Automatización de Gestión de Proyectos

¿Qué es la Gestión de Proyectos?

Es un proceso que apunta a organizar, planificar e implementar un proyecto para producir resultados específicos. Se requiere la coordinación de recursos, tareas y cronogramas para garantizar que los entregables se entreguen a tiempo y dentro del presupuesto. La gestión de proyectos es vital para las organizaciones de todos los tamaños para gestionar y garantizar el éxito de un proyecto. 

En el mundo acelerado de hoy, la automatización de la gestión de proyectos se está volviendo cada vez más importante. Ayuda a las empresas a optimizar sus procedimientos y aumentar la eficiencia. Flokzu es una de las plataformas que ofrece la automatización de gestión de proyectos. Ayudamos a las empresas a automatizar sus flujos de trabajo y gestionar proyectos de manera más eficiente.

Habilidades de gestión de proyectos

Para gestionar un proyecto eficazmente, uno debe poseer diversas habilidades. Hay varias habilidades que son esenciales para un gran director de proyectos (Project Manager), que incluyen:

1. Liderazgo, para liderar y motivar a un equipo a trabajar juntos para lograr los objetivos del proyecto.
2. El éxito del proyecto depende de la comunicación efectiva, y un director de proyecto debe ser capaz de interactuar con los miembros del equipo, las partes interesadas y los patrocinadores.
3. Un director de proyecto debe ser extremadamente organizado y capaz de administrar muchos proyectos, plazos y recursos.
4. Planificación y programación, desarrollar cronogramas y establecer plazos realistas.
5. Gestión de Riesgos, identificar y hacer planes de contingencia para evitar pérdidas.
6. Gestión presupuestaria, previsión, seguimiento y control de los recursos financieros de un proyecto o empresa. Asegura que los fondos se asignen de manera eficiente y efectiva, ayudando a alcanzar los objetivos dentro de las limitaciones financieras definidas.
7. Resolución de problemas, incluida la capacidad de reconocer y manejar problemas de manera rápida y eficiente para mantener el proyecto dentro de los tiempos del cronograma.
8. Flexibilidad, los proyectos pueden cambiar rápidamente, por lo que se debe ser flexible y adaptable para poder cambiar de dirección fácilmente, si es necesario.
9. Conocimientos técnicos: Dependiendo del proyecto, un director de proyecto puede necesitar tener una buena comprensión de los aspectos técnicos del proyecto para administrarlo de manera efectiva.

Los conceptos básicos de la Gestión de Proyectos implican los siguientes conceptos clave:

1. Alcance del proyecto: define los objetivos, entregables y tareas que deben completarse para cumplir con los objetivos del proyecto. El alcance prevé mantener el ritmo del proyecto y dentro del presupuesto.
2. Planificación del proyecto: implica establecer los objetivos del proyecto, definir tareas, establecer plazos, asignar recursos y diseñar una hoja de ruta detallada. Este plan estratégico guía al equipo hacia la finalización exitosa del proyecto.
3. Ejecución del proyecto: implica la implementación de planes de proyecto, la coordinación de recursos y el trabajo directo sobre los entregables. Es una etapa crítica donde los resultados previstos del proyecto comienzan a materializarse.
4. Gestión de riesgos: incluye la identificación, evaluación y control de las incertidumbres que puedan afectar los objetivos de un proyecto. Incluye el desarrollo de estrategias para minimizar los posibles impactos negativos, asegurando así una progresión más fluida del proyecto y aumentando la probabilidad de finalización exitosa.
5. Comunicación efectiva: es el intercambio claro, conciso y preciso de información de una manera comprensible y procesable. Para garantizar que todos estén en la misma sintonía, los directores de proyecto deben comunicarse de manera efectiva y frecuente con las partes interesadas, los miembros del equipo y los proveedores.
6. Control de calidad: implica monitorear y evaluar el trabajo que se realiza para garantizar que cumpla con los requisitos y estándares del proyecto.
7. Cierre del proyecto: incluye concluir todas las tareas del proyecto, documentar las lecciones aprendidas, liberar recursos y proporcionar entregables finales a las partes interesadas. Es una forma formal de significar la finalización exitosa del proyecto.

Al adherirse a estos principios, se puede asegurar que los proyectos se completarán con éxito teniendo en cuenta todos los acuerdos.

Los 5 pasos del proceso de gestión de proyectos

Podemos identificar cinco etapas básicas, que, en mayor o menor medida, aparecen en todas las metodologías y literatura sobre gestión de proyectos: 

Paso 1: Iniciación

Inicialmente, se determina el proceso de gestión de proyectos, estableciendo objetivos y determinando la viabilidad. Durante esta fase, se identifican las partes interesadas del proyecto, se reúne el equipo y se crea el plan del proyecto.

Paso 2: Planificación

En esta fase se crea un plan de proyecto completo, que contiene un resumen del trabajo a realizar, cronogramas, presupuestos, recursos, gestión de riesgos y planes de comunicación. El plan del proyecto proporciona una hoja de ruta para todo el proyecto, y se utiliza para guiar la ejecución del proyecto.

Paso 3: Ejecución

Esta es la fase en la que se realiza el trabajo real del proyecto, donde el equipo del proyecto trabaja para completar las tareas identificadas en el plan del proyecto. Durante esta fase, se monitorea el progreso y se aborda cualquier problema que surja para mantener el proyecto en marcha.

Paso 4: Monitoreo y control

En esta fase, el progreso se mide contra el plan del proyecto, y cualquier cambio que sea necesario se identifica y gestiona. Esto incluye monitorear el cronograma, el presupuesto y la calidad del proyecto para garantizar que el proyecto cumpla con sus objetivos.

Paso 5: Cierre

El proyecto se concluye durante esta fase de gestión de proyecto, y los entregables finales se entregan a las partes interesadas. El equipo del proyecto evalúa el progreso, y cualquier aprendizaje se documenta para futuras iniciativas. Esta fase también incluye el cierre de las cuentas del proyecto, la disolución del equipo del proyecto y la celebración del éxito del proyecto.

Naturalmente, el rol del director de proyecto es clave para la visión general de la gestión de proyectos. Él/ella es responsable de supervisar la ejecución de todas las etapas, así como de aplicar las medidas correctivas necesarias y garantizar la alineación de todas las partes involucradas (especialmente la alta dirección), con los objetivos del proyecto.

6 marcos (frameworks) que pueden ayudar a guiar la gestión de proyectos

Hay varios marcos y buenas prácticas, así que aquí están los principales consejos de gestión de proyectos:

1. Cuerpo de Conocimiento de Gestión de Proyectos (PMBOK, Project Management Body of Knowledge): es una terminología estándar de pautas para la gestión de proyectos. Publicado por el Instituto de Gestión de Proyectos (PMI, Project Management Institute), es una guía completa que describe las mejores prácticas, procesos y metodologías para una gestión efectiva de proyectos. Es reconocido a nivel mundial y ampliamente utilizado por profesionales de diversas industrias.
2. Ágil: un enfoque que promueve la flexibilidad, la cooperación y la mejora continua. Es particularmente útil en el desarrollo de software, donde los requisitos a menudo cambian y el proceso de desarrollo debe ser adaptable.
3. PRINCE2 (Proyectos en entornos controlados): un enfoque popular en el Reino Unido y Europa. Proporciona un enfoque estructurado para la gestión de proyectos, y se basa en los principios de planificación, gestión de riesgos y control de cambios basada en productos.
4. Scrum: un marco para organizar y terminar proyectos complicados. Se basa en los ideales «Agile» de cooperación, adaptabilidad y desarrollo continuo. Ha sido particularmente exitoso en el desarrollo de software (sitio oficial de Scrum)
5. Método de ruta crítica (CPM, Critical Path Method): una forma antigua pero aún constructiva de identificar la ruta crítica de un proyecto utilizando un diagrama de red. Es importante seguir la secuencia de tareas sin romper los plazos para que el proyecto se complete a tiempo. (Esta es una gran fuente sobre CPM)
6. Gestión del valor ganado (EVM, Earned Value Management): una técnica que integra mediciones de alcance, cronograma y rendimiento de costos. Proporciona una forma de medir el rendimiento del proyecto y predecir los resultados del proyecto (más sobre EVM aquí)

Por supuesto, existen más marcos y conjuntos de mejores prácticas. Al final de cuentas, cada organización y cada director de proyecto tendrán que evaluar cuáles se ajustan mejor a las necesidades del proyecto.

Dado que no hay dos organizaciones, ni dos proyectos, ni dos directores iguales, adaptar la metodología y las prácticas a cada situación particular es clave para el éxito del proyecto.

Consejos principales para una gestión de proyectos exitosa

Si tuviéramos que elegir y resumir 5 consejos específicos y breves para maximizar la probabilidad de éxito en un proyecto, estos serían:

1. Define claramente las metas y objetivos de tu proyecto. Asegúrate de que todos los participantes del proyecto sean conscientes de sus responsabilidades y comprendan los resultados previstos y las métricas de éxito del proyecto.
2. Crea un plan de proyecto minucioso que describa las tareas, las fechas, los recursos y el presupuesto del proyecto. Para mantener la organización y medir el progreso, utiliza una aplicación de gestión de proyectos.
3. La comunicación efectiva, una habilidad vital para el éxito empresarial, depende de la claridad y la idoneidad. Mantenga a las partes interesadas informadas sobre el progreso del proyecto, los cambios en el alcance o el cronograma, y cualquier problema que surja. Esto implica usar un lenguaje simple y comprensible y seleccionar la plataforma de comunicación más adecuada para transmitir información.
4. Identifica posibles dificultades del proyecto y crea un plan de gestión de riesgos para mitigarlas. Revisa regularmente el plan y ajústelo según sea necesario para mantenerse al tanto de posibles problemas.
5. Verifique que el diseño cumpla con los estándares de calidad esperado por las partes interesadas. Asegúrate que haya suficiente control de calidad para garantizar que los resultados finales cumplan o superen las expectativas.

¿Por qué utilizar FLOKZU + BD SOLUTIONS PRO para la gestión de proyectos?

Un proyecto puede ser visto como un proceso, y puede ser administrado usando una Gestión de Procesos de Negocio (BPM, Business Process Management). Una Suite BPM es un conjunto de herramientas de software que se pueden utilizar para diseñar, modelar, ejecutar, monitorear y optimizar procesos de negocio, incluidos los procesos de gestión de proyectos.

La Suite BPM puede proporcionar una serie de beneficios al administrar un proyecto. Por ejemplo, puede ayudar a:

• Visualizar el proceso del proyecto: Usando una Suite BPM puedes crear diagramas de proceso que proporcionan una vista clara e intuitiva de los pasos de la administración de un proyecto y ayudar a las partes interesadas a comprender cómo se ejecutará el proyecto.
• La Suite BPM puede monitorear la ejecución del proyecto utilizando indicadores clave de rendimiento (KPI) en tiempo real e históricos para identificar cuellos de botella e ineficiencias que obstaculizan el progreso y permiten a los directores de proyecto tomar medidas correctivas.
• Una Suite BPM automatiza las tareas rutinarias, reduciendo la carga de trabajo para los miembros del equipo del proyecto, permitiéndoles centrarse en actividades más críticas.
• La colaboración se mejoró al ofrecer una plataforma única para que los miembros del equipo del proyecto compartan información, interactúen y colaboren.
• Reducir errores y evitar retrasos, dado que un proceso automatizado puede incluir formularios inteligentes con validadores y reglas de negocio que eviten comportamientos no deseados.

Procesos más utilizados

Hay varias características típicas de una Suite BPM que son muy útiles cuando un proyecto está automatizado. Aquí hay algunos a los que debes prestar especial atención:

• Fecha de finalización de la tarea. En un proceso de negocio automatizado en una Suite BPM, es posible definir una fecha de finalización para cada tarea. Esta fecha de finalización puede ser relativa a la fecha en que se creó la tarea (por ejemplo, 3 días después de que la tarea se asignó a un usuario); o puede ser absoluta (por ejemplo, el 15 de enero, sin importar cuándo se asignó la tarea). 
• También es posible definir que la fecha de finalización de la tarea se calcule desde el inicio del proceso (y no desde la asignación de una determinada tarea). Esto es muy útil para proyectos que tienen un plazo definido e inamovible para que, si hay retrasos en algunas tareas, se deban recuperar en las siguientes. Ejemplo real: dado un proceso de promoción de comercialización, la fecha límite es el 15 de diciembre para tener la mercadería antes de Navidad. Y luego se definirán los plazos de todas las tareas en función de esa fecha (independientemente de cuándo se asigne cada tarea). 
• Escalamiento de tareas: en caso de que una tarea no se complete a tiempo, la Suite BPM puede reasignar automáticamente esa tarea a otra persona (escalarla, por ejemplo), para evitar un retraso en el proyecto. 
• La posibilidad de añadir comentarios de varias personas en una tarea, facilita la recopilación de toda la información relevante en un solo lugar. Incluso si no son datos formales, es información útil. Además, es útil tener esta información en una forma histórica, por ejemplo, para saber por qué se tomó una determinada decisión. 
• El uso de una notación estándar como BPMN para el modelado del proceso que los proyectos tienen que seguir, permite la formalización de este conocimiento, así como permite compartirlo, comentarlo y mejorarlo. Ten en cuenta que en algunos proyectos esto puede ser demasiado inflexible, por lo que debe evaluarse caso por caso. 
• Por otro lado, tener un proceso formal y definido para los proyectos asegura que todos se ejecutarán de esta manera, sin desviarse del curso esperado. Una vez más, esto puede funcionar muy bien para algunos proyectos, pero ser inadecuado para otros que requieren más flexibilidad. 
• Desde el punto de vista de la auditoría, la Suite BPM guardará el curso de toda la instancia de proceso. Quién inició el proyecto, quién completó cada tarea, qué decisiones se tomaron, cuánto tiempo tomó, etc. ¡Esta información será muy beneficiosa para un auditor!  

 Detractores de gestión de proyectos

Si bien la gestión de proyectos tiene muchos defensores, también hay algunos detractores que argumentan que puede ser demasiado burocrática y consumir mucho tiempo, con un enfoque excesivo en los procesos y la documentación. Algunos creen que la gestión de proyectos puede sofocar la creatividad y la innovación y que el enfoque en el cumplimiento de los plazos y las limitaciones presupuestarias puede llevar a comprometer la calidad. Sin embargo, muchas de estas críticas pueden abordarse mediante la implementación de metodologías de gestión de proyectos ágiles y flexibles y fomentando una cultura de mejora continua y aprendizaje. 

En nuestra experiencia en Flokzu con empresas de todo el mundo, tanto en proyectos de despliegue de software como en la transformación digital de las organizaciones, contar con una metodología de gestión de proyectos ha generado resultados inmejorables. Si bien es cierto que conlleva una sobrecarga de trabajo y un rol específico con sus costos asociados (el director del proyecto), los beneficios son evidentes y la probabilidad de éxito del proyecto aumenta significativamente, como veremos a continuación. 

 Índices de éxito de proyectos

¿Cuántos proyectos terminan a tiempo, cuántos se retrasan y cuántos se cancelan? Es difícil dar una respuesta precisa a esta pregunta, ya que las tasas de éxito de los proyectos pueden variar ampliamente dependiendo de la industria, el tipo de proyecto y otros factores. Sin embargo, una investigación realizada por el Instituto de Gestión de Proyectos (PMI) sugiere que las tasas de éxito de los proyectos han mejorado en los últimos años. Según su informe Pulse of the Profession 2020, el 69% de los proyectos se completaron a tiempo y dentro del presupuesto en 2019, en comparación con el 51% en 2018. El informe también encontró que el 11% de los proyectos se cancelaron en 2019, mientras que el 20% superó su presupuesto original y el 23% no cumplió con su fecha límite original.

Vale la pena señalar que estas cifras se basan en una encuesta a profesionales de gestión de proyectos y pueden no representar toda la gama de resultados de proyectos. El éxito de un proyecto puede depender de muchos factores, incluido el enfoque de gestión de proyectos utilizado, la tecnología disponible para administrar el proyecto, el nivel de participación de las partes interesadas, la disponibilidad de recursos humanos y la capacidad de administrar riesgos y adaptarse a las circunstancias cambiantes.

El futuro de la Automatización de la Gestión de Proyectos

La disciplina de gestión de proyectos tiene un futuro prometedor. La necesidad de una gestión de proyectos efectiva está aumentando a medida que las empresas continúan volviéndose más complejas y globales. Las empresas confían cada vez más en los proyectos para impulsar la innovación, lograr los objetivos estratégicos y mantenerse competitivas en el mercado. 

La disciplina de gestión de proyectos también se ha expandido para incluir nuevos enfoques, herramientas y tecnología que pueden ayudar a las empresas a administrar proyectos de manera más eficiente y efectiva.

Además, la pandemia de COVID-19 ha acelerado la necesidad de transformación digital, trabajo remoto y nuevas formas de colaboración. La gestión de proyectos se ha vuelto más crítica que nunca para ayudar a las organizaciones a navegar estos desafíos y adaptarse a un entorno empresarial que cambia rápidamente.

Asimismo, la demanda de profesionales de gestión de proyectos sigue creciendo, con un número cada vez mayor de empresas que buscan directores de proyectos certificados. El Instituto de Gestión de Proyectos (PMI) estima que habrá más de 22 millones de puestos de gestión de proyectos creados para 2027, con un valor proyectado de $ 6.6 billones en actividad económica.

La próxima generación de software de gestión de proyectos

Es probable que la próxima generación de software de gestión de proyectos se centre en las siguientes áreas clave:

1. Soporte de gestión de procesos: Como se mencionó anteriormente, hay varias funcionalidades típicas de una Suite BPM que son extremadamente útiles para administrar proyectos. Las herramientas de gestión de proyectos y procesos compartirán cada vez más características para que las organizaciones puedan elegir una u otra dependiendo del ajuste a sus necesidades específicas. El software de gestión de proyectos también permitirá a los equipos personalizar sus flujos de trabajo y procedimientos para que coincidan con sus requisitos particulares.
2. Colaboración y comunicación: Es probable que el futuro software de gestión de proyectos incluya funciones de colaboración y comunicación más avanzadas, como mensajería en tiempo real y videoconferencias.
3. Inteligencia artificial y automatización: La IA y la automatización desempeñarán un papel más importante en el software de gestión de proyectos, ayudando a automatizar las tareas rutinarias (por ejemplo, utilizando RPA), proporcionando información sobre el rendimiento del proyecto e identificando posibles problemas y riesgos.
4. Integración con otras herramientas y plataformas: El software de gestión de proyectos deberá integrarse con una amplia gama de otras herramientas y plataformas, como CRM, ERP, sistemas financieros y marcos de gestión de proyectos, para proporcionar una experiencia fluida e integrada.
5. Acceso móvil y remoto: A medida que el trabajo remoto se vuelve más frecuente, el software de gestión de proyectos deberá proporcionar sólidas capacidades de acceso móvil y remoto, lo que permitirá a los miembros del equipo acceder y colaborar en proyectos desde cualquier lugar, en cualquier dispositivo y, además, de forma asíncrona.

Preguntas frecuentes 

¿Qué es la Gestión de Proyectos?

La gestión de proyectos es el proceso estructurado para iniciar, planificar, ejecutar, controlar y cerrar un proyecto. Sigue una guía de gestión de proyectos para garantizar que las actividades se realicen a tiempo, dentro del presupuesto y satisfaciendo a las partes interesadas. Gestión de proyectos de IT implica, además, la alineación de elementos técnicos con los objetivos comerciales, la gestión del desarrollo de software y la implementación de servicios de IT. Es una disciplina estratégica que impulsa la eficiencia, añade valor y fomenta la finalización exitosa del proyecto.

 ¿Cómo gestionar un proyecto?

Para gestionar un proyecto de manera efectiva, siga un enfoque estructurado que incluya la definición de objetivos claros, la creación de un plan de proyecto detallado, el ensamblaje de un equipo calificado y la utilización de las herramientas apropiadas de IT de gestión de proyectos. Es crucial establecer y mantener canales de comunicación abiertos, monitorear el progreso y adaptar el plan. Gestionar tareas del proyecto implica asignar responsabilidades, establecer plazos, realizar un seguimiento del progreso y abordar cualquier problema que surja para garantizar que el proyecto se mantenga dentro del cronograma y cumpla con sus objetivos.

¿Cómo iniciar un proyecto?

Iniciar un nuevo proyecto implica seguir directrices de gestión de proyectos. Inicialmente, defina las metas y objetivos de gestión de proyectos. A continuación, identifique a las partes interesadas y forme un equipo de proyecto. Desarrolle un plan de proyecto integral que detalle las tareas, los plazos y la asignación de recursos. Una vez aprobado, inicie el proyecto, supervise el progreso, ajuste según sea necesario y asegure una comunicación regular. Finalmente, cuando se complete el proyecto, evalúe su éxito.

¿Cómo ser un director de proyectos eficaz?

La mejor manera de gestionar proyectos como director de proyectos eficaz, es a través de una comunicación clara, planificación estratégica y adaptabilidad. Crea un plan de proyecto detallado, establezca expectativas realistas y delegue tareas de manera eficiente. Supervise regularmente el progreso del proyecto y esté abierto a los ajustes necesarios. Construya relaciones sólidas con su equipo y las partes interesadas, fomentando la colaboración y la retroalimentación. Finalmente, continúe aprendiendo siempre y mejorando sus habilidades de gestión de proyectos.

¿Por qué utilizar un software de gestión de proyectos?

Una suite de Gestión de Procesos de Negocio (BPM, Business Process Management) agiliza la gestión de proyectos al automatizar las tareas rutinarias, mejorar la transparencia y permitir el monitoreo en tiempo real. Ayuda a reducir los errores manuales, optimiza la asignación de recursos y aumenta la eficiencia. Una Suite BPM fomenta una mejor comunicación y cooperación al ofrecer una plataforma consolidada. Además, ofrece análisis de datos invaluables para ayudar con la toma de decisiones y la planificación de proyectos futuros.