Nuestros héroes Tommy y Clerius ya aplicaron la disciplina de gestión de procesos de negocios (también llamada BPM por sus siglas en inglés). Aunque tal vez, no lo supieran.
Ya resolvieron problemas del crecimiento, su workflow de aprobación de entregables y de atención de quejas y reclamos en los plazos legales en los 3 capítulos anteriores. Ahora es momento de ser un profesional en el campo de BPM si quieren avanzar.
Están llevando su firma de consultoría, CleTo a un nuevo nivel. Uno en el que pueden competir con cualquier otra organización del mundo. Y ganar.
La disciplina de gestión de procesos de negocios
Tommy, con su típica capacidad de estudio, análisis y abstracción, le resumía así a Clerius el tema:
Mira Clerius, la disciplina de gestión de procesos de negocios se compone de metodologías y tecnologías. No es sólo una, o sólo la otra. Son ambas, y deben ser aplicadas en conjunto.
Desde el punto de vista disciplinar, se deben evaluar los procesos como los músculos que mueven la organización, aplicándoles un análisis formal y detallado. Incluso allí se puede complementar con otras disciplinas, como
la reingeniería de procesos y la gestión del cambio organizacional.
Pero en líneas generales, podemos resumir que la aplicación de la disciplina de gestión de procesos de negocios se basa en 4 grandes pilares: Modelar, Automatizar, Medir y Optimizar.
Modelar
- Modelar el proceso, es decir lograr una abstracción del proceso, que pueda ser formalizada mediante un diagrama gráfica, discutida y comprendida por los involucrados. Usualmente se utiliza el estándar BPMN, el más conocido mundialmente.
Automatizar
- Automatizar y ejecutar el proceso. Esta es la parte más tecnológica, en que se utiliza un software específico, llamado Suite BPM. Existen varias clasificaciones para las Suite BPM, como si son Monolíticas u orientadas a servicios, On-Premise (como INTEGRADOC) o En la Nube (como Flokzu), etc. Cada organización deberá elegir la que más se adecue a sus necesidades.
Medir
- Medir y analizar. Luego de ejecutar los procesos por un tiempo, y que estén en régimen, se deben medir. Allí se pueden utilizar herramientas en tiempo real u orientadas a una análisis histórico. Por ejemplo, en el último semestre o año. La idea aquí es obtener indicadores objetivos de rendimiento de los procesos (KPI’s), que nos permitan sacar conclusiones sobre su funcionamiento.
Optimizar
- En función de los indicadores obtenidos, la última etapa debe ser la de identificar e introducir mejoras en los procesos. Al fin y al cabo, esto es «gestionar». Para ello, el equipo de analistas de procesos decidirá dónde están las oportunidades de mejora, y las introducirá en el modelo del proceso, reiniciando el ciclo.
En suma…
La gestión de procesos de negocios es una disciplina, no sólo una tecnología. Debe incluir un factor metodológico, que es muy importante. Se basa en cuatro grandes etapas: analizar y modelar los procesos, automatizarlos (en un software), medirlos cuando estén en régimen, e introducir mejoras. Toda organización debería contar con iniciativas en esta disciplina, dado que como Tommy & Clerius han visto ya claramente, es la forma de aumentar la eficiencia y eficacia de los procesos que sustentan la operativa de toda organización.
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