Si comprendiste qué significa BPM y BPMN, tal vez te estás preguntando: ¿Cómo puedo aplicar la gestión por procesos en mi organización y aprovechar sus beneficios? La disciplina BPM y la gestión de procesos puede ser algo desconocido. Y los cambios siempre generan miedos, sin importar cuán habituados estemos a ellos.
Cambios hacia la Gestión de Procesos
Si crees que la gestión de procesos puede ser útil para tu organización, es muy probable que tengas que adaptar algunos aspectos. Aunque eso puede sonar algo riesgoso, los cambios no siempre nos malos. Lo importante es estar preparado para afrontarlos y saber cómo manejarlos.
Para identificar los diferentes tipos de cambio que existen en una organización, te presentamos un artículo escrito por Jim Sinur que se titula “¿Puedes afrontar una transformación con facilidad?» (lee el artículo original en inglés).
En su artículo, Jim describe tres posibles tipos de transformación organizacional: Big Bang, Transformación Incremental y Transformación Incremental Agresiva. Cada uno tiene sus ventajas y riesgos, que deben ser tenidos en cuenta antes de elegir una opción en particular.
«La palabra ‘transformación’ puede generar miedos y funciona mejor cuando no hay cambios forzados. Si una empresa ve una oportunidad para mejorar o cambiar su modelo de negocio con el apoyo de nuevas tecnologías, hay una percepción positiva de la transformación a pesar de los temores. Sin embargo, una transformación no siempre es algo voluntario o una decisión de la empresa. Si disminuyen los clientes, aumentan las amenazas, hay nuevas tendencias en la industria que redefinen tu sector, la transformación deja de ser una opción y se convierte en una necesidad. Algunos creen que las nuevas tecnologías digitales forzarán a las empresas a mejorar su funcionamiento. He vivenciado tres estrategias de cambio y tuve el desafío de implementar cada una de ellas, pero no fue fácil. Tuve la suerte de superar los tres cambios y ofrecer valor a las organizaciones que los implementaron.
Big Bang:
Es similar a zambullirse en un lago sin conocer la temperatura del agua. Este tipo de cambios tiene riesgos y recompensas altas. La ventaja de esta transformación es que puede alcanzar resultados rápidos para aprovechar oportunidades únicas o protegerse de nuevas amenazas. Requiere de mucho tiempo para visualizar los resultados, además de confianza y paciencia. A esto le llamo la metodología «all in» que no es apta para quienes son inseguros. La clave del éxito está en ceder el control a gerentes de confianza y aumentar la comunicación habitual. A menudo se utilizan temporalmente recursos o personas externas a la organización. Cuando implementé una transformación Big Bang fue necesaria la presencia de un gran líder, un equipo talentoso de más de 1.000 personas y más de 500 millones de dólares.
Transformación Incremental:
Este es un enfoque lento que requiere de acostumbramiento. Se descompone una gran transformación en piezas más pequeñas para completar el proceso total. Esta metodología permite que todos conozcan las ventajas y aprendan poco a poco, a medida que aumentan sus habilidades y su confianza. Reduce el riesgo y la inversión necesaria para alcanzar los objetivos. A esto le llamo «si lo pruebas te gustará», requiere de una pequeña inversión inicial y de más tiempo. La ventaja es que puedes llevarlo a cabo con tu equipo actual y ayudarlos a que aprendan. Esta metodología realiza grandes cambios en pequeñas etapas, es equilibrada. Funcionó muy bien para mejorar primero la atención al cliente y luego centrarse en aspectos más profundos.
Transformación Incremental Agresiva:
Si quieres nadar rápido pero salir del agua en cualquier instante, esta es la metodología para ti. Permite probar y unir piezas de una transformación rápidamente y realizar ajustes necesarios. Debes estar dispuesto a alcanzar muy rápido el éxito o el fracaso. El lema es «hazlo, pruébalo, arréglalo». Este es un gran enfoque cuanto te enfrentas a nuevos conocimientos, tecnologías y metodologías. Es muy fácil cometer errores. Puedes intentarlo sin un gran objetivo en mente o realizar ajustes en tu modelo de negocio. La velocidad se incrementa mucho en comparación con la Transformación Incremental. Cuando trabajé con esta metodología, fue muy caótico. Eventualmente alcanzamos el objetivo deseado. El problema era que los Directivos querías que todos los proyectos funcionen de esta forma. Por desgracia, tuvimos que trabajar sobre otros problemas que ya existían anteriormente».
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