Na indústria jurídica atual, a tecnologia é essencial para o funcionamento eficiente e eficaz dos escritórios de advocacia. A tecnologia dos advogados tem desempenhado um papel significativo na transformação da indústria jurídica, e espera-se que ela continue a desempenhar um papel importante no futuro. Ela ajuda a melhorar a prática dos escritórios de advocacia, desde a digitalização e automatização da papelada até a ajuda aos advogados para que permaneçam organizados e eficientes.
Ferramentas de automação digital de processos podem ajudar os advogados a reduzir o tempo necessário para completar tarefas, como o preenchimento de formulários ou o preenchimento de papéis. Elas também podem ajudar os advogados a gerenciar melhor seus arquivos de casos e acompanhar seu progresso. Esta família de software ajuda os advogados a gerenciar provas eletrônicas, incluindo a comunicação com seus clientes, documentos intercambiados, gravações, fotos e vídeos. Ele pode ajudar os advogados a rever, compartilhar, discutir e analisar estas informações de forma rápida e eficiente.
Este posto está dividido em 4 seções principais:
- A importância da tecnologia dos advogados
- A digitalização também poderia ser contraproducente.
- Automação de processos digitais e fluxos de trabalho
- Conclusões e próximos passos.
A importância da tecnologia dos advogados
A revolução digital trouxe muitas mudanças na maneira como as empresas operam e os escritórios de advocacia não são exceção. A introdução de processos digitais e a automação do fluxo de trabalho tornaram a profissão de advogado mais eficiente e eficaz. Entretanto, há algumas preocupações de que a digitalização possa ser contraproducente. Falaremos sobre estes inconvenientes potenciais mais tarde.
O fato é que os escritórios de advocacia estão adotando cada vez mais a automação dos processos digitais e do fluxo de trabalho para melhorar a eficiência e a produtividade. Isto porque estas tecnologias oferecem uma série de vantagens sobre os métodos tradicionais, incluindo melhor comunicação e colaboração entre os funcionários, e maior flexibilidade no trabalho.
Desde a pandemia de Covid, todos estes elementos têm sido combinados com a necessidade de trabalho remoto. A era do “trabalho a partir de casa” também trouxe assincronismo. Poder realizar tarefas em equipe, sem trabalhar ao mesmo tempo que meus colegas. Estas características forçaram as empresas legais a adotar uma mecânica de trabalho diferente, apoiada por novas tecnologias que permitiam o trabalho assíncrono e deslocalizado. A tecnologia dos advogados pode (às vezes) tornar a equipe remota ainda mais eficaz e eficiente do que a forma de trabalho presencial pré-covidencial.
A digitalização também pode ser contraproducente.
Ser um advogado digital completo também pode ser contraproducente. De fato, um estudo da The Economist descobre que existem vários fatores que podem matar a produtividade quando se é um profissional totalmente digital. Uma delas são as distrações digitais, como “o que aconteceu no Twitter nos últimos 15 segundos?”, e a verificação das redes sociais (Instagram, TikTok, Facebook, Snapchat, e a lista continua crescendo). É fácil pensar em uma breve pausa e perder 30 minutos em uma viagem através de diferentes aplicativos no telefone.
Outro fator de perda de produtividade é encontrar a informação entre várias fontes. Eu recebo o documento em um e-mail? Ou foi uma mensagem Whatsapp? Ou foi áudio no Whatsapp? Ou foi diretamente carregado para o DataRoom? Ter um fluxo ad-hoc de informações, com diferentes fontes e locais de armazenamento, é um pesadelo quando você precisa dessas informações para cumprir um prazo.
Em resumo, a digitalização de processos em um escritório de advocacia é a chave para sua eficiência e eficácia. Mas não apenas de qualquer forma. A digitalização desordenada leva a problemas diferentes, mas igualmente importantes, do que o trabalho manual baseado em papel.
Vamos explorar algumas idéias concretas para assegurar que a digitalização seja feita com as ferramentas e práticas corretas.
Automação do processo digital e do fluxo de trabalho
Os processos digitais e a automação do fluxo de trabalho revolucionaram a maneira como os advogados trabalham. Ao automatizar certas tarefas, tais como criação e arquivamento de documentos e o aumento de alertas antes das datas de vencimento, os advogados podem se concentrar em tarefas mais importantes. Isto tornou os diversos processos dos escritórios de advocacia mais eficientes. Os processos digitais também facilitam a colaboração dos advogados com outros em seus escritórios. Ao usar ferramentas digitais para escrever, compartilhar, comentar e revisar documentos, os advogados podem completar seus documentos mais rapidamente.
Exemplo 1 – Conheça seu cliente.
O processo de análise de um cliente antes da contratação com eles pode ser demorado se feito de forma aleatória. Um processo automatizado pode garantir que as etapas mais importantes sejam concluídas, toda a documentação relevante seja reunida e informações extras sejam solicitadas no caso de uma Pessoa Politicamente Exposta (PPE). Naturalmente, todos os resultados são registrados para futuras auditorias. Tudo isso enquanto se geram KPI’s para detectar gargalos, e se levantam alertas quando os acordos de nível de serviço (SLAs) não são cumpridos.
A seguir, um exemplo de um processo de “conheça seu cliente” (KYC), implementado com o modelador de processos Flokzu:
Exemplo 2 – Documentos a entregar aos clientes
O processo pelo qual são redigidas as entregas ao cliente envolve várias etapas. Desde a redação inicial do documento por um advogado júnior, a revisão subseqüente por um advogado sênior, eventualmente a revisão de provas (ortografia, gramática, identidade corporativa) e o envio ao cliente para aprovação. Além disso, geralmente há um vai e vem com o cliente, e novas versões são geradas. É fundamental para a pilha de tecnologia dos advogados armazenar cada versão, comentário e história. Tudo isso é possível com Flokzu, o que permite definir todas as etapas de revisão, assim como os arquivos anexos e suas versões.
Gestão do conhecimento
Um corolário importante é que uma vez que todos os produtos entregues estejam em um único sistema (e não espalhados entre correio, WhatsApp, dataroom ou sistema de arquivos), podemos gerenciá-los e aproveitá-los. Flokzu inclui um sistema avançado de gerenciamento de documentos, com buscas simples e avançadas para recuperar e reutilizar o conhecimento disponível no estúdio.
Exemplo 3 – Fechamento e faturamento de serviços
Ao final dos serviços, certas etapas formais devem ser cumpridas para fechar e faturá-lo. Normalmente, o advogado perde muito tempo nessas tarefas, onde não agrega valor. Um processo automatizado é uma tecnologia do advogado que permitirá que, uma vez que o advogado dê a instrução para fechar e faturar, diferentes tarefas sejam acionadas para os gerentes administrativos a serem concluídas. E todas elas com o correspondente acordo de nível de serviço.
Conclusões e próximos passos.
Há muitos benefícios no uso de processos digitais e automação do fluxo de trabalho no setor jurídico. Em particular, a tecnologia dos advogados pode fazer uma grande diferença na produtividade e na eficácia. Por exemplo, estes sistemas podem agilizar o processo de arquivamento de documentos, acompanhando o andamento dos processos e automatizando a comunicação entre advogados e seus clientes. Além disso, os sistemas automatizados podem ajudar os advogados a compreender melhor os dados dos casos e tomar decisões mais informadas. O aumento de alertas quando as datas de vencimento e os acordos de nível de serviço não são cumpridos é outra característica chave do Flokzu para melhorar as operações dos escritórios de advocacia.
Tudo isso é enormemente útil, mas inaplicável sem tecnologia de código baixo (low-code / no-code) que permita que estes processos sejam implementados rapidamente, com custos muito baixos, e mostrem resultados imediatos. Flokzu permite que advogados e usuários administrativos (não de TI) configurem seus fluxos de trabalho e os coloquem em funcionamento, sem configurações complexas. E assim, também será possível introduzir mudanças e evoluir esses processos quando necessário. E assim será!
Na Flokzu, estamos sempre prontos para ajudá-lo a começar, então agende uma chamada com um especialista em processos, e encontraremos juntos a solução que você precisa.
