¿Qué es una herramienta de gestión de procesos de negocio y cómo funciona?
Una herramienta de gestión de procesos de negocio (Business Process Management) es un programa de software que ayuda en todas las fases de la gestión de procesos de negocio, asistiéndole en el diseño, modelado, ejecución, supervisión y optimización de sus procesos de negocio. Las herramientas BPM ayudan a las empresas a poner en práctica sus planes de negocio. Además, permiten la integración de aplicaciones y sistemas empresariales como la gestión de relaciones con los clientes (CRM) y la planificación de recursos empresariales (ERP).
Las empresas pueden determinar qué partes del proceso empresarial pueden automatizarse o modificarse utilizando herramientas BPMS, que recopilan datos y realizan análisis. Las herramientas BPMS mejoran la productividad y la moral de los empleados al automatizar actividades manuales, detectar cuellos de botella y darles más visibilidad sobre cómo encaja su trabajo en un proceso más amplio.
BPMS está reconocida como una de las tecnologías que ayudan a las organizaciones a cumplir sus objetivos de transformación digital, ya que proporciona herramientas para gestionar tanto la creación de nuevos procesos empresariales como la optimización de los existentes.
BPM Software: beneficios
Reducción de riesgos
Las empresas son vulnerables a errores organizativos que podrían perjudicar su eficacia debido a la naturaleza dinámica del entorno empresarial.
El uso de una herramienta BPM permite a la dirección realizar un seguimiento del uso de los recursos, un procedimiento estándar para muchos procesos y su ejecución. Además, los directivos pueden identificar a tiempo las ineficiencias para reducir costes o mejorar la asignación de recursos.
Una empresa ágil
Los equipos se adaptan mejor a los cambios cuando una herramienta BPM se implanta correctamente en su empresa. Conocen bien sus procesos y por qué funcionan como lo hacen, por lo que explicar el porqué y el cómo de un nuevo cambio es sencillo cuando los procesos se comprenden bien.
La claridad de la hoja de ruta de procesos simplifica la corrección del rumbo. Cualquier ajuste puede incorporarse inmediatamente y es fácil de identificar.
Cualquier ajuste puede incorporarse inmediatamente y es fácil de identificar. Una organización fuerte puede adaptarse al cambio. Cualquier problema provocado por variables internas o externas puede evitarse, y los resultados mejoran enormemente. Surgen equipos escalables, competitivos y colaborativos.
Garantía de cumplimiento de las políticas
Es necesario cumplir varias políticas específicas de la división y del sector.
Es posible racionalizar los procesos y establecer un marco para cumplir todas las políticas internas y externas adoptando el software BPMS como solución única. Por lo tanto, el software BPM garantiza que los procedimientos sean claros y se adhieran a las normas establecidas.
Acceso controlado a los datos
El acceso a datos de muchas fuentes es necesario para que los empleados funcionen con eficacia. Sin embargo, eso no implica que deban tener acceso a todo.
El software BPM es la herramienta ideal para encontrar un equilibrio saludable entre la sobrecarga y la deficiencia de datos. Puede ocultar el resto de los datos y restringir el acceso a la información necesaria para ejecutar un trabajo específico.
Los usuarios pueden ser asignados a varios grupos de usuarios en Flokzu siguiendo equipos. Puede utilizar esto para limitar los datos a los que pueden acceder y modificar.
Control organizativo más eficaz
Un conocimiento más profundo de los procesos empresariales por parte de la dirección reduce los riesgos y refuerza el control organizativo.
Este es el caso frecuente de las empresas medianas y grandes, que pueden tener varias divisiones y oficinas. En este caso, la creación de procesos a los que todos los empleados deben adherirse es esencial para que una empresa funcione bien. El uso de una herramienta BPM hace que la gestión de estos procesos sea más manejable.
Transformación Digital
La expresión “transformación digital” ya no es novedosa. El uso de tecnologías y técnicas digitales para mejorar la estabilidad y flexibilidad de la organización es un aspecto crucial de la transformación digital.
Los empleados investigan las mejores opciones para sus equipos y crean soluciones, fomentando la transformación digital. El uso de plataformas BPM sin código, como Fokzu, es crucial en sus intentos de transformación digital.
Mejora de la colaboración
La dificultad de transmitir procesos entre oficinas o divisiones es algo con lo que muchas organizaciones necesitan ayuda, ya que afecta a la colaboración dentro de una organización.
La comunicación de los procesos mejora con las herramientas BPM, ya que todo el mundo tiene acceso a sus visualizaciones. Además, al utilizar el enfoque descrito en la herramienta, cualquiera que busque a un colega encargado de un paso específico del proceso puede localizarlo rápidamente.
Comparación de las mejores herramientas BPM
| Herramienta BPM | Interfaz intuitiva | Accesibilidad | Lo mejor para resolver tareas complejas | Herramienta low code/No code | Prueba gratuita |
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Bizagi |
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Las 10 mejores herramientas de BPM
Flokzu
Flokzu tiene un diseño fácil de usar con un motor robusto que proporciona al usuario un ambiente sencillo y productivo.
Ofrece una interfaz de arrastrar y soltar (drag-and-drop) fácil de usar en la que puede establecer plazos, notificaciones y reglas de negocio en cualquier fase de su proceso. Además, Flokzu es una solución SaaS (Software as a Service), y al ser una herramienta en la nube, evitas los altos precios de instalación. Además, es un software low-code / no-code, por lo que cualquier usuario de negocio puede automatizar sus procesos sin necesidad de conocimientos informáticos.
Puede acceder a una biblioteca de procesos preconstruidos y listos para el mercado para empezar a automatizar su organización rápidamente. No necesita ningún conocimiento de TI; simplemente cree un formulario público y el siguiente flujo de trabajo y ponga en marcha su proceso.
Después de automatizar sus procesos, puede recopilar datos y analizarlos. ¿Cómo? Con métricas en tiempo real e informes personalizados. Puede enviar o recibir automáticamente estos informes con la frecuencia que necesite. Esto le permite encontrar posibles cuellos de botella y mejorar constantemente sus procesos.
Kissflow
Kissflow es un sistema BPM basado en la nube apropiado para empresas de todos los tamaños. Además, ayuda en la optimización del trabajo, el seguimiento, la gestión, la creación de aplicaciones, la personalización de formularios, etc. Kissflow cuenta con un panel de control personalizado que le permite determinar el curso de su proyecto visualmente, sin necesidad de código. El panel de control también proporciona acceso a herramientas de generación de informes que le permiten comprobar los KPI, configurar informes ad hoc, exportar datos, realizar análisis de datos, etc. Además, tiene acceso en tiempo real a todas las estadísticas y datos. El sistema cuenta con 50 aplicaciones empresariales preinstaladas, como las de pago a proveedores, reembolso de kilometraje y muchas más.
Sin embargo, la herramienta presenta algunos inconvenientes, como una interfaz de usuario anticuada, dificultades para exportar datos al correo electrónico personal y la imposibilidad de acceder a pedidos de compra antiguos para limpiarlos o revisarlos.
ProcessMaker
ProcessMaker es un programa de gestión de procesos de negocio (BPM) low-code que le ayuda a diseñar y automatizar workflows, formularios y procesos corporativos. Proporciona un constructor y modelador de arrastrar y soltar para construir su ruta de tareas y proyectos, puntos de decisión, formularios y más. También puede incluir sus formularios, usuarios de negocio y conexiones de datos en el workflow para mejorar la cooperación.
Además, ProcessMaker ofrece un tablero de control que cumple con los Acuerdos de Nivel de Servicio (SLA) que le permite ver los datos del proceso de inmediato. Además, le permite crear y distribuir gráficos e informes que incluyen todo tipo de datos relacionados con el negocio a todo su equipo. Un motor de validación de procesos también se incluye con ProcessMaker para la validación visual de errores de proceso y verificación de sintaxis BPMN.
Desafortunadamente, debido a que el producto está centrado en el desarrollador y muchas características esenciales y prácticas requieren una codificación complicada, es difícil implementar rápidamente cambios y mejoras. El menú de usuario es poco claro y resulta difícil encontrar las opciones importantes.
Nintex
Nintex es una herramienta BPM low-code que planifica, organiza y controla visualmente los procesos de negocio de su empresa. Además, proporciona automatización robótica de procesos, formularios digitales y automatización de workflows para muchas divisiones y sectores empresariales diferentes. También puede añadir widgets personalizados a su panel de control y añadir marcadores a las actividades y procedimientos pertinentes. A su vez, puede mejorar los procesos de su empresa utilizando la cooperación corporativa y la retroalimentación en tiempo real.
Además, ofrece opciones para configurar rápidamente las partes interesadas y aprobar los cambios realizados con un solo clic. También puede configurar firmas obligatorias y alertas directamente desde el cuadro de mandos.
Sin embargo, la comunicación es deficiente cuando falla un workflow. Por ejemplo, no se informa al remitente. Un workflow fallido no puede volver a iniciarse inmediatamente. Por ejemplo, si un formulario de 50 campos con 25 pasos falla en el paso 24 por el motivo que sea, deberá empezar de nuevo.
Zoho Creator
Zoho Creator es una plataforma de creación de aplicaciones low-code que permite a los usuarios construir formularios personalizados, diseñar procesos y generar páginas informativas. Zoho es sencillo y cuenta con una interfaz gráfica de usuario intuitiva. Puedes localizar lo que necesitas de la aplicación con muy poca información.
Independientemente de sus objetivos o nivel de conocimientos de código, Zoho Creator ofrece una plataforma BPM para ayudarle en la transformación digital de su empresa. Constructores sencillos de procesos, editores de código y plantillas prediseñadas están todos incluidos en el entorno que Zoho ofrece. Puede elegir entre una biblioteca de plantillas disponibles en el programa para formatear su trabajo de la manera que desee. La aplicación también está respaldada por una base de usuarios considerable que está dispuesta a ayudar a los nuevos usuarios a hacerse con el programa. Las actualizaciones periódicas y algunas de las normas de seguridad más estrictas protegen el servicio basado en la nube.
Dado que el programa se desarrolló utilizando AJAX, ocasionalmente podría actuar de forma diferente a como el usuario esperaría. El botón de retroceso de los navegadores y aplicaciones no permite, como cabría esperar, avanzar un paso. El software es apropiado para pequeñas y medianas empresas, pero no puede gestionar procesos de negocio complejos.
Bizagi
Bizagi ofrece la creación de sistemas de aplicaciones automatizadas low-code y un sofisticado rediseño de procesos. Con el fin de proporcionar a los equipos de proyectos aún más libertad, Bizagi también proporciona una opción en la nube. Esta característica permite a los equipos crear interfaces de usuario únicas para varios segmentos de clientes y regiones geográficas. Las empresas también pueden utilizar el modelador para registrar los procesos de negocio en un repositorio centralizado en la nube que actúa como una biblioteca pública. Los equipos pueden gestionar proyectos BPM de cualquier tamaño y complejidad gracias a la excelente escalabilidad de la plataforma. Además, más de 130 conexiones pre-construidas y herramientas de integración son accesibles para ayudar a acelerar el proceso de diseño y desarrollo.
Debido a la tendencia de la plataforma al desarrollo oportunista de aplicaciones, los usuarios podrían fracasar a la hora de crear centros de competencia de procesos empresariales sólidos o requisitos de gobernanza de procesos. Además, carece de algunas herramientas para ofrecer una gestión de casos complicada.
IBM BPM-Software
BPM es una plataforma completa para la gestión de procesos de negocio. Ofrece un conjunto completo de herramientas para crear, probar y desplegar procesos de negocio, así como total transparencia y comprensión para gestionar dichos procesos. Se adhiere al estándar BPM. Además, BPM cuenta con un potente creador de formularios que puede utilizar para crear prácticamente cualquier formulario que desee. Permite la creación de aplicaciones con muchas características personalizables.
Además, se ofrece un gestor de administrador capaz. Con él, podrá gestionar cada instancia de proceso, supervisar su progreso, decidir si las tareas se retrasan o no y crear sus propios informes, alertas, umbrales y otras necesidades de administración de procesos. También dispone de funciones de análisis de datos que puede utilizar para investigar a fondo los datos y crear gráficos e informes personalizados.
En cambio, no está pensado para usuarios empresariales, sino que deben utilizarlo los informáticos. Básicamente, es necesario tener experiencia en TI para utilizar la aplicación. Se creó pensando en los desarrolladores, por lo que requiere mucha formación y esfuerzo.
Wrike
Wrike es un sistema de gestión de procesos de negocios que le permite organizar y priorizar su negocio. También le ayuda a optimizar y estandarizar las actividades operativas con el uso de plantillas y herramientas de control del tiempo. El panel de control en tiempo real y las funciones de informes personalizados de Wrike facilitan la comunicación de los objetivos y el progreso del proyecto. Recibirá análisis de proyectos en tiempo real y personalizables. Además, proporciona funciones de gestión de cartera.
Sin embargo, los usuarios no pueden cambiar el color, el fondo, o cualquier otro elemento visual de las tareas y proyectos en Wrike. Además, es difícil de manejar y tiene una larga curva de aprendizaje. De hecho, se necesita algún tiempo para que un nuevo usuario aprenda los conceptos básicos y comience a utilizar correctamente la programación.
Appian
Appian es un software BPM low-code que le ayuda en el diseño, ejecución, gestión, optimización y automatización de sus procesos. Además, le permite conectarse al sistema actual y mejorarlo, llevar a cabo la migración de datos y ver los datos en una única interfaz.
Gracias a las características de diseño propias de Appian, puede desarrollar el código una vez y acceder a él de forma nativa en cualquier dispositivo. Con la función de arrastrar y soltar, permite crear soluciones basadas en procesos e incrustar el proceso en aplicaciones ya existentes. Realizar un proceso de negocio basado en datos requiere la capacidad de supervisar y evaluar las demandas del mercado. Además, utiliza el análisis predictivo y el análisis histórico para encontrar problemas y solucionarlos antes de que surjan.
Sin embargo, el componente de informes de Appian BPM no ofrece mucha versatilidad en términos de impresión y creación de informes. Además, no todos los navegadores pueden utilizarlo correctamente, lo que puede suponer un problema para determinados usuarios.
Tibco
Tibco BPM enterprise es una plataforma de automatización de procesos digitales nativa en la nube con capacidades ágiles y escalables de código bajo, RPA e IA. Los usuarios pueden formalizar fácilmente los procesos, optimizar los procedimientos operativos y realizar un seguimiento del rendimiento del personal con capacidades integrales de gestión de casos y modelado visual de datos de casos.
Tibco proporciona analítica en tiempo real e inteligencia operativa de primer nivel, incluyendo inteligencia de procesos BAM (en AMX BPM), inteligencia de negocio BAM, descubrimiento visual de datos y analítica predictiva (en Spotfire y R), procesamiento de reglas de negocio (en AMX Decisions), plataformas CEP de analítica de dos flujos (BusinessEvents y StreamBase), y otras capacidades. Para una amplia gama de exigentes aplicaciones de negocio digital e IoT, TIBCO proporciona soporte mejorado de gestión de casos y diferentes enfoques para construir tipos avanzados de BPM impulsado por eventos. Estas soluciones combinan reglas de negocio, CEP y AMX BPM.
Aunque la gama de productos de TIBCO es potente, la mayoría de los proyectos de BPM pequeños y medianos resultan extremadamente complejos y caros, a menos que requieran una analítica intensa o interacción en tiempo real a través de varias aplicaciones o SaaS. Sus escasas capacidades para la creación de aplicaciones de alta productividad hacen que también tenga menos éxito en proyectos impulsados por usuarios corporativos.
Funcionalidades importantes de las herramientas de procesos de negocio
En función de los aspectos cruciales que necesite su empresa, deberá seleccionar la plataforma BPM ideal para sus requisitos. Estas son algunas de las principales características del software BPMS que pueden contribuir al éxito de sus iniciativas de gestión de procesos empresariales:
Modelado gráfico del proceso
El diagrama de flujo del proceso es el factor más crucial a tener en cuenta a la hora de elegir un software BPM. Los usuarios empresariales deben registrar y crear el flujo del proceso en un motor de workflow. En el caso de herramientas específicas, los procesos deben implementarse mediante código. Aunque un modelo de codificación proporcionaría un control total sobre el flujo de procesos, puede resultar complicado. Sin embargo, puede crear e iniciar fácilmente los procesos con una herramienta que permite crear los workflows de manera visual o gráfica de una forma que sea accesible a cualquier usuario empresarial. De esta forma, la herramienta no necesita un alto nivel de conocimientos técnicos por parte de sus usuarios.
Despliegue con un solo clic
Otra función útil es la implantación con un solo clic. ¿Es difícil poner en producción su proceso después de haberlo modelado? Por eso es importante poder desplegar el proceso en múltiples entornos, como prueba, preproducción y producción, con un solo clic de botón.
Integración con otros sistemas
Es necesaria una solución BPM que pueda integrarse con otros sistemas de software esenciales. ¿Por qué? Porque sin la capacidad de integración, tendrá que mover manualmente muchos datos de un lado a otro, eliminando básicamente los beneficios de la automatización. En consecuencia, las herramientas de gestión de procesos de negocio (BPM) son más útiles con integraciones sólidas.
El sistema BPM debe estar conectado con todos los demás sistemas de su empresa para aumentar la productividad del personal. Además, los procesos y actividades centrados en el cliente son cada vez más importantes a medida que cambia el panorama empresarial. La razón de ello son los deseos siempre cambiantes de los consumidores, que, si se satisfacen, pueden dar lugar a clientes devotos que le proporcionarán grandes beneficios.
Gestión ágil de procesos
Tanto la flexibilidad como la variabilidad del software de procesos de negocio se ven potenciadas por la agilidad. Un cambio en el entorno de trabajo puede hacer necesario modificar sus procesos empresariales establecidos. Por lo tanto, es esencial contar con una herramienta de modelado de proceso de negocio que le permita editar y mejorar su workflow y sus procesos de forma fácil y rápida.
Modelado de procesos eficaz sin código
Los sistemas BPM proporcionan a las organizaciones formas prácticas de simplificar sus procesos. La automatización de los procesos de negocio era una tarea difícil antes del desarrollo de las plataformas sin código. Solamente los diseñadores web y los expertos en TI eran capaces de llevarlas a cabo. Ahora que existen plataformas sin código, los usuarios empresariales pueden crear aplicaciones y desplegar procesos y formularios de forma independiente. Ahora pueden automatizar rápidamente sus procesos sin necesitar de todo el personal informático. Aquí es fundamental utilizar una herramienta que tenga una interfaz fácil de usar, un workflow visual y funciones sencillas de generación de informes.
Herramientas eficaces a la hora de elaborar informes
Es clave poder elaborar informes y gráficos sobre datos importantes sin necesidad de exportarlos a otro programa. Una herramienta de generación de informes integrada puede ayudarle a realizar un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI) y a elaborar gráficos precisos a medida que puede utilizar para evaluar la eficacia de los procesos y del personal. Puede supervisar sus procesos retrasados y vencidos, así como los procesos atrasados. Considere esta una de las principales capacidades del software BPM, ya que puede reducir significativamente el trabajo manual y proporcionarle datos críticos para optimizar su organización de forma continua.
Cómo elegir la mejor herramienta BPM para tu negocio
La mejor herramienta BPM depende siempre de las necesidades de su organización. En la mayoría de los casos, se requiere una solución BPM basada en la nube, sin código y con la capacidad de asignar la administración de un único proceso a un grupo determinado de usuarios, si desea que los usuarios de su empresa puedan diseñar sus procesos de forma independiente. Con este tipo de herramienta, verá resultados rápidamente. Con Flokzu, una pequeña inversión te da grandes resultados. Pruebe Flokzu ahora.
Conclusión
La gestión de procesos de negocio es el camino del futuro, y muchas empresas ya han iniciado su transformación digital. Elegir la herramienta BPM ideal con las características necesarias para las necesidades de su empresa puede resultar difícil, ya que existen muchas opciones en el mercado. Recuerde los elementos clave que debe buscar: sin código, fácil de usar y capaz de integrarse con otras herramientas. Recuerde el objetivo: aumentar la velocidad y la eficacia de los procesos de su empresa con un software de gestión de procesos de negocio.
Preguntas más frecuentes
¿Qué es una herramienta BPM?
Una herramienta de gestión de procesos de negocio (BPM) le ayuda en el diseño, modelado, ejecución, seguimiento y optimización de los procesos de negocio en todas las etapas de la gestión de procesos de negocio.
¿Cuál es la mejor herramienta BPM?
Cada usuario tiene necesidades diferentes; por lo tanto, la mejor herramienta nunca es la mejor para todos. Sin embargo, es cierto que hay una solución que puede ser mejor para diversos fines. Por ejemplo, si necesita agilidad para mejorar sus procesos digitalmente, una solución BPM sin código como Flokzu es la mejor opción. Sin embargo, si desea una solución altamente personalizada para expertos en TI, debería utilizar una suite BPM tradicional orientada a desarrolladores.
¿Cuáles son los 3 tipos de BPM?
Las soluciones BPM pueden clasificarse según la función que desempeñan. Las tres categorías de gestión de procesos de negocios son las siguientes:
- BPM centrado en documentos
En un BPM centrado en el documento, el documento central sirve de base para todo el proceso. El objetivo es que el documento sea aprobado enviándolo a varios aprobadores a lo largo del workflow. Por lo tanto, utilizando un BPM centrado en el documento, puede olvidarse de enviar y recibir sus documentos por correo electrónico.
- BPM centrado en el humano
Los procesos llevados a cabo en gran parte por personas entran en la categoría de BPM centrado en el humano. A menudo implican muchas actividades y permisos diferentes. En consecuencia, características como la interfaz de usuario, los plazos, las alertas y la supervisión deben ser fáciles de usar.
3. BPM centrado en la integración
Un BPM centrado en la integración tiene como objetivo garantizar que los datos fluyan libremente a través de la red de herramientas de software. Se centra en la integración de varios sistemas informáticos. Como resultado, se requiere menos trabajo manual y aumenta la productividad utilizando un conjunto automatizado e integrado de herramientas.
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