Introducción
En este artículo de análisis comparativo, exploraremos dos destacadas soluciones de automatización: Flokzu y Microsoft Power Automate. Ambas ofrecen enfoques distintos pero con resultados impactantes para optimizar procesos empresariales.
Flokzu se distingue por su enfoque en la gestión de procesos de negocios de principio a fin, proporcionando una interacción humana rica y significativa. Es como un director de orquesta que guía cada nota de un proceso, asegurando una ejecución armoniosa y eficaz.
Por su parte, Microsoft Power Automate brilla en la automatización de tareas, combinando elementos de la robótica de procesos (RPA) y funcionalidades de integración de aplicaciones (similar a Zapier, que, de hecho, se integra con Flokzu). Es un experto en la ejecución de acciones precisas y en secuencias lógicas, creando una sinfonía de eficiencia digital.
Power Automate: Más RPA que BPM.
Esta es una distinción crucial. Power Automate tiene sus raíces en la automatización de tareas, desempeñando el papel de un coreógrafo para robots digitales (RPA). Su fortaleza radica en procesos donde las acciones pueden ser realizadas por sistemas y aplicaciones, no necesariamente por manos humanas.
RPA, o Automatización Robótica de Procesos, es una tecnología que utiliza software para realizar tareas repetitivas y manuales en sistemas digitales, emulando la interacción humana. Esto libera a los empleados para enfocarse en actividades más estratégicas y creativas.
En contraste, Flokzu se destaca en la gestión de procesos de negocios – BPM por sus siglas en inglés – automatizando procesos que requieren interacción humana. Piensa en Flokzu como el líder de una orquesta sinfónica, donde cada miembro desempeña un papel crucial en la melodía de un proceso empresarial.
A lo largo de esta comparativa, exploraremos estas diferencias y su impacto en la selección de la herramienta adecuada para tus necesidades específicas.
Automatización con Power Automate vs. Interacción Humana con Flokzu
En el mundo de la automatización, estos dos grandes productos destacan por su enfoque no-code. Flokzu y Microsoft Power Automate permiten a los profesionales de negocios crear aplicaciones y automatizar procesos sin necesidad de conocimientos de programación ni configuraciones de infraestructura complejas.
Flokzu: La Sinfonía de Interacción Humana
Flokzu se erige como el campeón de la interacción humana en los procesos empresariales. Su enfoque no-code facilita a los equipos la creación de flujos de trabajo que involucran a personas de manera intuitiva y efectiva. Esto resulta fundamental en procesos donde la colaboración y toma de decisiones humanas son esenciales. Tres ejemplos concretos, que ayudan a entender esta definición, son:
- Proceso de Aprobación de Documentos Financieros. En este proceso, los documentos financieros como presupuestos, informes y facturas requieren aprobación. Flokzu permite crear un flujo de trabajo donde cada etapa de aprobación es asignada a la persona correspondiente. Los participantes reciben notificaciones para revisar y tomar decisiones sobre los documentos, manteniendo un registro claro de cada paso.
- Solicitud de Vacaciones. En entornos laborales, es esencial tener un sistema eficaz para solicitar y gestionar vacaciones y ausencias. Flokzu facilita la creación de un flujo de trabajo donde los empleados pueden solicitar tiempo libre y los supervisores pueden revisar y aprobar dichas solicitudes. Se establece una comunicación fluida y se mantiene un registro organizado de los tiempos de ausencia.
- Reclamaciones de Clientes. En este escenario, los clientes pueden presentar reclamaciones sobre productos o servicios. Flokzu proporciona un flujo de trabajo donde estas reclamaciones se registran, asignan a los departamentos correspondientes para su revisión y se realiza un seguimiento hasta su resolución. Esto asegura una respuesta rápida y efectiva a las inquietudes de los clientes.
Microsoft Power Automate: Eliminando tareas manuales
En el otro extremo, Microsoft Power Automate se destaca en la automatización de tareas manuales repetitivas e integración con otros sistemas. A través de su enfoque no-code, permite crear secuencias de automatización sin necesidad de habilidades de programación. Es como un director que coordina robots digitales en una ejecución precisa y eficiente de tareas. Tres ejemplos concretos, que ayudan a entender esta definición, son:
- Actualización Automática de Bases de Datos. Imagina una empresa que recopila datos de ventas en una hoja de cálculo y necesita que estos se actualicen en una base de datos centralizada. Power Automate puede programar un robot para que, a intervalos regulares, extraiga los datos de la hoja de cálculo y los ingrese automáticamente en la base de datos sin la necesidad de intervención humana.
- Aprobación de Gastos Pequeños: Cuando un empleado presenta un informe de gastos menores, este debe ser aprobado. Con Power Automate, un robot puede ser configurado para recibir y revisar automáticamente los informes de gastos. Si cumple con los criterios establecidos (entre ellos el importe), el robot lo aprueba directamente.
- Gestión de Notificaciones de Inventarios Bajos. En un almacén, es crucial mantener un inventario adecuado para evitar escasez de productos. Power Automate puede estar integrado con el sistema de gestión de inventarios. Cuando ciertos productos alcanzan niveles bajos, el robot puede generar automáticamente una orden de compra y enviarla al proveedor correspondiente sin requerir intervención humana.
El Poder del No-Code: Agilizando la Creación
Ambos productos comparten una característica fundamental: la ausencia de código. Esto significa que los analistas de negocios y gerentes pueden tomar las riendas, sin depender de desarrolladores. Flokzu y Power Automate permiten una rápida implementación y adaptación a las necesidades cambiantes del negocio.
Sin embargo, aquí es donde las diferencias resplandecen. Flokzu se especializa en procesos donde la interacción humana es el corazón del flujo de trabajo, mientras que Power Automate brilla en la automatización de tareas digitales, donde la intervención humana es mínima.
En resumen, la capacidad no-code de ambos productos es un catalizador para la agilidad empresarial, pero no necesariamente son productos que se reemplacen mutuamente. Y esto nos da lugar al capítulo siguiente…
Flokzu y Power Automate: Colaboración en Lugar de Competencia
Cuando se trata de automatización, Flokzu y Power Automate no son rivales, sino aliados en la búsqueda de la máxima eficiencia operativa. Estas herramientas no solo coexisten, sino que también se complementan de manera sorprendente, desatando el potencial de automatización de procesos complejos de extremo a extremo.
Un Caso de Uso Ejemplar
Imaginemos un estudio legal que debe elaborar, revisar y enviar contratos a sus clientes. Flokzu se convierte en la herramienta esencial para orquestar este proceso complejo de principio a fin, y en algunas etapas Power Automate permite automatizar tareas manuales e integrarlas con el ERP del estudio. El siguiente diagrama en notación BPMN muestra un proceso muy simplificado e ilustrativo:
- Creación del Contrato: Un abogado Junior inicia el proceso en Flokzu, proporcionando los detalles del contrato, como partes involucradas, términos y condiciones.
- Revisión y Edición de un Abogado Senior: El contrato es asignado a los abogados senior para su revisión. Cada abogado puede realizar comentarios y sugerencias, asegurando una colaboración efectiva. Si algo no está bien, puede volver atrás.
- Revisión Secretaria: Una vez que se ha alcanzado un consenso, el contrato es revisado, corregido el formato, ortografía, identidad corporativa, y se genera la versión definitiva. Flokzu mantiene un historial de versiones para referencia futura. Si algo no está bien, puede volver atrás.
- Integración con Power Automate: se activa Power Automate y se copia la versión definitiva a una carpeta compartida con el cliente. Esta tarea antes se realizaba manualmente, lo que insumía tiempo y era proclive a errores. Ahora lo hace un Robot.
- Facturación con el ERP: finalmente, Power Automate se integra con el sistema ERP del estudio legal y genera una factura para el cliente basada en las horas insumidas para elaborar el contrato.
Este proceso, que anteriormente requería múltiples pasos manuales y posiblemente implicaba ciertos riesgos de errores, ahora se ejecuta de manera eficiente y sin esfuerzo. La integración entre Flokzu y Power Automate es la clave para esta eficiencia, permitiendo una transición sin problemas desde la elaboración hasta la facturación.
Esta automatización no solo ahorra tiempo y reduce el riesgo de errores, sino que también libera a los abogados para que se enfoquen en su experiencia legal, en lugar de tareas administrativas. Es un ejemplo claro de cómo la tecnología puede transformar y mejorar los procesos en el mundo legal.
Limitaciones de la Interacción Humana en Power Automate
Aunque Microsoft Power Automate es una herramienta excepcional para la automatización de tareas digitales, presenta limitaciones cuando se trata de procesos que requieren una interacción humana significativa, así como cuando esos procesos son complejos e involucran decenas (o cientos de tareas). Estas limitaciones son importantes tener en cuenta al considerar la implementación de Power Automate en entornos donde la colaboración entre muchos usuarios y equipos son fundamentales.
Complejidad en la Configuración
Cuando se busca una interacción intensa con personas, Power Automate puede requerir configuraciones más complejas y personalizadas. Esto implica un mayor tiempo y recursos para su implementación, lo cual puede no ser viable en situaciones con plazos ajustados. Además, el mantenimiento de estas configuraciones complejas, cuando los cambios sean necesarios (y lo serán!), será caro y requerirá personal especializado.
Desarrollo a Medida
Si bien Power Automate tiene funcionalidades no-code, para procesos que implican una interacción humana detallada y específica, es posible que se requiera desarrollo a medida. Esto añade una capa adicional de complejidad y puede resultar en costos y plazos más largos. Y al igual que en el caso anterior, hace difícil la mantenibilidad, evolución y adaptación a los cambios en el futuro.
Sobrecostos y Plazos Extendidos
La implementación de interacciones humanas complejas en Power Automate puede llevar a sobrecostos, especialmente si se requiere desarrollo personalizado. Además, los plazos de implementación pueden extenderse, lo que puede no ser viable en situaciones que requieren una respuesta ágil.
Limitaciones en la Experiencia e Interfaz de Usuario
La interfaz de usuario de Power Automate no está diseñada específicamente para facilitar la interacción humana compleja. Esto puede llevar a una experiencia menos intuitiva y eficiente para los usuarios que participan en el proceso.
Conclusiones
En esta comparativa entre Flokzu y Microsoft Power Automate, hemos explorado sus fortalezas, diferencias y cómo se complementan en diversos contextos de automatización. Flokzu destaca en la gestión de procesos de negocios que pueden tener decenas o cientos de tareas, y que incluyen una interacción humana rica y significativa. Por otro lado, Power Automate brilla en la automatización de tareas digitales y el reemplazo de actividades manuales que son realizadas por un robot digital.
Ambas herramientas comparten una característica vital: su enfoque no-code. Esto empodera a los profesionales de negocios para crear aplicaciones y automatizar procesos sin necesidad de habilidades de programación, acelerando la implementación y adaptación a las necesidades cambiantes del negocio.
Se presentó un ejemplo simple, pero sumamente ilustrativo, donde Flokzu destaca en la gestión de un proceso de principio a fin para la elaboración y revisión de contratos en un estudio Legal. En este proceso, la interacción humana es esencial, así como el seguimiento de las diferentes tareas y sus vencimientos. La colaboración con Power Automate potencia la eficiencia, permitiendo la copia de documentos finales a una carpeta compartida y la facturación automatizada a través de una integración con el ERP del estudio.
En conclusión, Flokzu y Power Automate no son competidores directos, sino aliados poderosos en la automatización empresarial. Su capacidad no-code y enfoques especializados se combinan para ofrecer soluciones efectivas en una amplia gama de procesos, en todas las industrias.
