No mundo atual, onde a eficiência e a otimização de recursos são cruciais, os projetos de automação de processos de negócios (BPM) se tornaram uma prioridade para muitas organizações. Implementar soluções tecnológicas pode não só melhorar a eficiência operacional, mas também gerar um significativo retorno sobre o investimento (ROI) através da economia de custos e do aumento de lucros.
No entanto, calcular esse ROI é fundamental para priorizar as diferentes etapas do projeto, o famoso “por onde começar”, e para justificar o investimento aos stakeholders internos. Neste artigo, focarei na importância de calcular o ROI desses projetos, as vantagens que ele oferece e fornecerei sugestões sobre como fazê-lo de maneira eficaz.
Importância do ROI em Projetos de Automação
Calcular o ROI de um projeto de automação de processos de negócios é essencial por várias razões:
- Justificação do Investimento: Demonstrar o valor econômico do projeto ajuda a obter o apoio dos stakeholders dentro da empresa ou externos se estiver solicitando fundos a terceiros.
- Priorização de Processos: Ajuda a priorizar a ordem na qual os diferentes processos em cada setor da empresa serão implementados. Muitas vezes, o processo que gera mais problemas é abordado primeiro. No entanto, ao realizar este exercício, podemos descobrir que economicamente ele não é o mais crítico. Isso não significa que devemos mudá-lo, mas ter essa informação é importante para tomar decisões informadas.
- Medição do Sucesso: Estabelecer métricas claras para avaliar o desempenho e o sucesso do projeto pós-implementação.
Vantagens de Calcular o ROI
- Transparência Financeira: Fornece uma visão clara dos custos e benefícios, facilitando a tomada de decisões informadas.
- Otimização de Recursos: Ajuda a identificar áreas onde os custos podem ser reduzidos ou a eficiência melhorada.
- Detecção de Oportunidades de Aumento de Lucros: Permite identificar áreas onde maior lucro poderia ser gerado aumentando a produtividade, por exemplo, vendendo mais produtos ou serviços onde há demanda não satisfeita.
- Melhoria Contínua dos Processos: Facilita a avaliação contínua do desempenho, permitindo ajustes e melhorias oportunas.
Sugestões para Calcular o ROI
Para calculá-lo, como primeiro passo devemos coletar certos dados:
Dados sobre Como os Processos São Executados Atualmente:
- Etapas do Processo e sua Execução: Detalhamento de cada etapa dos processos e a periodicidade com que cada uma é executada.
- Papéis Envolvidos: Quem participa e quanto tempo leva para completar a tarefa.
Identificação de Custos e Perdas:
- Custos Operacionais: Tempo do pessoal envolvido na execução de tarefas manuais, considerando os processos atuais. Também considerar os custos associados a retrabalhos e mitigação de erros que surgem da realização de tarefas manualmente.
- Perdas por Desvios: Dinheiro perdido a cada mês devido a desvios imprevistos, fraudes ou outras situações anômalas que serão resolvidas com a automação do processo.
- Custos Operacionais Adicionais: Despesas recorrentes com armazenamento, gestão de documentos e papelaria.
- Custos por Não Conformidade: A gestão manual de dados e documentos pode resultar em erros de conformidade e penalidades regulatórias.
Ganhos Atuais:
- Ganhos de Cada Processo: É importante saber se cada processo candidato à automação gera lucros e a que ponto.
- Investimento no Software de Automação de Processos: Valor do investimento necessário em licenças de software e serviços (se aplicável).
Metodologia de Cálculo
Uma vez que todos os dados mencionados estejam disponíveis, você poderá estimar seus custos atuais, potenciais custos e ganhos. Em detalhe, você terá as seguintes informações:
- Custo Atual do Processo.
- Custo Futuro com a Automação.
- Horas Gastas na Execução do Processo Atualmente.
- Horas Gastas com o Processo Automatizado.
- Ganho Futuro com o Processo Automatizado e seu Aumento.
Indicadores-Chave para Avaliar o ROI
Uma vez que a informação esteja disponível, recomendo calcular os seguintes indicadores para ter uma visão clara sobre a rentabilidade do investimento e tomar uma decisão informada:
- Benefício Líquido do Investimento: Calcular o benefício dado as economias de custos, aumento de lucros e o investimento.
- Rentabilidade do Investimento.
- Período de Retorno: Calcular em quantos meses o investimento inicial será recuperado.
Como Abordá-lo Internamente?
- Criar um Caso de Negócio Sólido: Apresentar uma análise detalhada do ROI à equipe de direção, destacando os benefícios financeiros e operacionais.
- Envolver os Principais Stakeholders: Garantir o apoio de todas as áreas envolvidas, como finanças, TI e operações.
- Comunicação Transparente: Manter uma comunicação clara e contínua sobre os objetivos, benefícios e progresso do projeto.
- Plano de Gestão de Mudanças: Desenvolver um plano que inclua treinamento e suporte para garantir uma transição suave para a automação.
Custos de Oportunidade e Benefícios Intangíveis
Também é importante entender e transmitir os custos de oportunidade e benefícios que são difíceis de monetizar, mas são fundamentais dentro das organizações. Alguns deles são:
- Melhoria na Tomada de Decisões: Disponibilidade de dados em tempo real que facilita decisões mais informadas e rápidas.
- Redução de Erros nos Dados: A entrada manual de dados é propensa a erros, o que pode resultar em informações incorretas e decisões erradas.
- Perda de Oportunidades de Negócios: A ineficiência nos processos pode levar a uma resposta lenta ao mercado, perdendo oportunidades para concorrentes mais ágeis.
- Aumento do ticket médio de suas receitas/atrair melhores clientes: Por exemplo, se for mais rápido, você pode atrair clientes mais qualificados ou que invistam mais.
- Inovação Limitada: Colaboradores ocupados com tarefas manuais têm menos tempo para inovar e melhorar processos.
- Insatisfação do Cliente: Tempos de resposta lentos e qualidade inconsistente podem afetar negativamente a satisfação do cliente.
- Desgaste do Pessoal: A realização de tarefas repetitivas e pouco gratificantes pode levar ao desgaste e desmotivação dos colaboradores, aumentando a rotatividade de funcionários.
Conclusão
Calcular o retorno sobre o investimento em projetos de automação não é apenas uma boa prática financeira, mas é crucial para demonstrar o valor do projeto, convencer os stakeholders e garantir seu sucesso a longo prazo. Seguindo esses passos e abordando o projeto de maneira estratégica, as organizações podem maximizar os benefícios e garantir uma implementação bem-sucedida.
