Construir el modelo de proceso es la etapa más relevante para gestionar un proceso de negocio bajo el paradigma BPM. El modelado de procesos con el estándar BPMN puede asustar por su dificultad, pero… realmente lo es tanto?
Muerde el estándar BPMN?
Business Process Model and Notation (BPMN) se ha convertido en el estándar mundial para diagramas de procesos de negocios. De hecho, es un estándar de la OMG. Fue diseñado para ser utilizado directamente por usuarios no técnicos (por ejemplo analistas del negocio). Pero también por personal de IT (programadores, diseñadores, etc), para automatizar procesos utilizando un motor de procesos BPMN.
De acuerdo, el estándar es suficientemente flexible para cubrir ambas, las necesidades del usuario de negocio y las de personal técnico. Esto significa que el estándar BPMN incluirá un conjunto amplio de artefactos y elementos. Ciertamente, esto conlleva a que sea complejo.
A manera de ejemplo, la siguiente imágen resumen los tipos de eventos que se pueden utilizar en un modelo de proceso (fuente: especificación BPMN 2.0):
En otras palabras, el estándar es necesariamente complejo para cubrir todas y cada una de las necesidades al modelar procesos. Dicho esto, en las próximas secciones veremos si esta complejidad es siempre necesaria.
Un modelo de proceso para cada audiencia
Cuando creamos un modelo de proceso, lo hacemos para una audiencia. Si estamos describiendo un proceso para el CEO y el Directorio, lo más importante es que el modelo sea fácil de entender. Debería contener sólo los elementos realmente relevantes. Los detalles técnicos le harían perder foco.
En contraste, cuando modelamos un proceso para ser automatizado en una Suite BPM, necesitamos el mayor nivel de detalle posible. El equipo de tecnologías necesitará conocer cada caso posible, la información relevante, los metadatos, condiciones de las compuertas exclusivas, etc.
El modelo de un proceso es antes que todo, un instrumento de comunicación. Debe atender las necesidades de la audiencia. En otras palabras, debe tener el nivel de detalle y complejidad adecuado para esa audiencia.
BPMN soporta usar diferentes niveles para diferentes audiencias. Por ejemplo, puedes definir a alto nivel un proceso con varias «burbujas» que son subprocesos. Al Directorio y CEO se le mostrará el nivel más alto de ese proceso, escondiendo los detalles en las «burbujas». Pero, al pasar ese mismo modelo al equipo de tecnología, explotarán las «burbujas». Dentro de cada una, encontrarán el nivel de detalle que precisan.
Herramientas para el modelo de proceso
Debes estar pensando que no necesitas todos los artefactos y herramientas que BPMN provee. Tu proceso de negocio no es tan complejo. Y probablemente estés en lo cierto.
De hecho, existen un pequeño conjunto de artefactos que son realmente necesarios en casi cualquier modelo de proceso. Ciertamente, las tareas de usuario, compuertas o gateways, y envío de mensajes, son necesarias en la mayoría de los procesos administrativos.
En Flokzu seleccionamos cuidadosamente los artefactos más útiles y los pusimos en una caja de herramientas reducida. En la imágen siguiente, verás un conjunto reducido de elementos BPMN. Algunos de ellos pueden ser configurados (por ejemplo, una compuerta puede ser configurada como exclusiva o inclusiva).
Este conjunto reducido de herramientas reduce dramáticamente la complejidad. Sólo necesitas aprender a utilizar unos pocos artefactos muy intuitivos. Un usuario de negocio que vea el modelo de proceso, simplemente lo entenderá.
Por supuesto, cuando intentas modelar un proceso de negocio muy complejo, necesitarás más artefactos. La idea aquí es «esconderlos» en la configuración de otros elementos más simples. De esta forma, mantienes el primer nivel del model comprensible para todos. Aquellos que lo requieren, pueden acceder a la configuración detallada de los elementos.
No-code / low-code comprometido?
Cuando modelas un proceso para ser automatizado, necesitas una transformación automática entre el «modelo dibujado» y el «modelo ejecutable». Esto es lo que el paradigma BPM no-code / low-code promete. Más aún, es un instrumento muy relevante para aumentar la comprensibilidad del modelo del proceso.
Si modelas un proceso y simplemente presionando un botón lo puedes ejecutar, entonces puedes mostrar a los usuarios cómo funciona. Pueden probar el proceso automatizado, y volver al modelo para ajustarlo. Este ciclo de mejora continua acelera notablemente la comprensión del modelo y del negocio. Las personas se involucran en discusiones sobre el proceso y cómo mejorarlo, medirlo, etc.
Por otro lado, si modelas el proceso y debes esperar un día (o una semana) para verlo funcionando, el involucramiento de los usuarios será mucho menor. Debido a esto, es que las capacidades no-code / low-code son tan relevantes para un equipo de modelado de procesos.
En conclusión…
La notación BPMN es el estándar mundial y la mejor opción para construir un modelo de proceso. Pero dado que es muy amplia, es complejo entender todos sus artefatos. Puedes reducir esta complejidad identificando correctamente la audiencia del modelo y ajustándolo para ella. Utilizar un conjunto reducido de artefactos aumenta dramáticamente la comprensibildad del modelo. Una Suite BPM low-code / no-code permite probar y mejorar el proceso iterativamente. Esto conlleva a un mayor involucramiento y compromiso del equipo de modelado de procesos.
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