Embora os termos sejam utilizados de forma intercambiável em muitos cenários, as diferenças entre automação de processos, BPM e RPA são significativas. Neste artigo nós os resumimos, apresentando exemplos concretos do que cada um é e para o que cada um serve. Naturalmente, também apresentaremos cenários onde todos os termos estão relacionados e jogam juntos.
BPM: o guarda-chuva conceitual
BPM significa Business Process Management (O que é BPM?) é uma disciplina. Isto significa que não é uma tecnologia particular, mas uma área de conhecimento que engloba tanto tecnologias quanto metodologias. Por esta razão, podemos ver o termo BPM como um guarda-chuva conceitual que engloba várias tecnologias, melhores práticas e notações.
BPM é uma disciplina, que engloba tecnologias e metodologias que visam a melhoria contínua dos processos de negócios.
Exemplo concreto de uma iniciativa BPM
Imaginemos um Banco, que quer melhorar significativamente seu processo comercial para conceder empréstimos a seus clientes distribuídos em todo o país, garantindo níveis uniformes de serviço e atenção. Enquadra este projeto na disciplina BPM. Algumas das tarefas que você realizará incluem:
- Usará uma metodologia de pesquisa de processo com os usuários. Você gerará reuniões, serão feitas as perguntas certas, haverá ciclos de revisão e ajuste.
- Como resultado da etapa anterior, será gerado um diagrama gráfico, chamado modelo de processo, em uma notação específica para este fim: BPMN (Business Process Modeling Notation).
- Este diagrama será alimentado em software para a execução desse processo, que atribui tarefas aos usuários e avalia as regras comerciais: uma Suíte BPM.
- O Conjunto BPM pode exigir a programação de certos elementos, tais como o formulário de solicitação de empréstimo e as regras comerciais, ou pode ser “no-code/low-code”, permitindo uma configuração sem programação (Flokzu é uma Suite BPM com tecnologia low-code/no-code).
- Quando o empréstimo é aprovado, as informações devem ser enviadas do formulário de solicitação (parte do Conjunto BPM) para o sistema central do Banco. Isto é feito utilizando um processo robótico (Automação Robótica de Processos – RPA), que extrai os dados do formulário e os insere no sistema do Banco, sem intervenção humana.
- Uma vez que centenas de empréstimos tenham sido solicitados, a tecnologia de Business Intelligence (BI) pode ser usada para medir indicadores de desempenho do processo (KPIs).
- A metodologia de melhoria contínua do processo sugere analisar esses KPIs, detectar oportunidades de melhoria (como a identificação do estrangulamento do processo), e introduzir melhorias. Para isso, o diagrama do processo será analisado e o processo retornará ao estágio 1, a fim de definir, juntamente com os usuários, quais as mudanças a serem introduzidas e reiniciar o ciclo virtuoso.
Automação de processos: o coração do BPM
Como vimos no exemplo anterior, o BPM envolve disciplinas e tecnologias. Entretanto, uma dessas tecnologias é o coração do BPM: a automação do próprio processo. Isto envolve digitalizar o processo (tirando-o do papel), mas também automatizar tarefas (evitando, por exemplo, que uma pessoa registre manualmente em uma planilha de Excel, ou envie uma mensagem Whatsapp, toda vez que o processo passar para a próxima etapa).
Automatizar um processo significa substituir tarefas anteriormente manuais por componentes de software que as executam de acordo com um conjunto de regras e condições. Isto não significa, de forma alguma, eliminar o envolvimento humano no processo. Isso significa não executar manualmente as tarefas que podem ser automatizadas.
Automatizar um processo comercial significa que os seres humanos estarão envolvidos em tarefas onde eles realmente agregam valor. E as tarefas repetitivas com menor valor agregado serão automatizadas.
RPA – substituindo tarefas manuais
A Automação Robótica de Processos, ou simplesmente RPA (Robotic Process Automation), é uma ferramenta de automação concreta, que pode ser enquadrada como BPM ou pode ser autônoma (não faz parte da automação de processos comerciais como definido acima). A idéia fundamental na RPA é que um software replica as ações que um ser humano faria em um sistema de computador. Mais importante ainda, esta replicação de interação pode ser configurada sem programação e sem depender de APIs.
Continuando com o exemplo do empréstimo bancário, vamos imaginar que quando o empréstimo é aprovado, o dinheiro deve ser creditado na conta do cliente e a dívida também deve ser registrada no sistema central do banco. Ou seja, temos dois sistemas diferentes: por um lado o BPM Suite onde o processo é automatizado e o empréstimo é aprovado; e por outro lado o sistema central do banco onde as transações serão registradas. Para enviar as informações do Conjunto BPM para o sistema central, vemos pelo menos 3 alternativas:
- O programático, que implica que o sistema central do banco expõe um API, que será invocado pelo BPM Suite para enviar-lhe todos os dados do empréstimo aprovado.
- A mais tradicional, que não requer programação, é que um ser humano “copie e cole” as informações do Conjunto BPM no sistema central.
- Usar um Robô (RPA), que simula a ação de um ser humano, copiando e colando as informações da interface do usuário do BPM Suite para a interface do usuário do sistema central do banco.
Na estrutura RPA, cada robô (que é apenas um programa de software) opera na interface do usuário (UI) das aplicações, assim como um humano faria. O poder da RPA é que é possível concatenar muitas ações, executá-las muito mais rapidamente que um ser humano, durante todo o dia, com menos erros.
Um robô (RPA) pode completar perfeitamente uma tarefa específica, que é parte de um processo comercial mais longo, no qual os humanos também estão envolvidos e os sistemas são integrados através de APIs.
Diferenças entre automação de processos, BPM e RPA
Vamos ver como os conceitos jogam juntos, mas de maneiras diferentes e em momentos diferentes. Continuando com o exemplo, vamos contrastar algumas tarefas antes e depois de sua automação. Veremos que os conceitos de BPM, automação de processos e RPA trabalham em conjunto para melhorar o processo comercial de análise e concessão de empréstimos em um banco:
| Antes de automatizar | Após a automação |
|---|---|
| Diferentes processos e ciclos de aprovação em cada ramo, com diferentes acordos de nível de serviço. | Processo único, definido para todas as filiais, com acordos uniformes de nível de serviço em todas as filiais. |
| Formulário de solicitação de empréstimo em papel a ser apresentado na filial, ou em PDF e enviado pelo correio. | Formulário digital, fornecido pelo BPM Suite, onde o processo é iniciado e executado. |
| O cliente liga para o banco para saber sobre seu empréstimo, e um executivo de contas tem que descobrir em que estágio ele se encontra. Demorado, mau serviço. | O processo notifica automaticamente o cliente por e-mail cada vez que seu pedido de empréstimo é movimentado através do processo. Melhor serviço, menores custos operacionais. |
| O analista de risco acessa outro sistema para obter o perfil de crédito do cliente, ficando em pé com o banco e o histórico de empréstimos. É demorado e propenso a erros. | O BPM Suite se conecta via WebServices a sistemas externos, recupera e apresenta o perfil de crédito, posição e histórico do cliente ao analista de risco em um só lugar. |
| Após a aprovação do empréstimo, um operador carrega manualmente as informações no sistema central do Banco. Repetitivos, de baixo valor agregado, caros e | Um Robô (RPA) extrai as informações relevantes da interface do usuário do Conjunto BPM e as cola no sistema central do banco, em menos tempo e sem erros. |
| Coleta manual de informações sobre o número de empréstimos, tempos de aprovação, tempos em cada etapa. | O BI integrado ao processo apresenta informações relevantes do processo para análise e melhoria contínua (volume de trabalho e tempo consumido). |
Em resumo…
Embora os termos às vezes sejam confusos, existem diferenças substanciais entre automação de processos, BPM e RPA. BPM é uma disciplina, que inclui tecnologias e metodologias, e tem como foco a melhoria contínua dos processos de negócios. Neste contexto, o BPM pode incorporar a automação de processos como um instrumento específico em uma Suíte BPM. Usar um robô (RPA) para automatizar algumas tarefas desse processo é outra opção válida e muito eficiente em alguns cenários. A RPA pode operar de forma autônoma ou como parte de uma iniciativa maior de melhoria de processos. A automação de um processo com uma Suíte BPM, por outro lado, só faz sentido como parte da disciplina BPM. Os conjuntos BPM que automatizam processos de negócios sem programação são chamados de no-code, sendo Flokzu um dos líderes globais nesta categoria.
