e reconstruir as atividades de negócios de uma empresa para aumentar a eficiência, reduzir custos e melhorar a qualidade do produto ou serviço.
O BPR envolve uma reavaliação fundamental dos processos de negócios, com o objetivo de identificar e implementar mudanças que agilizem as operações, eliminem atividades redundantes ou desnecessárias e criem uma organização mais ágil e flexível. Geralmente envolve uma análise completa dos processos existentes, mapeando como eles funcionam e identificando áreas onde melhorias podem ser feitas.
Para isso, a reengenharia de processos primeiro recomendou repensar como a organização opera e, portanto, suas operações, o mais profundamente possível, desafiando todas as suposições e tradições estabelecidas. O objetivo era melhorar o atendimento ao cliente, oferecer melhores produtos, reduzir custos operacionais e aumentar a competitividade, mesmo com mudanças radicais.
Por ser uma abordagem tão radical, foi alvo de fortes críticas, com base em algumas falhas absolutas e mau uso da disciplina. (fonte). A partir daí, aceitou-se que “nem tudo que é velho é tão ruim”, e a abordagem foi suavizada. Os trabalhos começaram na otimização dos processos existentes, mas focados na melhoria contínua e não na introdução de mudanças tão radicais. Esta abordagem evoluída é agora também conhecida como Gestão de Processos de Negócio (BPM, Business Process Management).
Os benefícios da Reengenharia de Processos de Negócios
Não existe uma lista única de benefícios que a reengenharia de processos traz para a organização, pois isso vai depender da eficiência do processo atual, da maturidade da organização, dos benefícios esperados e da equipe de reengenharia. Mas podemos resumir na lista a seguir alguns dos benefícios típicos que encontramos em organizações de todo o mundo que redesenharam com sucesso seus processos de negócios:
- Aumento da eficiência ao repensar e redesenhar os processos de negócios. É bastante comum encontrar etapas desnecessárias ou redundantes que podem ser eliminadas, bem como tarefas que podem ser atribuídas a funções menos dispendiosas. Se o redesenho dos processos for acompanhado da sua automatização em BPM Suite, os tempos de processamento e os custos também serão reduzidos.
- Em relação ao ponto anterior, ao rever os processos é possível eliminar erros, aumentando a qualidade do resultado do processo e, consequentemente, dos produtos ou serviços associados.
- Se as mudanças implementadas forem bem-sucedidas, a satisfação do cliente aumentará e, em última análise, também do fornecedor. Este último pode levar a uma redução de custos, com impacto direto na competitividade e lucratividade da empresa.
- Através do desenho dos processos de negócio, a organização terá também uma melhor adaptação ao mercado, necessidades dos clientes, alterações regulamentares, etc. Neste sentido, a utilização de ferramentas no-code como o Flokzu, permite que seja mais rápida a definição inicial dos processos BPR, mas também a sua evolução e modificações, que seguramente serão necessárias num futuro próximo.
- Por último, mas não menos importante, envolver-se em um processo de redesenho e melhoria de processos é um motivador fundamental para toda a equipe. Eles se sentirão capacitados para melhorar seus processos e comprometidos, o que certamente aumentará sua moral, satisfação e produtividade.
Princípios de Reengenharia de Processos de Negócios
O objetivo da BPR é criar uma abordagem centrada no cliente para os processos de negócios, com o objetivo de oferecer produtos ou serviços que atendam às necessidades do cliente da maneira mais eficiente e eficaz possível. Muitas vezes, isso envolve o uso de novas tecnologias e automação, como um Cloud BPM Suite, como o Flokzu, para automação e melhoria de processos, bem como mudanças na estrutura organizacional e nas práticas de gerenciamento.
O objetivo da BPR é criar uma abordagem centrada no cliente para os processos de negócios, com o objetivo de oferecer produtos ou serviços que atendam às necessidades do cliente da maneira mais eficiente e eficaz possível. Muitas vezes, isso envolve o uso de novas tecnologias e automação, como um Cloud BPM Suite, como o Flokzu, para automação e melhoria de processos, bem como mudanças na estrutura organizacional e nas práticas de gerenciamento e low-code reduziram significativamente o tempo necessário para automatizar um processo projetado. E desta forma, os custos também foram significativamente reduzidos, permitindo que processos, antes “intocáveis”, sejam implementados em pouco tempo em uma ferramenta de BPM em nuvem, como Flokzu.
4 etapas da reengenharia de processos de negócios (BPR)
As 4 fases principais de uma iniciativa de reengenharia de processos são Diagnóstico, Análise e Avaliação, Reengenharia e Avaliação. Este é um ciclo virtuoso que deve ser reiniciado uma e outra vez.
Diagnóstico de problemas e oportunidades
Nesta fase, os processos de negócios atuais são analisados para identificar áreas que precisam ser melhoradas. Isso envolve a coleta de dados sobre os processos atuais (manuais ou automatizados em um BPM Suite), entender como eles funcionam e identificar áreas de ineficiência, redundância ou desperdício.
Análise e avaliação do processo existente
Após a conclusão da fase de diagnóstico, inicia-se a fase de análise. Nesta fase, os dados coletados na fase de diagnóstico são analisados para identificar as causas estruturais dos problemas nos processos atuais. A fase de análise envolve dividir os processos atuais em suas partes componentes, identificar os gargalos do processo e analisar os fluxos de trabalho em toda a organização. Se o desempenho do processo for medido usando KPIs, você terá um indicador chave para detectar onde estão os problemas.
Reengenharia e redesenho de processos
A fase de reengenharia envolve redesenhar processos de negócios para eliminar ineficiências, simplificar fluxos de trabalho e reduzir custos. Isso pode envolver a reorganização das atividades de trabalho, a introdução de novas tecnologias, a alteração das responsabilidades do trabalho e a modificação das regras e políticas de negócios.
As tecnologias no-code desempenham um papel fundamental aqui, permitindo que os processos sejam rapidamente modelados, testados e implantados na produção. Evitar a codificação e configurações complexas no software para automatizar processos reduz significativamente o tempo consumido e os custos associados, motivando a equipe a mostrar rapidamente resultados tangíveis.
Para redesenhar o processo, será necessária uma representação gráfica e formal. Será útil discutir o processo com sua equipe e compartilhá-lo com as partes interessadas. Quer você use o padrão mundial, BPMN, ou outro, um mapa claro do novo processo estará disponível para compreensão e discussão.
Por fim, você pode enviar o modelo para um mecanismo de processo para execução. Esta é a etapa de implementação do novo processo redesenhado e automatizado. Ele será executado em um sistema de gerenciamento de processos de negócios (BPMS), como o Flokzu.
Abaixo está um exemplo (muito simples) de um processo de fabricação, para gerenciar mudanças de produto, modelado com o padrão BPMN em Flokzu:
Avaliação de eficiência e correções
Esta é a fase final quando os resultados do esforço de reengenharia são avaliados para determinar o sucesso do projeto. A fase de avaliação envolve medir o desempenho em relação aos benchmarks estabelecidos na fase de planejamento, identificando áreas onde são necessárias melhorias adicionais e garantindo que as mudanças feitas durante a fase de reengenharia sejam sustentáveis ao longo do tempo.
Metodologias BPR
Várias metodologias de BPR foram desenvolvidas ao longo dos anos. As principais razões pelas quais existem muitas metodologias para a reengenharia de processos são:
- BPR é uma disciplina complexa e multifacetada que envolve o redesenho de processos de negócios que podem ser muito complexos. Além disso, esses processos podem envolver vários departamentos, unidades de negócios, clientes, fornecedores, máquinas e sistemas de TI. Portanto, existem diferentes abordagens, cada uma com suas próprias ferramentas, técnicas e estratégias.
- Indústrias diferentes têm necessidades diferentes. Por exemplo, uma metodologia BPR que funciona bem no setor industrial pode não ser adequada para um hospital público. Portanto, diferentes indústrias desenvolveram suas próprias metodologias de BPR adaptadas às suas necessidades específicas.
- O BPR evoluiu ao longo do tempo, com novas metodologias e abordagens à medida que os praticantes ganham mais experiência e conhecimento. Como resultado, existem diversas metodologias de BPR que refletem essa evolução e incorporam novas ferramentas e técnicas.
- Diferentes especialistas têm visões diferentes: BPR foi estudado e praticado por uma variedade de especialistas, incluindo consultores de gestão, acadêmicos e líderes empresariais. Cada um desses grupos pode ter seu próprio ponto de vista sobre a melhor forma de abordar o BPR, levando ao desenvolvimento de diferentes metodologias.
Algumas das principais e mais difundidas metodologias de reengenharia de processos são descritas a seguir.
Metodologia Hammer & Champy
Esta metodologia foi introduzida por James Champy e Michael Hammer em seu livro de 1993, “Reengineering the Corporation”. Envolve um redesenho radical dos processos de negócios, focado nas necessidades do cliente e suportado por novas tecnologias.
A Metodologia Davenport
Esta metodologia foi desenvolvida por Thomas Davenport em seu livro de 1993, “Process Innovation”. Ele enfatiza a necessidade de uma compreensão profunda dos processos atuais, bem como o uso de ferramentas analíticas para identificar áreas de melhoria.
Metodologia Manganelli e Klein
Esta metodologia foi apresentada por Ron Manganelli e Michael Klein em seu livro de 1994, “The Reengineering Handbook”. Enfatiza a importância de envolver os funcionários na reengenharia dos processos de negócios, bem como a necessidade de uma liderança forte e uma visão clara do futuro da organização.
Metodologia de Kodak
Esta metodología foi desenvolvida pela Eastman Kodak Company na década de 1990 como parte de seus esforços de reengenharia bem-sucedidos. Compreende uma abordagem estruturada para o redesenho de processos que inclui a identificação das necessidades do cliente, comparação com concorrentes e uso de equipes interdisciplinares para redesenhar processos.
Outras metodologias
As metodologias de BPR incluem a abordagem Six Sigma, a metodologia Lean e o Total Quality Management (TQM). Cada uma dessas metodologias tem sua própria abordagem e ferramentas para alcançar a melhoria de processos e a transformação organizacional.
Um exemplo real de BPR
Exemplos de BPR: um exemplo concreto de BPR bem-sucedido amplamente utilizado na literatura é o da Ford Motor Company. Este caso expõe claramente a maioria das facetas do BPR discutidas acima.
O caso da Ford Motor Company é sobre o departamento de compras. No início da década de 1990, o departamento de compras da Ford enfrentou vários desafios: processos lentos, custos altos e baixa satisfação do fornecedor. A liderança da Ford reconheceu a necessidade de uma grande reformulação dos processos do departamento e recorreu ao BPR como solução.
O projeto BPR envolveu um redesenho completo do processo de compras, incluindo a introdução de novas tecnologias, a consolidação das funções de compras e a adoção de um programa de desenvolvimento de fornecedores. O projeto também envolveu amplo treinamento e comunicação dos funcionários para garantir que todas as partes interessadas entendessem os novos processos e concordassem com as mudanças.
Os resultados do projeto BPR foram impressionantes. A Ford conseguiu reduzir o tempo do ciclo de compra em 70%, alcançando uma entrega mais rápida de peças para as linhas de produção. O projeto também reduziu em 30% o número de funcionários da área de compras, resultando em significativa economia de custos. A satisfação do fornecedor aumentou de 35% para 85% e os defeitos do fornecedor foram reduzidos em 90%.
Em suma, o projeto BPR ajudou a tornar o departamento de compras da Ford mais eficiente, lucrativo e focado no cliente, contribuindo para o processo interno da empresa e para o sucesso geral na altamente competitiva indústria automotiva.
Quando o BPR deve ser considerado?
A reengenharia de processos de negócios é uma iniciativa importante que requer tempo, recursos e investimentos significativos. Como tal, deve ser considerada em situações onde existe uma forte necessidade de melhoria de processos e transformação organizacional. Aqui estão algumas situações em que o BPR pode ser apropriado:
- Quando uma melhoria radical é necessária em um processo. Isso pode ocorrer porque os processos existentes estão desatualizados, ineficientes ou incapazes de atender às necessidades do cliente.
- Quando os custos precisam ser reduzidos: Quando a competitividade é perdida devido aos custos do processo, é hora de redesenhar os processos e eliminar custos desnecessários, eliminando etapas, automatizando processos com ferramentas de BPM como Flokzu e otimizando fluxos de trabalho.
- Quando for necessário melhorar a qualidade dos produtos ou serviços, identificando e eliminando fontes de erro e ineficiências nos processos.
- Quando é necessário responder a mudanças na demanda, concorrência ou regulamentos. É nesses casos que o BPR é combinado com tecnologias no-code para implementar essas mudanças com agilidade.
- Quando novas tecnologias precisam ser integradas aos processos, identifique novas maneiras de usar a tecnologia para automatizar e simplificar os fluxos de trabalho.
Em geral, o BPR deve ser considerado quando há uma forte necessidade de melhoria significativa de processos e transformação organizacional e quando há disposição para investir o tempo, os recursos e o esforço necessários para atingir essas metas.
Erros comuns a evitar
A implementação de um projeto de reengenharia de processos bem-sucedido pode ser uma tarefa desafiadora. Aqui estão algumas dificuldades comuns que nós da Flokzu temos visto em diferentes empresas ao redor do mundo:
- A equipe de liderança deve estar totalmente comprometida com o projeto BPR e comunicar a importância do projeto para o resto da organização. Se a equipe de liderança não estiver totalmente engajada, o projeto pode falhar.
- A comunicação e o treinamento são essenciais para o sucesso de um projeto de BPR. Todas as partes interessadas devem ser informadas sobre o projeto, seus objetivos e seu potencial impacto na organização. Também deve ser fornecido treinamento adequado para garantir que os funcionários estejam preparados para os novos processos.
- A resistência à mudança é um obstáculo frequente em projetos de BPR. Para evitar isso, é essencial envolver os funcionários no projeto desde o início e comunicar a eles os benefícios do projeto. O uso de ferramentas intuitivas de reengenharia de processos de negócios com uma interface de usuário simples, como o Flokzu, facilitará a adoção de novas tecnologias, reduzindo a resistência. Assim que os usuários perceberem o valor das novas ferramentas, eles darão o exemplo facilitando a adoção em toda a organização.
- Os projetos de BPR devem sempre focar nas necessidades do cliente. Caso contrário, os processos podem ser ineficientes e não atender às necessidades do cliente.
- Usando tecnologias erradas. Se queremos mostrar resultados rápidos, embarcar em projetos de desenvolvimento de software customizado não é uma boa ideia. Preferir tecnologias sem código permitirá iterar muito mais rapidamente e fornecer resultados rapidamente.
- A cultura organizacional desempenha um papel importante no sucesso de um projeto de BPR. Para ser bem-sucedido, o projeto deve estar alinhado com a cultura e os valores da organização.
- Os projetos de BPR podem ser demorados e complexos. Cronogramas irrealistas podem levar a uma implementação apressada e a possíveis falhas. É essencial estabelecer um cronograma realista para o projeto e garantir que todas as partes interessadas estejam cientes dele. Mais uma vez, o uso de ferramentas no-code, testadas mundialmente e prontas para serem utilizadas, reduz tempos e riscos de projetos.
- É importante estabelecer métricas para medir o sucesso do projeto BPR. Sem medição e avaliação adequadas, pode ser difícil determinar o impacto do projeto e identificar áreas para melhoria.
Conclusões
Podemos concluir que a Reengenharia de Processos de Negócios (BPR) é uma metodologia que as organizações podem usar para melhorar radicalmente (ou nem tanto) seus processos de negócios, reduzir custos e melhorar a satisfação do cliente. O BPR envolve quatro fases principais: Diagnóstico, Análise, Reengenharia e Avaliação.
Existem várias metodologias BPR, incluindo Hammer/Champy, Davenport, Manganelli e Kodak, e a seleção da metodologia apropriada depende das necessidades e objetivos da organização.
A implementação de um projeto de BPR bem-sucedido requer comprometimento da liderança, comunicação e treinamento eficazes, foco no cliente, atenção à cultura organizacional, cronogramas realistas e medição e avaliação adequadas. Não abordar esses fatores pode levar a erros comuns que podem prejudicar o sucesso do projeto.
Escolher as ferramentas certas de automação de processos é fundamental. A utilização de um BPM Suite sem código, como o Flokzu, comprovado mundialmente e muito ágil, permitirá que você mostre resultados rapidamente e reduza os riscos associados ao desenvolvimento de software e ao uso de ferramentas tradicionais complexas.
No geral, o BPR pode ser uma ferramenta poderosa para organizações que buscam melhorar processos, reduzir custos e melhorar a satisfação do cliente, mas o sucesso requer planejamento e execução cuidadosos, escolha das ferramentas de software certas e avaliação contínua.
Perguntas frequentes
O que é Reengenharia de Processos de Negócios?
A reengenharia de processos de negócios (BPR) refere-se a uma reformulação radical dos principais processos de uma organização para melhorar substancialmente a produtividade, a eficiência e a qualidade. A abordagem BPR envolve fundamentalmente repensar os processos de negócios, descartar velhos métodos ineficientes e construir novas maneiras de realizar as mesmas tarefas, muitas vezes aproveitando tecnologias modernas. É uma iniciativa estratégica para melhorar a satisfação do cliente e os resultados dos negócios, transformando a maneira como o trabalho é concluído.
Quais são os 3 R’s da Reengenharia de Processos de Negócios?
Os 3 R’s da Reengenharia de Processos de Negócios (BPR) são Reengenharia, Redesenho e Reconstrução. Esses são os principais estágios do ciclo de BPR. “Reengenharia” envolve identificar e analisar os processos atuais que precisam ser melhorados. “Redesenhar” é o estágio de repensar e reformular esses processos para otimizar a eficiência e a eficácia. Por fim, o estágio de “reconstrução” é onde os processos redesenhados são implementados, transformando a maneira como a organização opera para alcançar melhorias significativas de desempenho.
Por que o BPR é importante?
A reengenharia de processos de negócios é vital porque ajuda as organizações a alcançar avanços significativos em sua eficiência, produtividade e qualidade de serviço. Ao repensar e redesenhar os fundamentos dos processos de negócios, o BPR elimina ineficiências e redundâncias, promovendo operações simplificadas. Isso pode levar a economia de custos, maior satisfação do cliente e vantagem competitiva. Ao se adaptar aos ambientes de negócios em constante mudança por meio do BPR, as organizações podem se manter relevantes, inovadoras e à frente de seus concorrentes no mercado dinâmico de hoje.
Qual é o benefício do BPR?
Os benefícios da reengenharia de processos de negócios são múltiplos. Ele permite que as empresas melhorem drasticamente a eficiência operacional, reduzindo despesas e melhorando a qualidade do serviço. Ao eliminar processos desnecessários e simplificar os fluxos de trabalho, o BPR pode melhorar a produtividade e acelerar os tempos de resposta. Além disso, você pode aumentar a satisfação do cliente por meio de uma melhor prestação de serviços. Ao facilitar a inovação, o BPR também pode ajudar as empresas a obter uma vantagem competitiva, tornando-as mais ágeis e responsivas às mudanças nas condições do mercado.
