En la actualidad, donde la eficiencia y la optimización de recursos son cruciales, los proyectos de automatización de procesos de negocio (BPM) se han convertido en una prioridad para muchas organizaciones. Implementar soluciones tecnológicas no solo puede mejorar la eficiencia operativa, sino también generar un significativo retorno de la inversión (ROI) a través del ahorro de costos y aumento de ganancias.
Sin embargo, calcular este ROI es fundamental para poder priorizar las diferentes etapas del proyecto, el famoso “por dónde empezar”, y para justificar la inversión ante los stakeholders internos. En este artículo, me enfocaré en la importancia de calcular el ROI de estos proyectos, las ventajas que ofrece y brindaré sugerencias sobre cómo hacerlo de manera efectiva.
Importancia del ROI en Proyectos de Automatización
Calcular el ROI de un proyecto de automatización de procesos de negocio es esencial por varias razones:
- Justificación de la Inversión: Demostrar el valor económico del proyecto ayuda a obtener el apoyo de los stakeholders dentro de la compañía o externos si se están solicitando fondos a un tercero.
- Priorización de Procesos: Ayuda a priorizar el orden en el cual se van a implementar los diferentes procesos de cada sector de la empresa. Muchas veces se comienza con el proceso que genera más problemas. Sin embargo, al realizar este ejercicio, podríamos descubrir que económicamente no es el más prioritario. Esto no significa que debamos cambiarlo, pero es importante disponer de esta información para tomar decisiones informadas.
- Medición de Éxito: Establecer métricas claras para evaluar el rendimiento y el éxito del proyecto post-implementación.
Ventajas de Calcular el ROI
- Transparencia Financiera: Proporciona una visión clara de los costos y beneficios, facilitando la toma de decisiones informadas.
- Optimización de Recursos: Ayuda a identificar áreas donde se pueden reducir costos o mejorar la eficiencia.
- Detección de Oportunidades de Aumento de Ganancias: Permite identificar áreas donde se podría generar mayor ganancia al aumentar la productividad, por ejemplo, vendiendo más productos o servicios donde hay demanda insatisfecha.
- Mejora de Procesos Continuos: Facilita la evaluación continua del desempeño, permitiendo ajustes y mejoras oportunas.
Sugerencias para Calcular el ROI
Para poder calcularlo, como primer paso debemos recolectar ciertos datos:
- Datos sobre Cómo se Ejecutan los Procesos Actualmente:
- Etapas del Proceso y su Ejecución: Desglose detallado de cada etapa de los procesos y la periodicidad con la que se ejecuta cada una.
- Roles Involucrados: Quiénes participan y cuánto tiempo les lleva completar la tarea.
- Identificación de Costos y Pérdidas:
- Costos Operativos: Tiempo del personal involucrado en la ejecución de las tareas manuales, considerando los procesos actuales. También contemplar los costos asociados a retrabajos y mitigación de errores que se generan por realizar las tareas manualmente.
- Pérdidas por Desviaciones: Dinero que se pierde cada mes por desviaciones imprevistas, fraudes u otras situaciones anómalas que se resolverán con la automatización del proceso.
- Costos Operativos Adicionales: Gastos recurrentes de almacenamiento, gestión de documentos y papelería.
- Costos por Incumplimiento: La gestión manual de datos y documentos puede resultar en errores de cumplimiento y sanciones regulatorias.
- Ganancias Actuales:
- Ganancias de Cada Proceso: Es importante conocer si cada proceso candidato a automatizar genera ganancias y a cuánto ascienden.
- Inversión en el Software de Automatización de Procesos: Monto de inversión requerido en licencias de software y servicios (si aplica).
Metodología de Cálculo
Una vez se tienen todos los datos mencionados, estarás en condiciones de estimar tus costos actuales, potenciales costos y ganancias. En detalle, tendrás la siguiente información:
- Costo Actual del Proceso.
- Costo Futuro al Automatizarlo.
- Horas Invertidas en Ejecutar el Proceso Actualmente.
- Horas Invertidas con el Proceso Automatizado.
- Ganancia Futura con el Proceso Automatizado y su Incremento.
Indicadores Clave para Evaluar el ROI
Una vez se tiene la información, recomiendo calcular los siguientes indicadores para lograr tener un panorama claro sobre la rentabilidad de la inversión y tomar una decisión informada:
- Beneficio Neto de la Inversión: Calcular el beneficio dado los ahorros en costos, aumento de ganancias y la inversión.
- Rentabilidad de la Inversión.
- Período de Retorno: Calcular en cuántos meses se recuperará la inversión inicial.
¿Cómo Abordarlo Internamente?
- Crear un Caso de Negocio Sólido: Presentar un análisis detallado del ROI al equipo directivo, resaltando los beneficios financieros y operativos.
- Involucrar a los Stakeholders Clave: Asegurar el apoyo de todas las áreas implicadas, como finanzas, TI y operaciones.
- Comunicación Transparente: Mantener una comunicación clara y continua sobre los objetivos, beneficios y progresos del proyecto.
- Plan de Gestión del Cambio: Desarrollar un plan que incluya capacitación y soporte para asegurar una transición fluida hacia la automatización.
Costos de Oportunidad y Beneficios Intangibles
Es importante conocer y transmitir también los costos de oportunidad y beneficios que son difíciles de monetizar, pero son claves dentro de las organizaciones. Algunos de estos son:
- Mejora en la Toma de Decisiones: Disponibilidad de datos en tiempo real que facilita decisiones más informadas y rápidas.
- Reducción de Errores en Datos: La entrada manual de datos es propensa a errores, lo que puede resultar en información incorrecta y decisiones erróneas.
- Pérdida de Oportunidades de Negocio: La ineficiencia en los procesos puede resultar en una respuesta lenta al mercado, perdiendo oportunidades frente a competidores más ágiles.
- Aumento del ticket promedio de tus ingresos/atraer mejores clientes: Por ejemplo, si se ejecuta más rápido, puedes atraer a clientes mejor calificados o que inviertan más.
- Innovación Limitada: Los colaboradores ocupados en tareas manuales tienen menos tiempo para innovar y mejorar procesos.
- Insatisfacción del Cliente: Tiempos de respuesta lentos y calidad inconsistente pueden afectar negativamente la satisfacción del cliente.
- Desgaste del Personal: La realización de tareas repetitivas y poco gratificantes puede llevar al desgaste y desmotivación de los colaboradores, aumentando la rotación de empleados.
Conclusión
Calcular el retorno de la inversión en proyectos de automatización no solo es una buena práctica financiera, sino que es crucial para demostrar el valor del proyecto, convencer a los stakeholders y asegurar su éxito a largo plazo. Siguiendo estos pasos y abordando el proyecto de manera estratégica, las organizaciones pueden maximizar los beneficios y garantizar una implementación exitosa.
