Tener tus documentos y procesos en la nube es la tendencia actual en la mayoría de las iniciativas digitales. Puede ser parte de un esfuerzo más amplio de transformación digital, o simplemente mover tus procesos tradicionales a la nube.
Tus procesos en la nube
Las iniciativas de software en la nube como servicio (también llamado SaaS) tienen ventajas relevantes frente al software instalado en infraestructura propia (también llamado “on premise”), que han hecho que esta modalidad tenga un crecimiento exponencial y sea adoptada por todo tipo de organizaciones en el mundo. Gestionar tus documentos y procesos con BPM en la nube, ayudará a tu empresa a crecer rápidamente.
Entre las principales características y beneficios destacamos:
- Es más simple, el software se usa, sin requerir de configuraciones o mantenimiento.
- Se paga por lo que se usa y si se deja de usar se deja de pagar. No se requieren grandes inversiones iniciales.
- El software se prueba, lo que reduce significativamente el riesgo de comprar algo que no se adapte o sirva a la organización.
- Es más seguro, dado que se almacenan los datos en data-centers especializados, con normas internacionales de seguridad de todo tipo, que generalmente exceden a las que contamos en los centros de datos de una pequeña y mediana empresas.
- Facilidad para ser usado y accedido desde cualquier lugar del mundo, en cualquier momento, vía Internet.
Ahora, esto sin duda ha tenido gran aplicación en algunos nichos, como ser el mail (google GMail siendo su mayor exponente), la gestión de ventas (ej: SalesForce), la administración de los contactos y captación de recursos (ej: LinkedIn).
Ahora, ¿estamos dispuestos a poner los procesos centrales de nuestra organización en la nube? Estos procesos contienen lo medular del trabajo que realizamos día a día, contienen información delicada o confidencial, y en ellos interactúa una gran parte de los empleados.
Además, estos procesos involucran documentos, y surge la misma disyuntiva, ¿estamos dispuestos a poner los documentos más importantes que se manejan en los procesos de nuestra organización en la nube?
Un paso adelante
En las medianas y pequeñas empresas, muchos de los procesos de la organización se manejan en planillas electrónicas (ej: Excel). Esto se debe principalmente a que estas son flexibles y el usuario de negocio (no informático) las puede crear, modificar y utilizar rápida y simplemente. Sin embargo, estas planillas constituyen un freno importante al crecimiento. A medida que la organización crece, las planillas de gestión se transforman en el principal freno. Lo mismo pasa con los mails. Se trata de un mecanismo flexible, ágil y rápido para intercambiar información y documentar la gestión. Pero inmanejable a medida que el número de personas crece y la información se desgrana en casillas individuales.
Especialización: Suite BPM
Dado lo anterior, ¿qué sucedería si pudiéramos ejecutar esos procesos en una herramienta específica a esos efectos, que además gestione los documentos centralizadamente facilitando que sean compartidos? Naturalmente, nos pondríamos a pensar que se trata de algo costoso, difícil de implementar, que tal vez tarde meses en aprovechasrse.
NO es así. Con una solución de BPM en la nube podremos hacer todo esto con los mismos beneficios que una hoja de cálculo o mails: fácil y rápido. Pero la documentación estará centralizada y podrá ser compartida.
Ejemplo: los procesos comerciales se pueden manejar con planillas. En cada fila registramos un interesado en nuestros productos, y en las demás columnas los datos de esa posible venta. A medida que vamos avanzando en el ciclo comercial, vamos agregando información a esa planilla. Claramente esto funciona con pocos datos, pero no cuando la empresa crece. ¿Cuánto nos cuesta dejar de darle seguimiento a una oportunidad comercial? ¿No responder las consultas del cliente? ¿No saber cuántas oportunidades estamos creando por cada vendedor? Todos estos elementos tienen un impacto directo en el corto plazo (hay menos ventas) y en el largo plazo (hay menos clientes y es más difícil crecer).
La seguridad importa
La seguridad es un aspecto importante, y más cuando se trata de procesos que son el corazón de nuestro negocio y los documentos que se manejan en ellos.
Pero con el pragmatismo que una mediana y pequeña empresa requiere: estarán mucho más seguros nuestros procesos y datos si están en una herramienta específica a esos efectos, en un data-center con estándares internacionales de seguridad, con replicación y tolerancia a fallas, que lo que podrían estarlo en mails intercambiados sin seguridad alguna y en documentos que se guardan en notebooks personales.
Entonces, como la seguridad importa, importa tener los procesos en un lugar centralizado, bien administrado, con políticas que aseguren la continuidad del negocio y que impidan que imprevistos nos hagan perder información relevante.
Ejemplo: Continuando el ejemplo comercial, ¿qué pasaría si se rompiera el disco de la PC o servidor que almacena la planilla con los datos? ¿O si el archivo se corrompiese y no pudiéramos volver a abrirlo? Toda la gestión comercial estaría en peligro, y esto haría peligrar el futuro de la organización. Una solución en la nube tiene niveles de replicación y tolerancia a fallas mucho mayores. Además, la Suite BPM es quién tiene la información, y no una simple planilla.
Reaccionar rápido para sobrevivir
¿Qué tan rápido reacciona tu organización ante un cambio normativo o de mercado? La respuesta a esta pregunta puede significar aprovechar una oportunidad, dejarla pasar o directamente amenazar todo tu negocio.
Cuando los procesos se almacenan en la cabeza de las personas es extremadamente difícil cambiarlos, y menos aún hacerlo rápido. Sin embargo, al tenerlos modelados mediante un diagrama, este cambio es inmediato. Simplemente se cambia el dibujo. Y luego ya actúan de acuerdo al nuevo proceso. Claramente, esto debe poder hacerse sin programar, de forma simple y rápida. Nuevamente, una Suite BPM con los procesos en la nube es la solución.
Veamos un ejemplo, sobre el proceso comercial. ¿Qué pasaría si surgiera una nueva normativa? ¿Y si esta nrmativa exigiera una segunda revisión del CEO para oportunidades de alto riesgo? Deberíamos avisar a todo el equipo comercial que el CEO debe revisar las propuestas. Pero sólo si son de “riesgo alto”. La probabilidad de errores crece significativamente. Por el contrario, si en el diagrama del proceso automátizado pusiéramos una “flecha” al CEO, con la condición de «riesgo alto», nos aseguraríamos que siempre que sea necesario, será revisado por él.
Conclusión
Gestionar una organización mediana o pequeña con mails y hojas de cálculo constituye un freno a su crecimiento y eficiencia. Flokzu es una solución de BPM que no requiere de equipos de IT o dedicación. Aprovecha el modelo SaaS a la perfección, entregando la simpleza y flexibilidad de las hojas de cálculo y mails, pero con beneficios adicionales. Facilidad, seguridad, bajo riesgo, poca inversión inicial, posibilidad de crecimiento y escalabilidad de la nube. Puedes tener tus procesos en la nube en cuestión de horas/días, comienza ya.
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