En un mundo empresarial cada vez más competitivo y dinámico, la documentación de los procesos de negocio se ha convertido en una herramienta fundamental para garantizar la eficiencia, la calidad y la mejora continua dentro de una organización. Documentar los procesos no solo permite estandarizar tareas y roles, sino que también facilita la capacitación, el cumplimiento normativo y la optimización de recursos.
¿Qué es la Documentación de Procesos de Negocio?
La documentación de procesos de negocio es el registro estructurado de las actividades, roles, insumos y resultados asociados a un flujo de trabajo dentro de una empresa. Puede adoptar diversas formas, como diagramas de flujo, manuales de procedimientos, guías de trabajo y herramientas digitales de gestión de procesos empresariales (BPM, por sus siglas en inglés).
Beneficios de Documentar los Procesos Empresariales
- Estandarización y Consistencia: Al definir claramente cada paso de un proceso, se asegura que todas las tareas se realicen de manera uniforme, reduciendo errores y mejorando la calidad del producto o servicio.
- Eficiencia y Productividad: La documentación permite identificar redundancias y cuellos de botella, lo que facilita la optimización de tiempos y recursos.
- Facilita la Capacitación: Un proceso bien documentado simplifica la incorporación de nuevos empleados y reduce la curva de aprendizaje.
- Cumplimiento Normativo y Auditoría: La documentación ayuda a demostrar el cumplimiento de normativas legales e industriales, reduciendo riesgos de sanciones y multas.
- Innovación y Mejora Continua: Al analizar procesos documentados, se pueden detectar oportunidades de mejora e implementar cambios con menor resistencia y mayor control.
¿Cómo Documentar un Proceso de Negocio?
- Identificar el Proceso: Determinar qué actividades necesitan documentación y cuál es su alcance dentro de la organización.
- Definir Objetivos: Establecer qué se espera lograr con la documentación del proceso (reducción de errores, capacitación, cumplimiento, etc.).
- Mapear el Proceso: Crear diagramas de flujo o mapas de procesos que reflejen de manera clara cada paso y sus interacciones.
- Describir Roles y Responsabilidades: Especificar quiénes participan en cada actividad y cuál es su función.
- Registrar Herramientas y Recursos: Documentar qué sistemas, software o materiales son necesarios para ejecutar el proceso.
- Validar y Mejorar: Revisar el documento con los equipos involucrados, asegurando que refleje la realidad del negocio y esté actualizado.
- Implementar y Capacitar: Difundir la documentación entre los empleados y asegurarse de que comprendan y apliquen los procesos correctamente.
Conclusión
La documentación de los procesos de negocio es un pilar fundamental para la eficiencia operativa y la innovación empresarial. Su correcta implementación permite mejorar la calidad, optimizar tiempos y garantizar el cumplimiento normativo. En un entorno en constante evolución, contar con procesos bien definidos y documentados es la clave para la escalabilidad y la sostenibilidad de cualquier organización.ún más difícil mantenerlos actualizados. Y lo peor, las personas probablemente ni siquiera leerán esta documentación.
También puedes agendar aquí una sesión de trabajo para que modelemos, junto a ti, un proceso real de tu organización.
No solo documentación…
En Flokzu proponemos una solución: realizar la documentación de procesos de negocio pensando también en su ejecución.
Los procesos deben ejecutarse. Esa es la única manera de que las cosas se lleven a cabo en una organización. Pero la documentación no es imprescindible. Muchas organizaciones funcionan día a día sin registrar ninguno de sus procesos. A menos que una empresa esté obligada por ley documentar procesos y procedimientos, es muy probable que esa tarea no se realice.
Por otro lado, si modelas formalmente los procesos para su ejecución, también los estarás documentando. Y no olvidar que documentar un proceso de negocio es un instrumento clave para la Gestión del Conocimiento de la organización. Para los nuevos empleados, acelera su incorporación. Para los empleados existentes, aumenta su productividad permitiendo aprovechar decisiones, archivos y contenidos previamente ingresados.
Y un corolario interesante: toda auditoría requerirá una adecuada documentación de tus procesos. No solo para mejorar el negocio, también en procesos de adquisición de la empresa o en mercado muy regulados.
Documentación de procesos de negocio gráfica
La mayoría de los documentos que registran procesos de negocio comienzan por un bosquejo de las etapas del proceso y luego identifican a los responsables de cada tarea. En Flokzu, al configurar tus procesos debes crear un modelo del flujo de trabajo (o workflow) utilizando BPMN (estándar de la OMG). La tarea de modelado de un proceso en sí misma tiene muchas ventajas, como fomentar la colaboración en un equipo de trabajo.
La representación gráfica del proceso ayuda a discutirlo y mejorarlo. El diagrama también proporciona una descripción visual de las etapas que se deben cumplir para que el proceso se complete con éxito. Por ejemplo, para el Reclutamiento de Personal se podría tener como documentación de procesos de negocio el siguiente diagrama gráfico:
Además del objetivo de documentación, modelar un proceso en una notación formal es el primer paso en la disciplina de Gestión de Procesos de Negocios. Y es un aspecto clave para el análisis de procesos y su mejora (leer más de BPM e Indicadores de Rendimiento).
Información relevante para el proceso de negocio
La configuración del proceso incluye el modelado y la definición de un formulario de proceso, que recoge toda la información necesaria para ejecutar el proceso. Hacer explícita qué información es relevante para el proceso, es fundamental para documentarlo correctamente.
Continuando con el ejemplo anterior, el formulario del proceso de contratación sería este:
Después de configurar el proceso en Flokzu, los empleados verán de inmediato sus tareas asignadas en su Bandeja de Entrada. Dependiendo de sus permisos, incluso pueden iniciar una nueva instancia del proceso (por ejemplo, el departamento de RRHH sería responsable de iniciar el proceso de contratación). Las tareas se completan ingresando información relevante en los campos del formulario, adjuntando archivos y añadiendo comentarios solo visibles a quienes participan del proceso. No solo has documentado el proceso, también lo has automatizado.
Documentación específica para cada tarea.
Puedes definir documentación específica para cada tarea en el workflow. De esta forma, puedes proveer instrucciones específicas a los usuarios para completar cada tarea. Esto se puede configurar en una pestaña específica, como parte de una Tarea de Usuario en el Workflow:
Cuando el usuario abre una instancia de proceso para completar una tarea, el botón de información aparece (
). Este botón le ayuda con información relevante para completar esa tarea específica:
Recuperando información y adjuntos
Como parte de cada instancia de proceso, Flokzu almacenará:
- información ingresada en los campos
- archivos adjuntos de cualquier tipo
- comentarios realizados por los participantes del proceso
- decisiones tomadas en cada etapa del proceso
Esta información se guarda de forma segura, centralizada, y puede ser recuperada utilizando búsquedas simples o avanzadas en Flokzu. De esta forma, estarás también gestionando el conocimiento organizacional. Y podrás demostrar que tus procesos se ejecutan exactamente como fueron documentados.
En suma…
Si agregas nuevos campos a un formulario, o tareas al workflow, Flokzu actualizará el proceso. Y actualizará la documentación del proceso también. No hay necesidad de hacerlo manualmente.
Y voilà, tendrás un diagrama de proceso con responsables de cada tarea. Un formulario con la información relevante. Instrucciones para completar cada tarea. Habrás documentado tu proceso, pero también lo habrás hecho ejecutable.
En suma, Flokzu facilita la documentación de procesos de negocios, como parte de tus esfuerzos de automatización. Evitas tener que actualizar manualmente la documentación (lo que en los hechos, raramente sucede)
También puedes agendar aquí una sesión de trabajo para que modelemos, junto a ti, un proceso real de tu organización.
