Toda organización cuenta con procesos documentales que sustentan el trabajo diario. Un proceso documental es «un conjunto de actividades orquestadas y repetibles, que son realizadas por un conjunto de recursos de la organización, para transformar materiales, proveer servicios o procesar información». Es así que utilizar un sistema de BPM o Workflow en la nube para automatizarlos puede brindar múltiples beneficios, pero tal vez no sepas por dónde comenzar.
En este post resumiremos 7 pasos fundamentales para automatizar procesos documentales. Podrás usarlos como guía al implementar tus procesos y Workflows en Flokzu y te ayudarán a orientarte y orientar a tu equipo.
Al finalizar, podrás automatizar totalmente tus procesos documentales, eliminando el soporte en papel, planillas Excel y comunicaciones informales (mails, chats, etc.).
1) Elegir el primer proceso
En primera instancia, es importante comenzar con el proceso adecuado. La selección del proceso a automatizar debe balancear su complejidad (flujo documental, cantidad de usuarios que participan, etc.). También debe considerar la importancia que tiene para la organización.
Lo ideal es elegir un proceso que tiene relación directa con la actividad de la organización y que también aporte a su valor competitivo para motivar al equipo y ver resultados inmediatos al automatizarlo.
Pero también es importante que sea relativamente sencillo de modelar, dado que será el primer proceso y no queremos desmotivarnos o frustrarnos.
2) Diagramarlo rápidamente
En segundo lugar, debemos reconocer rápidamente las principales etapas del proceso documental y no perder demasiado tiempo en detalles. De esta forma, lo principal aquí es lograr diagramarlo con una notación simple, que permita una representación gráfica rigurosa y al mismo tiempo de fácil comprensión.
Para eso, recomendamos utilizar la notación BPMN: un estándar internacional muy intuitivo. Además, hay mucha documentación al respecto para profundizar si se quiere.
El modelador de workflow de Flokzu utiliza la notación BPMN y nuestro asistente de instalación te guiará paso a paso cuando lo necesites. Así se ve un workflow modelado en Flokzu:
3) Identificar los participantes
- Visualizar los principales usuarios y roles que trabajan en el proceso.
- Identificar en qué etapas trabaja cada usuario y rol.
- Distinguir qué tareas realizan esos roles y usuarios en cada una de las etapas. Esto último definirá los permisos otorgados en cada etapa del proceso documental: quién puede visualizar o editar los documentos.
En Flokzu, puedes Asignar Tareas de Usuario a roles, usuarios e incluso dinámicamente (en tiempo de ejecución)
4) Vincular formularios asociados
- Identificar qué tipos de datos (o campos) son relevantes para el proceso documental. Ejemplo: un proceso de solicitud de licencia puede involucrar un formulario para ingresar las fechas, el motivo, los datos de la persona, etc.
- Definir qué campos del formulario son visibles o no, editables u obligatorios en cada etapa del proceso.
- Reconocer necesidades de búsquedas sobre esos campos para filtrar la información o poder clasificarla según las necesidades de la organización.
En Flokzu, al crear un proceso podrás definir el formulario asociado, que luego será completado por quienes deben realizar las tareas. También puedes utilizar Formularios Públicos, para que participen personas externas a tu organización.
5) Adjuntar archivos en los procesos documentales
- Delimitar el tipo de archivos que se deberían poder adjuntar a lo largo del proceso documental.
- Establecer si será necesario realizar búsquedas en el contenido de dichos archivos adjuntos.
6) Seleccionar la herramienta adecuada y automatizar
En función de los requisitos identificados en los puntos anteriores, seleccionar la herramienta adecuada que tenga las funcionalidades necesarias.
Existen distintos tipos de BPMS:
- Enfocados a Documentos: son los más adecuados para uso administrativo. Flokzu es una solución para procesos documentales que entra en esta categoría y cumple con los requisitos previamente identificados.
- Orientados a Producción: más adecuados en entornos industriales con integración de maquinaria productiva. No se recomienda para procesos documentales.
- Dirigidos a Integración de aplicaciones: adecuados cuando hay poca interacción con humanos y mucha interconexión con diferentes sistemas. Tampoco es ideal para procesos documentales, aunque pueden ser integrados (ejemplo: Zapier para conectar con otras aplicaciones Web)
7) Medir la ejecución de los procesos documentales
Un mes luego de haber automatizado el proceso documental (siguiendo las etapas anteriores), medir los resultados utilizando al menos estos Indicadores de Rendimiento (KPI):
- Cantidad de procesos iniciados en cierto período.
- Tiempo promedio de los procesos desde que se crean hasta que finalizan.
- Tiempo requerido para cada una de las etapas. Esto permite detectar posibles cuellos de botella.
A partir de los resultados anteriores, volver a la etapa de modelado para introducir mejoras y optimizaciones. Implementar nuevamente el proceso corregido y repetir las mediciones un mes después.
Es necesario que estos ciclos de mejora se den rápidamente y de forma simple. Por eso Flokzu permite completar todo el ciclo sin requerir programación adicional ni configuraciones complejas. Cualquier área de la organización será capaz de automatizar los procesos documentales sin necesidad de contar con conocimientos técnicos o soporte de IT.
También puedes agendar aquí una sesión de trabajo para que modelemos, junto a ti, un proceso real de tu organización.
